就職/転職に有利な情報を探す

就職/転職に有利な情報を探す

閉じる

二次面接のメールへの返信・完全マニュアル|コピペOK例文と返信マナー

就活で書類選考に合格し、一次面接を切り抜けることができると二次面接の通知がメールで届きます。

二次面接に呼ばれた際にはどのようなメールを書いて返信したら良いのでしょうか?

そこで本記事では、二次面接の案内メールへの返信方法について、マネしやすい例文と共にご紹介いたします。

メールを返信する際のマナーやNGポイントについてもお伝えいたしますので、少しでもお役に立てれば幸いです。

そもそも二時面接の案内メールには返信すべき?

人事の採用担当者が中心になる一次面接を通過できると二次面接についての案内が届きます。電話で連絡がある場合もありますが、一般的なのがメールによる案内です。

面接の日時について記載されているのが通例で、その指示に従って所定の面接会場に向かえば十分ではないかと思う人もいるでしょう。ただの案内メールなので必ずしも返信しなければならないということはないと考えるかもしれません。

しかし、二次面接の案内メールを受信したら返信をすることが必須です。では、なぜ二次面接の案内が来たら返信しなければならないのでしょうか。

メールへの返信は合否に関わる

二次面接のメールはただの案内通知ではなく、面接の一部になっているのが一般的です。社会人として必要なビジネスマナーに基づいて案内メールに返信できるかどうかも選考の一部になっています。

返信せずに案内された通りに面接会場に行っても二次面接を行ってもらうことはできるでしょう。

しかし、ビジネスマナーを理解していないというマイナス評価を受けた状態で面接を受けることになってしまい、不利な立場に立たされてしまうことは否めません。

二次面接の案内メールが届いたらとりあえず返信しておけば良いのかというとそうでもありません。メールの返信の仕方や記載されている内容も選考する上での重要なポイントになっています。

ビジネスパーソンとして最低限わきまえておくべきポイントを押さえていることで、採用候補として有力と考えてもらえるようになります。

初めて就活をする人にとってはどんなマナーを知っていなければならないかがわからない場合も多いでしょう。返信マナーについて詳細に理解し、採用担当者から好印象を持ってもらえるようになりましょう。

ちなみに、近年では企業との面倒なやりとりを省けるという観点から就・転職エージェントを利用して就職・転職を行っている方が多くいらっしゃいます。

特に、職場に勤めながら複数の企業に応募している方にとっては、いちいち企業にメールの返信をしたり、その都度面接日程の調整をするのが面倒に感じられるでしょう。

そういった方はぜひ一度就・転職エージェントに相談してみるのがおすすめです。たとえば第二新卒エージェントneoは20代の若者に特化、入社まで完全無料でサポートいたします。

フリーターの方から現在転職を検討中の方まで幅広い層にそれぞれ対応しておりますので、ぜひ一度チェックしてみてください。


企業とのやり取り代行_1

企業からのメールへの返信マナー

企業から二次面接についての案内メールが届いたときにまず押さえておかなければならないのが、ビジネスパーソンとしての基本的な返信マナーです。

友達からのメールへの返信とは違って配慮しなければならないポイントがたくさんあります。その中でもビジネスの現場では常識として考えられているものを紹介するので、企業からメールが来たときには必ず守るようにしましょう。

24時間以内に返信する

メールにおけるビジネスマナーとしてまず挙げられるのが24時間以内の返信です。返信が早いことによって問題が生じることはなく、むしろ就活においては意欲をアピールできるのですぐに返信するに越したことはありません。

しかし、就活では複数の企業に応募していて並行して選考を受けているのが通例で、二次面接の案内メールに返信するかどうかで悩む場合もあります。

指定されている面接日時で承諾してしまったものの、志望度が高い企業から同じ日時に面接をしたいというメールが届くこともあるからです。

返信してすぐにそのような連絡が来てしまうと後悔すると考え、返信を先延ばしにしてしまう人もいるでしょう。

ただ、企業としては是非ともこの企業で働きたいと思っている人材を採用しようとしているため、返信の早さによって志望度の高さを測っています。

迅速なメール返信はただビジネスマナーだというだけでなく、志望度の高さの指標として用いられているのです。しかし、企業からのメールに対して数分で応答するといったことは困難なことも理解してもらえています。

