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退職意思は何ヶ月前に伝えるのがベスト?退職までの流れもリサーチ

何らかの理由で退職したいと思った時、会社側にいつ自分の意思を伝えるかは非常に重要です。タイミングを間違えるとスムーズに退職することができず、描いていたキャリアプランが台無しになってしまうかもしれません。

そこで本記事では、退職意思を伝える時期や退職までの流れ、また円満退職するための上手な伝え方などについてご紹介していきます。

退職意思を伝える時期は、基本的に就業規則に則る

退職の意思を伝える時期は、会社の就業規則に従う必要があります。就業規則の内容は各会社によって異なり、当然ながら退職を申し入れる期限も違います。

一般的には1~2ヶ月前と定めている企業が多いですが、中には3ヶ月前としている所もあるため、まずは就業規則にどう記載さているかを読み込んでおかなければいけません。

ちなみに退職の申し入れ時期については法律でも定められています。民法第627条には「退職の申し入れから2週間が経てば雇用契約が終了」という旨が記載されているのです。

法律で決められているなら、2週間前に伝えても問題ないと考える人もいるかもしれません。しかし就業規則で2ヶ月前や3ヶ月前と決められている場合は、期間に大きな差が生じます。

勝手な思い込みで就業規則より大幅に遅れた時期に退職意思を伝えても、会社側からすれば簡単に受け入れることはできません。

規則に反した行為である事はもちろん、業務の引き継ぎや人員補充などの計画も立てていかなければならないため、退職自体を反対されたり、時期を遅らせるように提案される可能性があります。

退職の意思を何ヶ月前に伝えるべきか悩んだ際には、法律よりも就業規則を意識してタイミングを考える必要があるのです。

退職を伝えるタイミングと流れ

退職しようと決めたなら、退職日から逆算して行動していくようにします。

会社への退職意思表示をはじめ、退職願・退職届の作成や提出、業務の引き継ぎなど、やるべき事はたくさんあるため、きちんと計画を立てて作業を進めていかなければいけません。

まずは退職の意思を伝えるタイミングについて触れておきます。退職を伝えるのは就業規則に従うのが基本ですが、先ほどもお伝えしたように規則通りならギリギリのタイミングでも良いという訳でもありません。

結論、退職を伝えるベストな時期は閑散期であり、逆に繁忙期や大規模なプロジェクトの進行中、人事異動の直後はあまりおすすめできません。

業務内容によっては引き継ぎが間に合わないという事態に陥るケースもあるため、仮に「退職予定の1ヶ月前まで」としている企業なら、余裕を持って2ヶ月ぐらい前から意思表示をした方がスケジュールにも余裕が生まれます。

また何かしら特別な事情がない限りは、繁忙期に伝えるのは避けた方が賢明です。繁忙期は1年の中でも特に忙しい時期であり、会社全体が張り詰めた空気となっています。

ただでさえ余裕がない時期に、退職したいと上司に切り出しても、「今は忙しいから」と突っぱねられる可能性があります。

繁忙期に仕事を辞めてはいけないというルールがある訳ではありません。しかし会社側からすると、「わざわざこんな忙しい時に仕事を増やさないで欲しい」というのが本音です。

なかなか話し合いの時間を取ってもらえなければ、退職日がどんどんズレていくといった事態に陥ります。

一方、業務量が少なく、気持ちに余裕が持てる閑散期を選べば、周囲からの反感を買う、退職日が遅れるなどのトラブルは避けられるかもしれません。

また繁忙期同様、大きなプロジェクトの進行途中や人事異動をした直後も辞めにくく、引き継ぎがしにくい時期です。

周りの人を混乱させないためには、プロジェクトの仕事がひと段落した後や人事異動が内示された直後にするなどの配慮が必要となります。

直属の上司へ退職意思を伝える

退職意思を最初に伝えるのは直属の上司です。上司への報告前に軽いニュアンスで、「会社を辞めようと思っている」と同僚や先輩に話すのも避けなければいけません。

正式に伝える前に噂で上司の耳に入ると「自分の存在を無視された」と気分を害し、関係性が悪くなる等のトラブルに発展する可能性もあります。

ちなみに退職を決めたのは直属の上司が原因という話もあり得ますが、その場合も上司を飛び越えて上の役職に相談するのは、ビジネスマナーに反した行為です。

いかなる場合も組織体系を無視せず、順序立てて相談していく事が大切です。

退職願・退職届の作成と提出

口頭で退職意思を伝えた後は、書面で退職願を作成して提出しておきます。

承認を得るまでの期間は一般的に1~2週間程度ですが、人手が少ない部署に所属していたり、会社から評価の高い人は承認までに時間がかかるケースもあります。

既に転職先が決まっている場合は入社日の兼ね合いもあるため、あらかじめ交渉期間に期限を設けておいた方が賢明です。

回答が遅い時は人任せにせず、自ら「どのようになったでしょうか?」と積極的に聞いてみても良いかもしれません。

そして担当役員の承認を得た後は、退職日や有給休暇消化の交渉をしていきます。残っている有給日数にもよりますが、退職までの期間が長いほどスケジュールに余裕があるため、有給も取りやすくなります。

