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事務の志望動機・例文!未経験でも書けるコツ、仕事内容、必要なスキルを公開

「事務の志望動機って何を書けばいいんだろう?」「アピールするべきスキルとかあるのかな?」などとお悩みの方は多いのではないでしょうか?

企業は選考の際に何を重要視していて、どのような能力を求めているのでしょうか?

本記事では、未経験から事務職に転職するためにより自分をアピールできる志望動機の書き方をご紹介いたします。少しでも参考になれば幸いです。

事務職とは?

事務職の市場動向

事務職の志望動機を作成するにあたって、まずは市場動向や、企業の採用の現状を確認しましょう。事務職の求人倍率はなんと0.13倍。8人に1人しか事務職に就けないのが現状です。

さらに、この倍率は経験者も含めてなので、未経験から正社員で事務職に就くのは、決して簡単ではありません。加えて、事務職の正社員募集は減少傾向にあります。

一般的な事務は派遣やアルバイトの方を雇い、専門的な分野や管理職のみを正社員で採用するという方法を取る企業が大多数を占めているのです。

なぜなら事務職は直接的な利益を生み出さないため、企業は事務方の社員をあまり採用しない傾向にあるのです。

アベノミクス後の景気の回復はあるものの、企業は営業や販売部門などの直接的に利益を生み出す職種から増員を行うため、今後も事務職の求人倍率が増加する確率はきわめて少ないでしょう。

実際の仕事内容は?

実際に事務職はどのような仕事をしているのでしょうか?簡単な業務から専門的な業務まで、一言で事務といってもその業務内容は様々あります。

さらに、よほどの大企業でなければ様々な業務を兼任するのが一般的。総務課などに所属し、様々な業務をおこなうケースが多いのも事務職の特徴です。さて、実際の仕事内容についてもおさらいしておきましょう。

・一般事務・・・書類の作成やデータ入力。書類の発送業務など
・経理・・・伝票・小口集計や帳簿の作成。会計ソフトへの入力など
・人事・・・採用や従業員の労務管理。健康保険や年末調整の手続など
・法務・・・登記簿関連や、契約書の作成・確認など
・営業事務・・・営業の方のサポート。資料の作成や受発注の手続
・庶務・・・備品の管理や事務所の管理、防災計画の作成など
・顧客対応・・・ 電話対応や受付、お問い合わせなどへの応対など

等々、一口に事務と言っても、様々な業務があるのです。派遣やアルバイトなどのスポット採用では、必要な業務のみを担当する形もあるのですが、正社員での事務職は様々な業務を行う事が多いのです。

また、一見ルーチンワークだけにも見えますが、顧客の対応やイレギュラーな業務も多く発生するため対応力も求められます。

そのため志望動機作成や面接の際には、「どんな仕事でもやります!!」といった姿勢で臨んだ方が人事より高評価を得られることでしょう。

【おすすめ】第二新卒が未経験で事務・管理系職種に挑戦するときの志望動機例文集

学歴や性別を問わず、事務・管理系職種はとても人気の高い職種です。だからこそ、他のライバルたちに負けぬような履歴書を作成することが必至です。そこで重要となってくるのがズバリ、志望動機の作成です。

では、この職種に転職したい場合にはどんな内容にしていけばより効果的なものになるのでしょうか。

例えば、人事職に関してはアピールすべきポイントが大きく分けて二つあります。それは「対応力」「企画力」です。対応力についてをアピールしたい!と思った場合には以下のような内容が考えられます。

前職ではホテルにおいてフロントを担当しておりました。様々なお客様に来店頂いたのですが、中にはまったく日本語や英語がわからないといったお客様もいらっしゃいました。
その状況でも、慌てずにイラストやジェスチャーを交えた説明を行うなどお客様に合わせて対応をして参りました。その結果、言葉が通じなかったお客様にも笑顔でご利用頂く事もできました。
この経験を活かし、面接など対応力が求められる業務でも結果を出したいと考え人事職を志望いたしました。

このコラムでは他にも様々な場合に分けて志望動機の例文を一覧で掲載しています。続きはコチラ!