都合があって返信できないということもあるため、24時間以内であれば十分に高い志望度だと判断してもらえるのが一般的です。

内容をしっかりと理解した返信

他の企業の選考などもあって返信するタイミングがギリギリになってしまうこともあるでしょう。その際に注意しなければならないのが内容を誤解せずに返信することです。

焦ってしまっているとメールの内容について細かく見ずに返信してしまうこともあります。ビジネスでは些細なミスによって顧客との信頼関係を失ってしまうこともあるため、正しく内容を理解して適切なメールを書けることが重視されています。

これは内容を誤解していると思われてしまうようなメールを送ってしまうと、それが原因で不採用になる可能性もあるので気をつけましょう。

長すぎないメールにする

メールの返信における基本的なビジネスマナーとして、端的にわかる短いメールにすることが挙げられます。二次面接の案内メールへの返信についてもこの観点が守られているかを吟味されているので注意しましょう。

返信メールの内容が選考に影響しているということを知っていると、いかにして丁寧なメールを書くかと考えてしまいがちです。一般的な傾向として、文章を丁寧に書こうとすると余計な文言がたくさん入ってしまって長くなってしまいます。

長すぎるメールになってしまうと採用担当者に余計な負担を強いることになってしまうのでマイナス評価を受けてしまいかねません。

丁寧なメールを書くのは確かに重要ですが、長くなると読みにくくなるというのも事実です。色々な修飾表現を使って美しい文章に仕上げたつもりでも、読み手の立場に立つと何を伝えたいのかがわかりにくいこともあります。

内容は理解しやすかったとしても、読み終えるまでに長い時間がかかってしまうのは確かで、採用担当者の業務負担を増やすことになるでしょう。

特に就活の選考では膨大な数のメールを読んで適切な対応を取ることが求められているため、余計な時間を取られる長いメールに対して好印象を持ってくれることはあまりありません。

できる限り端的に案内メールに返信することでネガティブな印象を与えずに済むのです。

相手からの内容を引用して返信する

ビジネスメールへの返信の経験があまりない人の場合には引用部分をどうするかで悩むこともあります。

携帯メールのように送受信する内容のサイズによって料金が決まる仕組みを知っていると、節約のために引用部分を削除する習慣ができていることもあるでしょう。

しかし、ビジネスの現場では引用部分はそのまま残して返信するのが基本的なマナーです。パソコンのメールでの送受信が基本なので料金的な負担がないことから引用しても問題ないというのは理解できるでしょう。

しかし、それが根本理由ではなく、相手からの内容を引用するのがメールによるやり取りを円滑にするために欠かせないことなのです。

膨大な数のメールを処理しているのがビジネスパーソンとしては普通で、採用活動において担当者がかなりの数のメールを的確にさばいているのも事実です。

メールが届いたときにこれはどの案件のものだったかと疑問に思うこともあります。引用が残されていればこの案件への返信だとすぐにわかり、適切な返事をしたり、返信内容に基づいて社内の手続きを進めたりすることが可能です。

引用が削除されてしまっていると、自分がどんな内容を送ったのかを探さなければなりません。無駄に時間を食わせてしまうことになるため、引用は必ず残すというのが常識化されているのです。

これと関連して重要なのがメールの件名を下手に書き換えてしまわないことです。件名も丁寧なものに書き換えた方が印象が良いのではないかと考える人もいるかもしれません。

しかし、書き換えられてしまうとメールの関連付けができなくなり、このメールはどのメールへの返信なのかと調べなければならないでしょう。

そのような余計な業務負担を強いてしまうことになるため、あくまで送られてきたメールの件名を残してRe:を付けた形で返信するのがマナーなのです。

宛先の使い分けに注意

企業からのメールへの返信では宛先についても留意する必要があります。メールの宛先にはTo、Cc、Bccがありますが、Bccについては特に使用することはないでしょう。