また退職日が正式に決まった後は、退職届を作成して会社へ提出します。退職届とは正式に労働契約の解除を届け出るためのもので、会社によっては義務付けていない所もあります。

ただし事務手続きの関係で必要と言われる可能性もあるため、提出の有無は早めに確認しておいた方が安心です。仮に必要な場合は、退職する1.5ヶ月前までに提出しておくと、スムーズに引き継ぎ業務に入ることができるでしょう。

業務の引き継ぎ

引き継ぎに関する業務は、退職する1ヶ月ほど前から始めるようにします。

通常業務と同時進行なので忙しくはなりますが、会社に迷惑をかけないためにも、退職までにきちんと引き継ぎを完了させておく必要があります。

ただ自分の後を引き継ぐために新たに人が採用されるのか、既存社員に振り分けられるのかによって進捗度合も違ってきます。同僚に引き継ぐなら比較的スムーズですが、新人を採用する場合は未知数です。

「なるべく早めに見つける」と上司に言われたものの、なかなか見つからずに引き継ぎが進まないという事態も起こり得ます。

まだ転職先が決まっておらず、退職日が多少ずれても構わない場合には問題ありませんが、転職先や入社日が確定している状況なら悠長に待っている余裕はありません。

まずは自分が抱えている業務をリストアップし、誰が見てもスムーズに作業ができるようなマニュアルを作成していく事が賢明です。引き継ぎ作業のボリュームによっては、当初予定していた1ヶ月では時間が足りないと感じるかもしれません。

しかし中途半端な状態で会社を辞める訳にはいかないため、通常業務も含めて優先順位をつけ、引き継ぎ業務も効率良くこなしていくことが大事です。

退職日に手続きと挨拶をする

有給休暇が残っている場合は、基本的に全ての日数を消化してから退職するのが理想です。

会社によって残日数の認識は異なり、持越しの上限日数を設定している企業もあるため、退職交渉時に残日数について確認しておいた方が良いでしょう。

また一般的に転職に伴う有給休暇の消化期間は1~2週間程度ですが、引き継ぎがきちんと行われていなければ、休暇中であっても会社から連絡が入ってくるケースもあります。

有給休暇は労働者に認められた権利であり、退職までに全て使い切りたいと考えるのは当然ですが、会社側の事情も考慮しなければいけません。スケジュール的に厳しいと感じる場合には譲歩する姿勢も大切です。

退職日当日に行うのは、お世話になった方々への挨拶周りです。退職を決めたのがどのような理由であれ、最後はきちんと挨拶を済ませておかないと、礼儀知らずな人と認識されてしまいます。

注意したいのが、自分にとっては最終出社日であっても、他の人は通常通り業務をこなしていかなければいけないという点です。

午前中などは電話や来客対応で忙しい人が多く、バタバタしている中で挨拶しようとしても、相手は迷惑に感じるかもしれません。挨拶周りをするなら、午後以降にした方が賢明です。

そして退職後に再び会社に来なくても良いように、社員証や制服、ロッカーのキーなど、会社に返すべきものは忘れずに返却しておきます。

円満退職できる退職意思の伝え方

円満に退職するには、退職意思の伝え方が重要です。ここからは会社にどのように退職意思を伝えるべきか、そのポイントを解説していきます。

退職願を提出するのがベター

退職意思を上司に伝えた後は、念のために退職願も提出します。そもそも退職願とは「会社を退職しようと思っている」という意思を伝えるためのもので、提出した段階ではまだ退職は正式に決まっていません。

口頭のみの意思表示でも問題ないとしている企業も多いです。ただし口頭の報告だけでは、後から「そんな話は聞いていない」という態度を取られる可能性もゼロではありません。

