退職挨拶メールが届いた際のマナー

はじめに、もし退職挨拶のメールを受け取った場合のマナーについて紹介します。

マナーを覚えておけば、実際にメールを受け取った際にあれこれ悩まずに済むため、もしあまりよく分かっていないという場合には、この機にぜひしっかりと理解しておくようにしましょう。

基本的には返信する

まず、退職挨拶のメールには、必ずしも返信しなければならないという決まりはありませんが、基本的にはビジネスパーソンのマナーとして返信した方が良いという点を頭に入れておいてください。

特に必ず返信すべきなのが、メールの送信者が社外の人であり、かつその人との関係がその後も続く可能性があるケースや、個人宛てにメールが送られていたようなケースです。

前者の場合、返信しなかったことでマナーを知らない人間と思われその後の関係が悪化してしまうと、せっかくのコネクションを失いかねません。

また後者の場合にも、わざわざ自分宛てに送ってくれたメールを無視することはマナー違反です。

また、これらのケース以外に、退職する人が所属している企業や団体などとの取引が今後も続くようなときも、返信した方がよいでしょう。

誠意のこもった返信メールを送ることによって、信頼に足りる人物であると後任の担当者に伝えてもらえるかもしれません。

また、社内の人からのメールだからといって、返信を疎かにしてよいというわけではありません。社内の人からのメールにも返信するのがマナーです。

それ以外にも、お世話になった上司や同僚、部下などが退職するようなときにも特別な事情がない限りは返信メールを送った方がよいでしょう。メールにどのように対応したかどうかは、意外と周りの人間に伝わるものです。

もし、マナーを知らない人間だと思われてしまったら、ビジネスパーソンとしての信頼を失うことにもなりかねないため、自分のためにもできる限りきちんとレスポンスをした方がよいといえます。

できるだけ早く返信する

次に、返信メールはできる限り早いうちに送る必要があります。

特に、社内への退職挨拶のメールは、最終出社日の夕方などに送られてくるケースが多いため、返信が遅れてしまうと、せっかくメールを返しても読んでもらえないかもしれません。

せっかく一生懸命文面を考えて返信しても目にしてもらえなければ意味がないため、きちんと自分の気持ちを相手に伝えるためにも、挨拶メールを受け取ったらできるだけ早く返信するようにしましょう。

これは、社外の人からメールを受け取った場合も同じです。社外への退職挨拶のメールは、引継ぎなども必要になる観点から最終出社日よりも前に送るのが基本のため、多少返信が遅れても相手に届かないということにはなりません。

しかしながら、退職者は会社を辞める前の諸々の手続きなどで慌ただしい日々を送るケースが多いため、メールを返すのが遅れると、気付かれずにそのまま放置されてしまう可能性があるのです。

そのような事態を避けるためにも、例え社外からのメールであっても、可能な限り早めに対応するに越したことはありません。

詳細はむやみに聞かない

退職挨拶メールに返信する際は、退職する理由や退職後に何をするのかなどはあまり事細かに尋ねないのがマナーです。

というのも、人によっては不本意な理由で退職することになったり、会社を辞めた後の身の振り方がまだ決まっていないというような場合もあり得るからです。

いくら親しくしている相手だからといって、必要以上に突っ込んだ質問をしてしまうと、相手が気分を害してその後の関係悪化に繋がりかねません。

周りの人々に必要以上に詮索する人間だと思われてしまうと、仕事をする上でも何かと支障をきたす恐れがあります。

人はどうしてもあれこれ聞きたくなってしまうものですが、わざわざこれらのリスクを取る必要はないため、ぐっとこらえるようにしましょう。

丁寧な表現を用いる

普段から親しくしている人から退職挨拶のメールを受け取った場合に、ついいつもの調子で砕けた文面の返信メールを送ってしまう方がいるようですが、厳密にいえばこれはビジネスマナー違反です。

退職に関するメールのやり取りはビジネス上のコミュニケーションになるため、いくら仲の良い相手だからといっても必要以上になれなれしい言葉遣いは用いるべきではありません。

通常のビジネスメールと同じように、丁寧な表現を用いるようにしましょう。今後は関係が切れるからといって、誰かの悪口や仕事の愚痴などを返信メールに記載するというのも適切ではありません。