ToとCcについては適切に使い分けることが重要で、ビジネスメールの基本マナーを知っているかどうかの判断基準となります。

Toは直接的な返信先に相当するのでメールを送ってきた人をToに入れるのが基本です。大切なのはCcに誰を入れるべきなのかを理解しておくことです。

Ccとはそもそも何かということを理解していないと宛先を適切に使い分けることはできないでしょう。

CcとはCarbon Copyの略です。伝票などによく用いられているもので、数枚綴りになっていて一番上の伝票に文字を書くと下にある用紙にも同じ内容が転写される仕組みになっています。

これと同じ考えでCcという宛先が用いられていて、Toによる返信先に加えて、メールの内容のコピーを送っておくべき相手をCcに入れるのが通例です。

企業においては情報共有をするための簡便な方法として用いられているので、適切に使いこなせることが求められます。

二次面接への案内メールではCcに採用担当者以外が含まれていることもあります。返信をするときにはCcに含まれていた人を同様にCcに入れて返信するのが基本マナーです。

企業側として自分が一次面接を通過して二次面接に至ったということを共有するためにCcに対象者が含まれています。二次面接で面接官になる人の場合が多く、返信の内容からどういう人物なのかを吟味しているのが一般的です。

返信の内容に合わせてスケジュールを立てなければならないという影響もあり、すぐにでも日時の確定情報が欲しい場合がほとんどです。

Ccに入っていれば採用担当者から別途連絡を受ける必要もなく、ストレスを与えてしまうことがありません。

二次面接のメールの返信内容・例文

このようなビジネスメールにおける返信の基本マナーを理解できたとしても、具体的にどのようにメールを書いたら良いのかで悩んでしまう人も多いでしょう。

二次面接の案内が来たときにどのような形で返信をすれば良いのかを紹介します。状況に応じて指定された日時で参加できる場合とできない場合があるので、ケース別にどんな内容にすべきかを例文を交えて確認しておきましょう。

指定された日程で参加できる場合

まずは二次面接の案内メールを確認し、指定されている日程で参加できる場合にどんなメールを書いたら良いのかを具体的に確認してみましょう。

〇〇株式会社人事課
〇〇〇〇様

平素よりお世話になっております。
〇〇〇〇と申します。

この度は一次面接の選考結果の連絡をいただき誠にありがとうございます。
二次面接の機会を設けていただけるとの連絡を拝受し、とても嬉しく思っております。

二次面接の日程についてですが、ご提示いただいた通り下記の日程で承知しました。

日時:2019年12月10日14時
場所:貴社本社オフィス

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇〇〇(署名)

このように二次面接に参加できることを感謝する気持ちを伝えた上で、日程について了承したことを端的に伝えるのが基本です。

特に重要なのが日時や場所について復唱することで、確かに内容を理解しているということを伝える上で欠かせません。

「ご指示いただいた通りの日程、場所に参ります」といった書き方をしてしまうと、誤解しているリスクがあると捉えられてしまうことがあるので注意しましょう。

指定された日程で参加できない場合

二次面接の案内メールを見てみると他社との競合があるなどの問題で指定された日程で参加できない場合もあります。

このようなときには日程調整を依頼するか、断ることになるのが一般的です。それぞれのケースでどんな返信をしたら良いのかを例文で確認しておきましょう。

【日程調整を依頼する場合】

〇〇株式会社人事課
〇〇〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇〇〇と申します。

この度は選考結果のご連絡をありがとうございます。
二次面接をしていただけるとのことで貴社に入社できる可能性が高まりとても嬉しい気持ちです。

ただ、誠に恐縮なのですが、ご指定いただいた日程では二次面接にお伺いできません。
お手数ですが、下記の日程の中から、再度日程をご調整いただけないでしょうか。

・〇月〇日(月)〇時まで
・〇月〇日(火)〇時以降
・〇月〇日(金)終日可能
・〇月〇日(水)終日可能

こちらの都合で大変申し訳ありませんが、ご検討くださいますようよろしくお願い申し上げます。

〇〇〇〇(署名)