仕事が忙しく部下からの話をまともに聞いていなかったというパターンも考えられますが、退職を阻止しようと敢えて聞いていないふりをされるケースもあります。

いずれにしても直属の上司が退職意思を聞いていないとなると、全てが振り出しに戻ってしまいます。

改めて上司への口頭での意思表示からスタートですが、当初の予定よりも退職までの期間が短くなっています。引き継ぎの問題などを含めて、退職自体を受け入れて貰えなかったり、時期を遅らせるよう言われる可能性が高まります。

既に転職先が決まっていても、前職を退職出来なければ内定を取り消しされるかもしれません。つまり、不測の事態に備えて書面での退職願も提出しておいた方が安心できるのです。

またリスクを限りなく減らすために、退職願を提出する際にコピーを取っておくというのも一つの方法です。

ネガティブな理由はポジティブに変換する

人によって退職理由は様々ですが、ネガティブな理由を素直に伝えてしまうのは避けなければいけません。

上司の心象が悪くなったり、引き止めにあう可能性も高くなるため、ポジティブな理由に変えて伝えることがポイントとなります。

待遇に不満がある時の理由

給料が少ない、仕事量が多いなど待遇面に不満を感じて退職を決意する人は多いです。

しかし待遇面の不満を理由にすると、会社から「給料を高くする」「残業を減らす」といった改善策を提案されると、受け入れざるを得ない状況になってしまいます。もちろん本当に改善されるなら問題ありませんが、現実はそれほど甘くありません。

一人だけ特別に給料を高くするという行為は難しいもので、長期間待った結果、最終的には待遇改善の話は無かったことにされる可能性があります。

上司の思い付きで発する言葉に惑わされないために、相手を納得させる理由を考えておかなければいけません。

仕事量や残業の多さに不満がある場合は「子供との時間をたくさん持ちたいので、業務量の調整が利く職場に移りたい」、給与の少なさに不満がある場合は「インセンティブの割合が大きい会社で、自分の実力がどれぐらいあるかチャレンジしたい」といったように、ポジティブかつ具体的な理由に変換すると、会社側も引き止めにくくなるでしょう。

仕事内容に不満がある時の理由

仕事が面白くない、自分に向いていない等と仕事内容に不満がある場合も、そのまま伝えるのはNGです。「もう少し続けると仕事の楽しさがわかる」「経験さえ積めば大丈夫」などと諭されると、引き下がるしかありません。

このケースでは、このまま続けていても自分の夢は叶えられないといった旨を伝えるのが有効です。

「新たなスキルを身につけたい」「違う分野で挑戦してみたい」「海外案件に携わりたい」などの理由であれば、どんなことをしたいのか、何をやっていきたいのかが明確で、上司も受け入れざるを得なくなります。

職場の人間関係に不満がある時の理由

上司や先輩との関係が良くない、職場内で孤立しているなど、人間関係で悩みや不満を抱えている人は多いです。

しかし正直に伝えても、「そんな事はどこの職場でもよくある」「ちょっと嫌な目に遭ったぐらいで仕事を変えていたらキリが無い」と返されるかもしれません。確かに上司の発言も一理あり、転職先でも同じような事態に陥る可能性はあります。

人間関係の不和は自分に原因がある可能性も否めないため、まずは普段の言動や行動を見直してみる必要があります。

自分なりに努力してもなお状況が変わらないようであれば、退職して別の職場に移るのが一番です。無理をしすぎると心身ともに不調をきたしてしまいます。

とは言え、人間関係のトラブルはデリケートな問題であり、ダイレクトに伝えるのは避けた方が無難です。上司に否定されるだけではなく、どこからか噂として流れるかもしれません。

辞めるまでの短い期間でも引き継ぎなど業務を全うしなければならず、居心地の悪い環境で過ごす事になります。

また後任が見つからないなどの理由で退職時期が遅れたり、退職自体を見送らなければいけない状況に陥る可能性もあるため、「これで最後」と投げやりにならず、万が一のリスクを考えて冷静に発言する必要があります。

例えば「周囲と連携をとりながら、チームで大きな仕事を達成してみたい」といった夢を語ると、ポジティブな理由として受け止められます。

また「スキルアップのために、新たな環境に身を置きたい」という理由も前向きで、誰も傷つけません。少し工夫する事で会社からの引き止めを阻止でき、気持ち良く退職する事が出来るのです。

できるだけ早く転職したいなら

退職を決意した時にスタートさせたいのが転職活動です。退職交渉の際も、次の職場が決まっているなら伝えやすく、上司も受け入れざるを得なくなるのです。ただ働きながらの転職活動は簡単ではありません。

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