事務職に求められるスキル

正確さとスピード

一見のんびりと落ち着いた仕事をしているイメージの事務職、実際は素早く業務を行う必要があります。また、細かい作業や、数字を扱う業務が多いため正確さも求められます。

多くの業務を効率的に行うのが事務職の特徴であるため、正確さとスピードが求められるのです。

コミュニケーション能力

事務職は一日中社内にいるため、自然と電話に出る回数も多くなります。会社の窓口として営業や他部署の人宛の電話を取ることがほぼなので、しっかりとした対応や伝達能力も求められます。

また社内の様々な業務を請け負うため、他部署とのやりとりも多くなります。最低限のコミュニケーション能力は必ず求められると思っておきましょう。

対応力

突発的な仕事も少なくない事務職。経験したことのない仕事でも、上手く対応する力が求められます。ただ指示通りに動くのではなく、自分の考えで行動し業務の効率化を図れる力が求められます。


仕事選び

【注意】コツコツまじめというだけではダメ!

一見好印象を得られそうなこのワード。しかしながら、「コツコツまじめ」という言葉は事務職においてあまり好印象ではないのが事実なのです。

コツコツと業務に取り組むことは、事務職だけでなくどんな仕事にも必要です。さらに、真面目であることも社会人としては当たり前なのであまりアピールポイントにはなりません。

コツコツと真面目に取り組んだとしても、正確さがなかったり仕事のスピードが遅くては、評価をしてもらえない可能性が高いのです。

しかしながら、コツコツと真面目に取り組んできた事をエピソードを交えながら伝える事はマイナスではないので、あくまで追加のアピール要素の一つであると考えてください。

実務経験が最も必要!資格よりもまずは働こう!

資格やスキルは確かにプラス要素。しかし、企業が一番求めているのは実務経験であることをお忘れなく。

資格取得のために空白期間を作るのは、ほとんどの場合マイナスの評価に繋がってしまいます。よほど専門的な業務内容の募集でないかぎり、早めの行動を心がけましょう。

企業が第二新卒を求めている理由は「若さ」「吸収力」「前職に染まりきっていない」という3点が挙げられ、最初の2つについては年齢が若ければ若くなるほど有利になるものです。

しかも20代の中でも後半に比較して前半の年齢の方が圧倒的に有利です。まだ20代だからと余裕な顔をしていると、あとで後悔することになりかねません。早めの転職活動をおすすめします。

しかしながらスキルを持っていることは大きなアピールポイントになりますので、今お持ちのスキルや資格は余すことなく書類に書いてアピールしましょう。

【事務職に求められる3要素 まとめ】

・事務職の採用状況をしっかりと把握する
・正確さ スピード 対応力 コミュニケーション能力が鍵
・利益を生み出さない部署だからこそ貢献度を伝える

一般的に難しいとされる未経験からの正社員事務職。しかし、就職に成功をしている方がいるのも事実です。しっかりとアピールすべき点をアピールし、就職成功につなげてください。

未経験向け!事務の志望動機【例文】

「私は現職で営業職の業務を行っておりますが、お客様への電話対応やレポートの作成、経理の仕事などを並行して行っています。
最初は成果を追求する業務にやりがいを感じておりましたが、次第に正確さやスピード、業務の質を必要とする事務の業務に面白さを感じるようになり、事務職を志望いたしました。
今回は応募する企業を探している中で、貴社の「□□□□」という経営理念に強く感銘を受け応募させていただきました。
事務としては未経験者ですが、学生時代の○○の経験で培った業務への集中力や初志貫徹する性格、そして営業職で培った応用力や対応スピードを武器に、日々新たな情報を学び続け、貴社へ貢献していきたいと考えております。」