このように日程調整を依頼するときには指定された日程では参加できないことを伝え、複数の日時を提案するのが基本マナーです。志望企業の定時を考慮した上でいつからいつまで対応できるかを明記して返信するようにしましょう。

【二次面接を断る場合】

〇〇株式会社人事課
〇〇〇〇様

お世話になっております。
〇〇〇〇と申します。

一次面接の選考結果の連絡をいただきましてとても嬉しく思っております。
二次面接の日程についてご提案をいただきありがとうございます。

申し訳ありませんが、ご提案いただいた日程では調整が困難になっております。
大変恐縮ではありますが、この度は二次面接について辞退させていただきたいと存じます。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

〇〇〇〇(署名)

二次面接を辞退してしまう場合にも必ず感謝の気持ちを伝えるのが大切です。日程が合わないから辞退するという形で伝えるのが良い方法で、他社との調整が難しいなどといったことには言及しないようにしましょう。

場合によっては採用担当者から他の日程を提案するメールが届くこともあります。その内容を見てやはり二次面接を受けたいと思ったら承諾の返信をして対応しましょう。

ただ、このようなメールをいちいち打って送信してまたやり取りして・・・と複数の企業に対して繰り返すのは、なかなか骨が折れますよね。特に働きながらのやり取りは、精神的にも疲れてしまいます。

繰り返しになりますが、面接日程の調整をはじめとした企業とのメールのやりとりの負担を減らしたい方には就・転職エージェントの利用がおすすめです。

中でも私たちは面接日程の調整だけでなく、入社条件など気まずくなりやすい交渉ごとも完全無料で代行いたします。気になる方はぜひ一度チェックしてみてください。


企業とのやり取り代行_2

NG返信メールの特徴

二次面接の案内メールに対して上述のような例文に従って返信をすれば良いのは確かですが、広く公開されている例文をそのまま使ってしまうと印象が悪くなってしまうリスクがあります。

少しずつでも書き換えをしてオリジナルの文章にして返信するのが重要ですが、その過程でNGな内容を盛り込んでしまうこともないわけではありません。

不利になってしまわないようにするために、典型的なNG返信メールの特徴について紹介します。ビジネスメールに慣れていないとうっかりやってしまうことが多いので、基本事項を必ず確認してから返信するようにしましょう。

「了解しました」「大丈夫です」はNG!

企業への返信メールにおけるNG事項として敬体表現に関するものが代表例です。顧客対応をするビジネスパーソンとしては常に顧客を敬う姿勢を持ち、適切な敬語を使って対応できることが求められます。

職場でも同僚や上司を尊重し、良好な関係を保つために最低限の敬語を使いこなせることは必須です。

このような観点から就活をしている人が使用してしまいがちなNG表現として挙げられるのが「了解しました」「大丈夫です」というワードです。

二次面接のメールでは日時や内容、持ち物などの案内と確認というのが主な目的です。

示されていた内容で良いというときには承諾の気持ちを伝えれば十分だと考えるのは確かで、「了解しました」と書いて端的に伝えたつもりになってしまうことがあります。

しかし、「了解」という言葉を使用している時点でまず敬語表現として適切なものではありません。

「了解」という言葉は目上の人に対して使用するものではなく、同僚以下を相手にするときに使う表現です。正しくは「承知しました」「かしこまりました」を使うことになります。

また「大丈夫です」についてもやはり目上の人に対して使用する表現ではなく、同僚以下に問題ないことを伝えるときに使用します。

「以下の日程で大丈夫です」と書いてしまうことがよくありますが、「以下の日程で承知しました」「この日程で面接に参加させていただきます」「以下の日程でかしこまりました」といった表現をするのが適切です。

「問題ありません」「可能です」という書き方も可能ですが、あまり丁寧な印象を与えないので避けた方が良いでしょう。

「とりあえず」は危険

文言におけるNGな例として「とりあえず」も挙げられます。例えば、「とりあえず下記の日程で承知いたしました」「とりあえずお返事させていただきます」「とりあえずご連絡いたします」といった表現をしてしまったために失敗したというケースがあります。

