就活ノウハウ

事務職の志望動機の書き方

企業が選考の際に何を重要視しているのか、どのようにアピールして行けば選考に通過しやすくなるのか。知っておけば選考のプラスになる情報をまとめ、未経験から事務職に就職するための志望動機の書き方をご紹介します。

 

▼目次

  1. 事務職とは?
  2. 知っておくべきポイント
  3. 3ポイントまとめ

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事務職とは?

【市場動向は?】

事務職の志望動機を作成するにあたって、まずは市場動向や、企業の採用の現状を確認しましょう。

事務職の求人倍率はなんと0.13倍 8人に1人しか事務職に就けないのが現状です。さらに、この倍率は経験者も含めてなので、未経験から正社員で事務職に就くのは、決して簡単ではありません。加えて、事務職の正社員募集は減少傾向にあります。一般的な事務は派遣やアルバイトの方を雇い、専門的な分野や管理職のみを正社員で採用するという方法を取る企業が大多数を占めているのです。なぜなら、事務職は直接的な利益を生み出さないため、企業は事務方の社員をあまり採用しない傾向にあるのです。

アベノミクス後の景気の回復はあるものの、企業は営業や販売部門などの、直接的に利益を生み出す職種から増員を行うので、今後も事務職の求人倍率が増加する確率はきわめて少ないでしょう。

 

【実際の仕事内容は?】

実際に事務職はどのような仕事をしているのでしょうか?
簡単な業務から専門的な業務まで、一言で事務といっても、その業務内容は様々あります。さらに、よほどの大企業でなければ、様々な業務を兼任するのが一般的。総務課などに所属し、様々な業務をおこなうケースが多いのも事務職の特徴です。

 

さて、実際の仕事内容についてもおさらいしておきましょう。

・一般事務・・・書類の作成やデータ入力。書類の発送業務など
・経理・・・伝票・小口集計や帳簿の作成。会計ソフトへの入力など
・人事・・・採用や従業員の労務管理。健康保険や年末調整の手続など
・法務・・・登記簿関連や、契約書の作成・確認など
・営業事務・・・営業の方のサポート。資料の作成や受発注の手続
・庶務・・・備品の管理や事務所の管理、防災計画の作成など
・顧客対応・・・ 電話対応や受付、お問い合わせなどへの応対など

等々、一口に事務と言っても、様々な業務があるのです。

派遣やアルバイトなどのスポット採用では、必要な業務のみを担当する形もあるのですが、正社員での事務職は様々な業務を行う事が多いのです。また、一見ルーチンワークだけにも見えますが、顧客の対応やイレギュラーな業務も多く発生するので対応力も求められます。ですので、志望動機作成や面接の際には、どんな仕事でもやります!!といった姿勢で臨んだ方が、人事より高評価を得られることでしょう

 

知っておくべきポイント

【事務職に求められるポイントは】

 

・正確さとスピード

一見のんびりと落ち着いた仕事をしているイメージの事務職、実際は素早く業務を行う必要があります。また、細かい作業や、数字を扱う業務が多いため、正確さも求められます。多くの業務を効率的に行うのが、事務職の特徴であるので、正確さとスピードが求められるのです。

 

・コミュニケーション能力
事務職は一日中社内にいるため、自然と電話に出る回数も多くなります。会社の窓口として、営業や他部署の人宛の電話を取ることがほぼなので、しっかりとした対応や、伝達能力も求められます。また、社内の様々な業務を請け負うため、他部署とのやりとりも多くなります。

 

・対応力
突発的な仕事も少なくない事務職。経験したことのない仕事でも、上手く対応する力が求められます。ただ指示通りに動くのではなく、自分の考えで行動し、業務の効率化を図れる力が求められます。

 

 

【実はここに注意】

 

・コツコツ真面目が一番
一見好印象を得られそうなこのワード。しかしながら、あまり好印象ではないのが事実なのです。コツコツと業務に取り組むことは、事務職だけでなく、どんな仕事にも必要です。さらに、真面目であることも社会人としては当たり前なので、あまりアピールポイントにはなりません。コツコツと真面目に取り組んだとしても、正確さがなかったり、仕事のスピードが遅くては、評価をしてもらえない可能性が高いのです。

しかしながら、コツコツと真面目に取り組んできた事を、エピソードを交えながら伝える事はマイナスではないので、あくまで追加のアピール要素の一つであると考えてください。

 

・資格やスキルを取るべき

資格やスキルは確かにプラス要素。しかし、企業が一番求めているのは実務経験であることをお忘れなく。資格取得のために空白期間を作るのは、ほとんどの場合マイナスの評価に繋がってしまいます。よほど専門的な業務内容の募集でないかぎり、早めの行動を心がけましょう。

しかしながら、スキルを持っていることはアピールポイントになりますので、今お持ちのスキルや資格は余すことなく書類に書きましょう。

 

3ポイントまとめ

  1. 事務職の採用状況をしっかりと把握する
  2. 正確さ スピード 対応力 コミュニケーション能力が鍵
  3. 利益を生み出さない部署だからこそ貢献度を伝える

一般的に難しいとされる未経験からの正社員事務職。しかし、就職に成功をしている方がいるのも事実です。しっかりとアピールすべき点をアピールし、就職成功につなげてください。

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