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【例文付き】内定承諾メール作成時のポイント、送信後にとる行動も紹介!

内定通知をメールでもらった後、内定を受ける場合に必要なのが内定承諾メールを送ることです。

しかし、「どんな文面を打てば良いの?」「マナー違反をしちゃったらどうしよう」などと、内容やマナー面で不安な方も多いと思います。

そこで本記事では、内定承諾メール作成時のポイントや例文などを詳しくご紹介いたします。また、送信後にとるべき行動などもあわせてお伝えしますので、少しでも参考になれば幸いです。

内定承諾のマナー

内定承諾メールは内容のほかにも、意識すべきマナーがあります。まずは、内定承諾メールを送る際の主なマナーについて見ていきましょう。

出来るだけ内定通知日に返答を行う

「内定承諾メールはどのタイミングで送ればいいの?」と疑問に思っている方もいるかもしれません。内定承諾メールはできる限り早いうちに送るのがマナーのため、内定通知日に返答するのがベストです。

内定承諾メールが遅れると、企業側が内定通知が届いていないのではないか、あるいは内定を辞退されるのではないかなどの不安を感じかねません。

なお、どうしてもすぐに内定承諾の返答ができない場合は保留に出来る場合もありますが、決して好印象には繋がらないことを覚えておいてください。

例えばほかに内定待ちをしている企業があり、そちらの結果も踏まえて検討したい方もいると思いますが、それをそのまま伝えるのはあまりおすすめできません。

「現在の職場で退職日の調整をしている関係で、具体的な返答にもう少し時間をいただきたい」というような説明を行うのが無難です。

特に中途採用の場合、企業は必要な人数ぴったりにしか内定を出さないのが一般的です。

つまり、もし内定を出した人が辞退した場合、企業側はまた始めから採用活動を行わなければならずさらに手間や時間がかかることになります。

企業の事情もよく理解し、速やかに内定通知への返答をするよう努めましょう。

連絡手段は先方に合わせる

内定承諾の連絡をする際、どのような連絡手段を選べば良いのかわからないという方もいらっしゃるかと思いますが、連絡手段は先方に合わせるのが基本です。

先方が電話で内定通知をしたなら内定の返答も電話で、メールで通知したならメールで、書類で通知したなら書類で、対面で通知したなら対面で、このように先方と同じ手段で内定承諾を伝えれば問題ありません。

もしくは、事前に承諾方法について確認しておくのも良いでしょう。

なお、電話や対面など先方と直接コミュニケーションをとって承諾を伝える方法は、先方の担当者が不在のタイミングだと上手くいかない可能性もあります。

その場合は改めて担当者に連絡を取り、再度同じ方法で内定承諾を伝えるのがベストです。

しかしなかなか担当者がつかまらない可能性を加味し、一度連絡したものの不在だったことを述べ、「こちらの方法で失礼いたします」と断ったうえでメールなど相手の不在に関係なく届く手段で連絡するのもマナー違反ではありません。

転職エージェントを利用している場合はエージェントを経由して行う

転職エージェントを利用して転職活動を行っている場合は、企業とのやり取りもエージェントを経由するのが基本です。

通常は企業がエージェントサービスに内定の意思を伝え、エージェントサービスから転職希望者に内定通知が知らされます。そして内定承諾も転職希望者からエージェントに伝えられ、エージェントから企業に連絡されます。

つまり、常に間にエージェントサービスを挟むということです。企業によっては最終面接が終わった後、そのまま内定通知を行い、内定承諾もその場でされるというパターンもあります。

しかしエージェントサービスを利用するなら、たとえ内定承諾する気持ちが決まっていてもその場で返答するのはNGです。

一旦返答を持ち帰らせてもらい、速やかにエージェントサービスに内定承諾の意思を伝え連絡してもらいましょう。企業に直接連絡しないよう注意が必要です。

内定承諾で押さえておくべきポイント

内定承諾をする際には、入社後に「こんなはずじゃなかったのに・・・!」と後悔することがないよう、確認・注意すべきポイントがいくつかあります。そこでここでは、内定承諾をする上で押さえておくべきポイントをお伝えします。