最初の例では「とりあえず」という表現によって、もしかしたら変更を申し出るかもしれないということを暗示したいという気持ちがあるかもしれません。

しかし、それが原因で採用担当者に志望度が低いと考えられてしまうリスクがあるので「下記の日程で承知いたしました」とはっきりと伝えるに越したことはないでしょう。

そもそも「とりあえず」という表現自体が目上の人に対して使うものではないので避けなければなりません。

二番目、三番目の例では二次面接の案内メールが来たからすぐにでも返信しなければならないと考え、あまりに短くて失礼ではないかと懸念しながらメールを書いたときに文末に記載することがあります。

このような記載をすること自体に問題はありませんが、「とりあえず」ではなく「取り急ぎ」を使うのが正しい表現です。

とても些細なことなのに採用の可否に影響するのかと考えてしまう人もいるかもしれません。しかし、企業によっては評価基準に盛り込まれていることもあるので注意が必要です。

「御社」ではなく「貴社」

言葉の選び方という観点でもう一つ留意しておかなければならないのが志望先の企業について言及するときの表現です。「御社」「貴社」を適切に使い分けることができるでしょうか。

一次面接の対策をしているときに志望先の企業を指し示す表現としては「御社」を用いると理解していることが多いでしょう。

それをそのまま流用して二次面接の返信メールでも「ご提示いただいた8月25日の13時に御社にお伺いします」といった表現をしてしまうことがよくあります。しかし、この表現はメールのマナーとしてはNGなので気をつけなければなりません。

慣習的な影響で「御社」は話し言葉で相手企業を尊重する敬体表現として用いられているのに対し、「貴社」は書き言葉で用いられています。

一次面接の段階や電話で二次面接の日時について提案されたときには「承知しました。8月25日の13時に御社に伺います」と答えるのは適切です。

しかし、メールで返信をするときには「8月25日の13日に貴社に伺います」という表現をするのが正しいのです。

知らなかった人にとっては些細な違いかもしれませんが、基本的な社会マナーなので採用における評価基準になっていることもあります。特にメールは面接と違って記録が残るので言葉の選び方で誤らないように留意しておきましょう。

正しい敬語を使おう

ビジネスメールでは敬語を正しく使うのが基本で、二次面接の案内メールへの返信のときにも上述の他にも留意しておきたいポイントがたくさんあります。

メールには丁寧に返信したいと考えるのがもっともなことで、敬体表現をしっかりと使おうという気持ちを持つでしょう。その結果としてよくあるのが二重敬語を使ってしまうパターンです。

上述の例と関連して典型的なのが「貴社様」で、「貴」「様」という二つの表現を併用してしまっているためにかえって失礼な印象を与えてしまいます。

「貴社に伺います」を「貴社にお伺いします」というのも謙譲語を重ねてしまっているのが一般的にはNGな表現です。

二重敬語についてはよく理解していないと失敗するケースが多いので注意しましょう。例えば「ご訪問させていただきたく存じます」という表現が過剰ではないかと誤解してしまう人もいますが、ルールとしては問題はありません。

しかし、見た目でかなり過剰になっているという印象を与えてしまうので心象を悪くするリスクがあります。

「訪問させていただきます」「ご訪問したいと存じます」という程度でも敬体表現としては十分です。過度に敬語を使ってしまって失敗するよりは、最低限のことを押さえて書くようにした方が安全策と言えるでしょう。

【おすすめ】第二新卒の面接で見られているポイントとは?

書類選考が通過すると次はいよいよ面接となりますが、 第二新卒の皆さんは具体的に面接官が選考者の何を見て合否を判断しているかご存じでしょうか?それを知っているといないとでは通過率が大幅に違ってきます。

面接では自己PRの内容や志望動機の書き方で悩まれる方がほとんどだと思います。もちろん面接の中身はとても重要なことですが、それ以外にも声の出し方や見た目の清潔感を変えることで選考通過に大きく関わってきます

メラビアンの法則においては見た目、声、話の内容が印象の多くを占めていると言われており、見た目からの印象は55%、声からの印象は38%、話の内容からの印象が7%とされています。

なんと人に与える印象に関しては見た目が半分以上も占めているのです。ぜひ、身だしなみのチェックを怠らないようし、声の出し方やや話の内容の濃さにも気をつけましょう。

また、選考に参加する際にNGとされている見た目、仕草のワースト3を皆さんはご存知でしょうか?これもまたよく知らないまま面接に臨んでしまうと選考で失敗してしまいます。

さて、このコラムでは第二新卒の面接で気をつけるべき点についてリサーチしています。もっと読みたい方はコチラ!