この志望動機では、”次第に正確さやスピード、業務の質を必要とする事務の業務に面白さを感じるようになり”の部分で、事務職に求められるスキル・能力を理解していることを明確にアピールすることができています。

また、未経験者なりにこれまでの経験を活かすための策を考えて文章として盛り込んでいるところもチェックポイントです。

最後の意気込み部分もそうですが、志望動機はそれを読んだ採用担当者がどのように感じ、それに対して疑問や不安を抱かないかどうかを客観的に考えながら作成する必要があります。

ただそれらをすべて思考しながら作成していてはなかなか作業が進まないため、まずは思い切って書いてみて、より客観視するためにも数時間~1日ほど時間を空けてから、最後に読み返してみるのがおすすめです。

とはいえ、一人では志望動機の書き方や履歴書の作成に不安があるという方も多くいらっしゃることでしょう。そこ近年、20代に人気なのが転職のプロに頼る方法です。

転職エージェントでは、求職者に対して提携している企業の求人を紹介することを主なサービスとして展開しています。

たとえば私たち第二新卒エージェントneoでは、第二新卒者をはじめとした若者を対象に、プロの転職アドバイザーがマンツーマンでご対応。個人の希望条件や性格、適性に沿った求人をご紹介いたします。

加えて面接後のフィードバックや入社後のケア、個人では行いにくい企業との交渉ごとも第二新卒エージェントneoではすべて代行。

アドバイザーの丁寧さと人柄のやわらかさもあいまって、就活が非常にスムーズだったとのお声を多くいただいております。

ご相談からでもかまいません。私たちのサービスはすべて無料で就職、転職どちらにも対応しておりますので、一人での志望動機・履歴書作成でお悩みの方はぜひ利用を検討してみてください。


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【おすすめ】第二新卒の志望動機の書き方公開!自己PRのコツと内容を濃くする方法とは

今第二新卒として転職活動に奮闘中の皆さんは、自己PRに「私は粘り強い性格です。最後まであきらめずにやり抜く自信があります。」などと書くだけで終わってしまってはいないでしょうか。

どの企業においても「第二新卒は社会人経験がある」という認識がありますから、ただこんな性格ですと書くだけでは「この子は前にいた会社で何も学んでこなかったのか?」などと思われてしまい、面接官の印象に残れないどころかあまり良くない印象を与えてしまいかねません

面接官は今まで何百、何千人という学生や既卒者を見ている採用のプロです。したがって自己PRの内容が薄いと評価すらしてもらえない可能性もあるのです。

まず自己PRを作成する際にはそのアピールポイントの根拠となる具体的なエピソードの記載が必要です。ぜひ、自己分析を行った上で過去の経験を振り返ってみましょう。

また自己PRは少し気を抜くと薄い内容なってしまいがちですが、濃い内容にするためのコツがあります。それを参考にして作成しましょう。

さて、このコラムでは内定に一歩近づくための第二新卒の方向けの自己PRの書き方をお伝えしていきます。もっと読みたい方はこちらをCheck!

おわりに、「仕事探し」って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず「不安」と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での「想像とのギャップ」はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

「仕事探し」というものがとてつもなく難しいものに思え、孤独を感じている人もいるのではないでしょうか?

でも、「仕事探し」って実は難しくないんです!

仕事を決めるときに必要なのは「自分の良いところを武器に前向きにぶつかること」、言ってしまえばこれだけなんです。

「でも自分に良いところなんてないよ~…」なんて嘆いているそこのあなた!長所や強みは誰しも絶対にあります。可能性のある存在を否定するほどもったいないことはありませんよ。

しかしどうしても自分の良いところや強みがわからないときにはぜひ、私たち第二新卒エージェントneoに頼ってください。これまで多数の内定者を輩出した確かな実力を持ってあなたの性格を分析、そして安心して働ける求人をご紹介致します。共に楽しい仕事探しを成功させましょう!

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