採用条件を細かく確認

まず大切なのは、採用条件を細かく確認することです。求人の内容で確認したから、面接のときに説明されたから、前に確認したから大丈夫だろうで済ませず、今一度細かく確認してみてください。

採用条件が事前に聞いていた内容と変わっている、というケースもないわけではありません。確認しないまま入社してしまうと、働き始めてから「こんなはずではなかった」という後悔に繋がる可能性もあります。

納得できる職場で長く働き続けられるよう、採用条件は事前にしっかり確認しておきましょう。

例えば来春に中途採用されるなどの場合、採用条件通知自体は秋ごろ行われる内定式で伝えられるのが一般的です。しかし、採用活動を行う時点で企業側ではあらかじめ採用条件を大体決めている場合が多いでしょう。

むしろある程度採用条件をはっきりさせておかなければ、曖昧な状態で採用者を募ることは不可能です。

まだ採用条件が固まっていないのではと遠慮することなく、内定承諾の前に採用条件を改めて教えてもらい、じっくり確認して不明点をなくした上で内定承諾メールを送ってください。

不明点を確認

採用条件だけでなく、ほかにも企業や採用に関し不明な点があれば内定承諾メールを送る前に確認し、全て解決しておくことが大切です。

前の段落でも触れましたが、不明点をクリアにしないまま内定を承諾し、入社してから後悔するという展開だけは避けたいところです。入社後、入社前に把握していた内容と実態が違うとして大きなギャップを感じる人もいます。

そしてそのギャップを無視することができず、早期に離職してしまうというパターンがよく見られます。

せっかく転職活動を乗り越え新しい職場に入社したのに、また1からやり直すのは精神的にも辛いものがあります。このような展開を避けるため、内定承諾前に気になる部分は全て潰しておきましょう。

内定をもらうまでは合否に影響が出そうでなかなか企業側に尋ねにくかった部分などもあるかもしれません。しかし、内定が出た後不明点を確認したことで内定が取り消されることはまずないので心配は無用です。

ある程度踏み込んだ内容であっても必要ならば確認してみてください。

意思表示を伝え忘れない

内定承諾メールを送る際、文面をどのようにするか、失礼のないよう気を付けなければと考える方は多いでしょう。

もちろんそれも大事なのですが、文面の体裁に意識を向けるあまり、内容が不十分になってしまっては元も子もありません。内定承諾メールで最も重要なのは内定を承諾するのか否か、この点であることは忘れないでください。

例えば内定承諾メールの中には、選考や内定をいただいたことに対するお礼や、入社後に向けた意欲なども盛り込む必要があります。

メールの中身のボリュームとしてはこれらの部分が多くなるので、どのように書くか悩みがちでしょう。

しかし、そこに意識をとられるあまり、肝心の内定承諾の意思を入れ忘れてしまうのは本末転倒です。

いくら文面的に入社する意思が感じられる内容だったとしても、明確に内定を承諾するか否かに言及されていなければ行き違いが発生する可能性があります。

内定承諾メールは作成後、必ず全て読み返し、抜け落ちている部分がないか確認することが大切です。

内定承諾メールの例文

内定承諾メールには確認事項がある場合とない場合の2種類があるため、ここではそれら2パターンの具体的な例文をそれぞれご紹介します。

なお、内定承諾メールに改めて件名をつける必要はありません。企業から送られてきた選考結果通知や内定通知のメールにそのまま返信する形(「Re:」がついた件名)で問題ありません。

確認事項なしのケース

ABC株式会社
総務部人事課佐藤(※担当者名)様

大変お世話になっております。
貴社の中途採用に応募しております鈴木花子と申します。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
貴社から内定をいただけて、非常に嬉しく思っております。
心より感謝し、謹んで内定をお受けしたいと存じます。

入社後は、これまで培ってきた経験を活かし、
一日も早く貴社に貢献し活躍できるよう努めて参ります。

貴社の一員として皆様にお会いできることを楽しみにしております。
今後とも何卒、よろしくお願いいたします。

鈴木花子(※以下自分の情報)
〒123ー4567
東京都○○区○○1-2-3
Tel:123-4567-8900
E-mail:suzuki-hanako@abcdefg.com