【おすすめ】「転職したい!でも書類の準備がよくわからない・・・」そんなあなたにおすすめ

第二新卒でいられる間に転職してもっとやりたい仕事を探し出したいと考える人が非常に増加傾向にあり、それらの多くは書類作成に頭を悩まされます。

そこで近年人気を集めているのが就職・転職エージェントの利用です。エージェントでは企業がどんな観点で採用を行っているかをレクチャーしています。

例えば第二新卒者は履歴書を作成する際に、新卒との違いをはっきりと認識できている人が多くありません。実はこの違いを把握できていないことが原因で書類審査に通過できないでいる第二新卒者が多いのです

第二新卒者も新卒者もポテンシャル採用が基本となっているところは同様ですが、第二新卒者は多少なりとも社会人経験があるという点でまず新卒と異なります

そして第二新卒は社会人経験があることに付随して、ビジネスマナーも一通り身についているであろうという前提を企業から持たれます。そして短期間で前職を辞めているという事実もあります。

これらの要素を把握した上で、ポジティブな新卒との違いを履歴書に盛り込み自分をアピールする必要があるのです。

さて、このコラムでは第二新卒者が悩みやすい転職における書類作成についてリサーチしています。続きはコチラ!

面接のやりとりが不安ならエージェントがおすすめ!

二次面接の案内メールへの返信は面接の一部として捉えられているので慎重に返信するのが肝心です。不安があるならエージェントに相談してサポートを受けてみましょう。

返信に関する基本マナーができているかを速やかにチェックしてもらうことができるので安心して返信できます。あらかじめ相談してレクチャーを受けることもできるので就活におけるおすすめの対策です。

もし一人では転職活動の方法がイマイチわからないなどとお困りの方は転職エージェントの利用が非常に便利です。

転職エージェントとは、求職者に対して提携している企業の求人を紹介することを主なサービスとして展開している民間の就職支援サポートです。

たとえば私たち第二新卒エージェントneoでは、第二新卒者をはじめとした若者を対象に、プロの転職アドバイザーがマンツーマンでご対応。

個人の希望条件や性格、適性に沿った求人をご紹介する他、志望動機をはじめとした応募先の企業に効果的な履歴書対策や面接対策を行わせていただきます。

加えて面接後のフィードバックや入社後のケア、個人では行いにくい企業との交渉ごとも第二新卒エージェントneoではすべて代行。

アドバイザーの丁寧さと人柄のやわらかさもあいまって、就・転職が非常にスムーズだったとのお声を多くいただいております。

ご相談だけでもかまいません。私たちのサービスはすべて無料で就職、転職どちらにも対応しておりますので、就職や転職についてお悩みの方はぜひ利用を検討してみてください。


面接対策ならプロがサポート!

おわりに、「仕事探し」って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず「不安」と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での「想像とのギャップ」はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

「仕事探し」というものがとてつもなく難しいものに思え、孤独を感じている人もいるのではないでしょうか?

でも、「仕事探し」って実は難しくないんです!

仕事を決めるときに必要なのは「自分の良いところを武器に前向きにぶつかること」、言ってしまえばこれだけなんです。

「でも自分に良いところなんてないよ~…」なんて嘆いているそこのあなた!長所や強みは誰しも絶対にあります。可能性のある存在を否定するほどもったいないことはありませんよ。

しかしどうしても自分の良いところや強みがわからないときにはぜひ、私たち第二新卒エージェントneoに頼ってください。これまで多数の内定者を輩出した確かな実力を持ってあなたの性格を分析、そして安心して働ける求人をご紹介致します。共に楽しい仕事探しを成功させましょう!

20秒で終わる会員登録はコチラ

div