繰り返しメールを送らない

また、返信のメールを送った後で、読んでもらえたかどうかを確認するためにわざわざもう一度メールをする方もいますが、これもあまり望ましい行為ではありません。

そのようなメールを受信した相手方は煩わしいと思うかもしれませんし、場合によっては気分を損ねてしまう恐れもあります。

良かれと思って送ったにもかかわらず逆効果になりかねないため、返信メールは一度だけ送るのが賢明です。

余計なメールを送らないためには、普段から相手方が受け取ったメールを見てどのように感じるかを考える習慣を付けておくとよいでしょう。

【社内向け】返信メールの例文＆ポイント

それでは、実際に退職の挨拶メールを受け取った際にそのまま利用できる返信メールの例文をいくつかピックアップして紹介していきましょう。

社内向けか社外向けかで記載すべき文言は少し異なるため、まずは社内向けの返信メールの例文とそのポイントを見ていきます。

どのケースにも対応できる一般的な例文

一つ目に紹介するのは、どのような場合にも用いることができる汎用的な返信メールの例文です。

メールを送る際は、書き出しをどのようにするかについて頭を悩ませがちですが、退職挨拶メールに返信する場合は、最初にメールを送ってもらったことについての感謝の気持ちを述べるようにしましょう。

そのうえで、相手が社内の人であれば、これまでの仕事上の関わりを振り返ってみるとメールの内容に深みがでるためおすすめです。上司に送る場合は、長きにわたって指導をしてもらったことへの感謝も伝えるようにすると良いでしょう。

なお、個別の事案を一つひとつ取り上げて長々と書いてしまうと、全体が間延びしてしまいますし、ひょっとすると最後まで読んでもらえないかもしれません。

そうならないためにも、振り返りや上司への感謝の部分はなるべく簡潔にまとめる必要があります。あとは、相手の今後の活躍を祈る文言や健康を気遣う文言を添えると、引き締まったトーンにすることができます。

相手が定年退職する際に使える例文

次に、定年退職する相手に対して返信する場合のメールの例文を紹介します。

定年で退職する人に返信メールを送る際は、これまで会社に貢献してきたことに対する尊敬の気持ちを伝えるのがポイントです。

また、ひょっとすると退職者は自分がいなくなってこの会社は大丈夫かという不安を覚えているかもしれないので、残された者としてしっかりと会社を引っ張っていくという決意を盛り込むのもよいでしょう。

【社外向け】返信メールの例文＆ポイント

続いて、社外向けの返信メールの例文とそのポイントについて見ていきます。社外に送る場合には、社内宛てのメールよりも更に丁寧な内容にすることが求められます。

どのケースにも対応できる一般的な例文

まず紹介するのは、汎用的に使いまわせる例文です。

社外に送る返信メールであっても、挨拶メールをもらったことへの感謝の気持ちを述べたうえでこれまでを簡単に振り返り、最後に今後の活躍を祈る文言などを添えるという流れは、返信メールを社内に送る場合と同じです。

ただし、相手が社外の人である場合にはより丁寧な文言を心掛けるとともに、一緒に仕事をできたことについての感謝を伝えるようにするとよいでしょう。

また、ビジネスパーソンにとって社外とのコネクションは重要なため、機会があれば今後も親しくさせてもらいたいという言葉も添えておくのがおすすめです。

相手が定年退職する際に使える例文

最後に、定年によって退職する社外の人に送る返信メールの例文を見ておきましょう。

定年によって退職する社外の人にメールを送る場合には、無事に定年を迎えられたことを祝う旨の一言を付け加えるのがポイントです。

人によって定年までの道筋は異なりますが、紆余曲折はあったとしても定年まで勤め上げたというのはめでたいことに違いはないからです。

また、定年後は新たなライフステージに入っていくため、そこでの活躍を祈る気持ちも付け加えておくとよいでしょう。老後を迎えて健康を損ないやすくなるため、体調を気遣う言葉も入れておくのがおすすめです。

ただし、中には年寄り扱いされるのを嫌う人もいるため、年齢を意識させるような表現を用いるのは避けた方がよいかもしれません。

おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず｢不安｣と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での｢想像とのギャップ｣はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

｢仕事探し｣というものがとてつもなく難しいものに思え、孤独を感じている人もいるのではないでしょうか？

でも、｢仕事探し｣って実は難しくないんです！

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