確認事項ありのケース

ABC株式会社
総務部人事課佐藤(※担当者名)様

大変お世話になっております。
貴社の中途採用に応募しております鈴木花子と申します。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひ前向きに検討させていただきたいと思っております。

正式なお返事をする前に1点お願いがございまして、
貴社の労働条件を書面でいただいてもよろしいでしょうか。
貴社に大変魅力を感じており、お返事のため確認させていただきたいと考えております。

お手数をおかけしまして大変、恐縮しておりますが、ご返信いただけますと幸甚です。
ご多忙と存じますが、何卒よろしくお願いいたします。

鈴木花子(※以下自分の情報)
〒123ー4567
東京都○○区○○1-2-3
Tel:123-4567-8900
E-mail:suzuki-hanako@abcdefg.com

電話で内定承諾を行う場合のポイント

内定承諾はメールのほか、電話で行う場合もあります。

メールで行う場合には作成した文面を送信する前にチェックするなど時間を使った確認が可能ですが、電話の場合は担当者と直接やり取りを行うため、メールとはまた違った注意点があります。

そこでここでは、電話で内定承諾を行う際、意識したいポイントをお伝えします。

担当者が忙しそうな時間帯は連絡を避ける

電話をかけるタイミングとして、担当者が忙しそうな時間帯を避けることがポイントです。具体的には始業直後やお昼、終業前などは避けた方が良い時間帯です。

始業直後は企業によっては朝礼や部署での打ち合わせなどが行われることがあります。また、朝のスケジュールチェックやメールチェックなどで忙しくしていることも考えられます。

午前中に電話をかけるなら、始業から30分~1時間ほど経った後、お昼前までの時間が良いでしょう。

また、お昼の時間はよほどの事情がない限り電話は避けることをおすすめします。お昼の休憩中に仕事の電話をかけると、相手の休憩時間を妨げてしまうことになります。

また、お昼は外に出る場合もあるので、担当者がつかまらず、二度手間になる可能性もでてきます。お昼休憩終了直後はまだ席に戻り切っていないことも考えられるので、お昼から少し時間をおいて連絡してみてください。

終業前は担当者がその日の仕事のまとめに入っている可能性があります。このタイミングで電話をしてしまうと、担当者がほかの仕事を処理できず、終業時間内に仕事を終えられないかもしれないため、避けた方が無難です。

そのほか、休み明けや休み前の日は担当者だけでなく会社全体が忙しくなりやすいため気を付けましょう。

落ち着いて話せる環境で電話をかける

内定承諾の電話をする際は、自分の環境を整えることも大切です。例えば駅や街中など、周りの音が騒がしい場所から内定承諾の電話をかけるのは望ましくありません。

相手が自分の声を聞き取り辛くなるのはもちろん、自分も電話の向こうの話が聞き取れなくなるかもしれず、良いことがないでしょう。

大切な内定承諾の連絡、行き違いなどが発生しないよう、しっかり落ち着いてやり取りできる環境から電話をかけてください。また、内定承諾は非常に個人的な内容です。

やり取りの中で周りの人に聞かれるのが望ましくない内容も含まれるかもしれません。自分のプライバシーや企業の情報が周りに漏れないような環境で連絡しましょう。

メモを準備する

内定承諾の電話連絡をする際は、必ず手元にメモを準備しておきましょう。内定承諾の連絡をした後、同じ電話でそのまま今後の流れなどを説明される場合もあります。

頭で覚えておこうとすると、大事なところを聞き逃したり忘れたりする可能性があります。メモを取りながら聞くようにしてください。

また、内定者から企業に尋ねたいことがある場合も、メモに確認事項を記載しておくなど準備した方が、聞き忘れなどを防止でき、電話もスムーズに進められます。

お礼と内定承諾の意思を忘れず伝える

電話での内定承諾は担当者と直に会話をするため、メールでの返答より緊張するという方も少なくないでしょう。緊張のあまり要領を得ないやり取りをしてしまうことは避けたいところです。

電話での内定承諾で最も大切なのは、選考・内定に対するお礼を伝えることと、内定承諾の意思を伝えることです。これが連絡のメインなので、この部分だけは間違いなく明確に伝えるよう意識しましょう。

内定承諾後の流れ

それでは最後に、内定承諾後の流れについて見ていきましょう。転職エージェント利用の場合と未利用の場合に分け、それぞれ説明します。

転職エージェント利用の場合

転職エージェントを利用した場合、内定を承諾した後も引き続きエージェントのサービスを受けられます。「内定が決まったらそこでサポートは終了するのでは?」とイメージする方もいるかもしれませんが、転職エージェントはサポートの幅が広いことが特徴です。

内定が決まった後でも、転職者が無事入社するまでしっかりフォローしてもらえます。現在ほかの職場で働いている人は、退職の手続きや引継ぎなど、転職前に片付けなければならないことが複数あるでしょう。

転職エージェントに入社までのフォローをしてもらえれば、入社までの期間も焦らずさまざまなことに対応できます。

内定承諾の連絡をした後は、企業と入社日の調整などを行うことになりますが、この部分を転職エージェントに任せられます。

なお、企業に年収や労働条件などの交渉を行いたい場合も、エージェントに依頼すれば内定者に代わって企業とやり取りしてもらえます。

また、入社に向け必要な書類の作成ややり取りなども行いますが、これも転職エージェントが間に入ってくれます。あまり転職の経験がないという方でも安心です。

そのほか、転職先での仕事に向けて自分のスキルアップを行っておくのも良いでしょう。転職エージェントでは入社までの間に受講できるビジネス関連研修なども用意しており、転職者のスキルアップのサポートも行っています。

なお、内定承諾後にもし何かイレギュラーな事情でどうしても入社できない状況になったとしても、まず転職エージェントに相談してください。直接企業に連絡せず、必ずエージェントを経由するようにしましょう。

転職エージェント利用の未利用

転職エージェントを利用しない場合は、内定承諾後の流れは全て自分で直接対応する必要があります。まず採用条件に企業側と交渉したい部分があった場合、承諾前に自分で企業側と話し合わなければなりません。

内定通知をもらっているとは言え、自分の希望を提示し、企業にそれを飲んでもらえるよう交渉するのは手間も時間も精神的ストレスも発生するでしょう。内定承諾が完了したら、実際の入社日をいつにするか企業と調整します。

この入社日は現在の職場をいつ退職するかによって大きく変わってきます。現在の職場をすんなり希望通りのタイミングで退職できるなら入社日の決定もスムーズです。

しかし後任探しや業務の引継ぎなど、さまざまな事情で退職日の調整が思い通りにならない可能性もあります。そうなると転職先との入社日の調整もなかなかまとまらず、入社日の保留をお願いしなければならない事態に発展するかもしれません。

入社日が決まらないと転職先の企業も「もしかして土壇場で入社を辞退されるのではないか」という不安を感じるでしょう。

また、入社までに必要な書類なども整える必要がありますが、現在の職場の退職手続きや調整に手一杯になり、そちらが進まない状況になることも考えられます。

転職活動を過去に経験している人であっても、退職と転職の手続きを全て自分で、同時に進めていくのは非常に大変です。ましてや転職の経験があまりない人であれば、なかなか両立できず悩む可能性があります。

まとめ

内定承諾のメールは転職を決める重要な部分です。しっかりマナーに沿い、丁寧かつ明確な内容で内定承諾の意思を伝えることが最大のポイントと言えます。

ぜひ本記事を参考に、企業に好印象を持ってもらえるような内定承諾メールを送ってください。また、メール以外の方法で内定承諾を伝える際も、今回紹介したポイントを意識し、落ち着いて連絡しましょう。

なお、転職活動に関し自分1人で行うのが不安な方や、正しいマナー・対応で転職を成功させたい方は、転職エージェントを利用するのがおすすめです。

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