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仕事量が多い現状を解決する方法3選|忙しい原因は〇〇にあった!?

頑張っているのになかなか仕事が終わらないのは、社会人にとって深刻な問題です。
しかし、原因が分かっていないと仕事の多さは解決されません。どこに忙しさの原因があるのか振り返ってみて、そのうえでしかるべき対策をとっていきましょう。本記事では、仕事が多いと悩んでいる人に向け、原因や解決策を解説していきます。

仕事量で悩んでいるのは自分だけじゃない

そもそも、「仕事量が多い」という悩みは決して特別なことではありません。多くの人が同じ問題に頭を抱えています。以下、SNSで見られた仕事量に関するつぶやきをピックアップしていきます。

仕事が多すぎるけど耐えるしかない

ある人は「仕事が多すぎる。やりたいことが全然できていない。でも、生活がかかっているから耐えるしかない」という旨のつぶやきを投稿していました。仕事量が多いと残業や休日出勤でプライベートの時間は削られていきます。

趣味や家族サービスにあてる余裕はどんどんなくなっていきます。育児や家事、介護などの重要な問題にも影響が出るでしょう。

それでも、仕事は生活のために続けなくてはなりません。「耐えるしかない」という考え方には悲壮感が漂います。できることなら、仕事量を適度に抑えて、プライベートと楽しく両立させたいところです。

ストレスチェックの意味がない

別の人は「仕事量が多すぎて、ストレスがたまっている。でも、会社はストレスチェックしたから大丈夫というだけで何もケアしてくれない。ストレスチェックの意味はあるのか」という旨をつぶやいていました。

メンタルヘルスを守るためのストレスチェックが、本来の役割を果たしていないようです。もともとストレスチェックは、従業員の精神衛生を会社側が把握して必要な処置につなげようとする手段でした。「ストレスチェックさえしていれば従業員は安全」というものではありません。

会社に大切にされていないと感じてしまったなら、ますます仕事量の多さはつらくなっていきます。仕事量の理不尽な多さは職場環境ともおおいに関係があるといえるでしょう。

自分で仕事を選びたい

「就職活動をしていたころは、仕事に探しに来てほしいと思っていた。今は自分で仕事を選びたい。仕事が多すぎる」というつぶやきもありました。

就職活動や転職活動をしていたころは、「どのような仕事でも引き受けたい」という気持ちになっているはずです。しかし、実際の職場がハードだと、最初のモチベーションはあっという間になくなっていくでしょう。

仕事量を調整するテクニックはもちろん大切です。ただし、自分のキャパシティに見合った仕事量なのか、就職前に見極めておくのも同じくらい肝心な心がけです。


仕事選び

仕事量が多い原因

もしも「仕事量が多い」と感じ始めたなら、その原因を探ってみましょう。ここからは、仕事量が多い主な原因を紹介していきます。

仕事・職場に原因があるケース

業種や業界、職場環境によっては、どうしても仕事量が多くなってしまう仕組みになっています。以下、詳しく説明します。

多忙な業界・職種

その業界や職種自体が忙しいところだと、働く人の仕事量はなかなか減りません。なぜなら、業界の構造はすぐに変えられないからです。たとえば、出版業界や広告業界はどの企業も非常に忙しいとされています。

これらの業種は世間に飛び交う情報を取り扱っているため、従業員が仕事量を調整することができません。納期も厳しく、融通も利きにくいのです。

同じ理由で、放送業界やマスコミも仕事量は多くなる傾向にあります。金融業や保険もノルマが厳格で、従業員のキャパオーバーが起こりやすいといえます。ただし、これらの業界の中にも健全に働ける場所はあり、企業側の裁量は大きいでしょう。

慢性的な人手不足

作業に対して人手が不足し続けていると、1人あたりの仕事量はどんどん多くなっていきます。

なぜなら、個人のキャパシティを超えた量で働かなければ、利益を出せなくなっているからです。代表的な業界を挙げるなら、医療や福祉業界です。

日本では高齢化社会が進行しているため、医療や介護の従事者を増やすことが緊急の課題となってきました。

しかし、業界自体の賃金が低いうえに体力や精神力を消耗しやすく、なかなか就職する人は増えません。その結果、ますます従事者の仕事量は増えてしまっています。人手不足が起こっている業界では労働条件の抜本的な見直しが求められているのです。

上司によるマイクロマネジメント

上司が部下に細かく干渉する「マイクロマネジメント」も仕事量に影響しています。その理由は、些細な作業でさえやり直しを求められたり、上司からの忠告を受ける時間が長くなったりするからです。

マイクロマネジメントでは電話やメールから資料作成まで、ほとんどの業務を上司にコントロールされます。

そのすべてに完璧を求められるため、部下のペースで仕事を進められません。ときには、部下にとってやりやすい方法まで上司に無理やり修正されてしまいます。その結果、部下の仕事量は無駄に多くなっていくのです。

マイクロマネジメントは成長過程の部下に対しては、ある程度の効果を生むこともあります。しかし、マイクロマネジメントにこだわりすぎると部下の負担が大きくなっていくだけです。逆に、部下の自主性を認めてくれる職場なら、仕事量も調整しやすくなるでしょう。

自分に原因があるケース

従業員自身に問題があって、仕事量が多くなっているケースもあります。以下、忙しい人で考えられる特徴を挙げていきます。

完璧主義者

何事も完璧でないと気が済まない人は、仕事量を多くしがちです。なぜなら、肝心な作業だけでなく見直しやアフターフォローにまで時間を割いてしまうからです。

もちろん、作業を隅々まで完璧にやり遂げようとする気持ちは重要だといえます。ただ、いくつもの仕事を抱えている中で、すべての仕事に同じ労力をかけていると、労働時間は長くなるばかりです。

十分に水準を満たしているにもかかわらず、作業を続けるのは非効率的ですらあります。完璧に行うべき仕事とそうでない仕事を振り分け、力の入れ方を工夫することが大事なのです。

業務効率の悪さ

集中力が続かなかったり、仕事に優先順位をつけられなかったりして、業務効率が悪い人も忙しくなる傾向にあります。

その理由は、仕事の精度が一向に上がらないからです。集中力が欠如しているとき、人はミスをしやすくなります。また、優先順位の高い仕事を後回しにしていると、納期が迫ることで焦りが生まれ、精度が落ちます。

業務効率を上げるには、仕事への姿勢を見直して、余裕を持ちながら働くことが肝心です。

キャパを把握していない

自分のキャパシティを把握していない場合も忙しくなりがちです。仕事を次から次に引き受けすぎていると、いわゆる「キャパオーバー」「パンク」と呼ばれる状態になります。

ひとつひとつの作業精度が落ちるだけでなく、漏れや納期遅れなどの問題にもなりかねません。仕事量を考えるにはまず、自分のキャパを把握することが必須です。

仕事が多い現状を解決する方法3選

忙しい毎日を変えたいのなら、仕事への取り組み方を改善しましょう。ここからは、仕事量を減らすための解決方法を3つ紹介します。

業務効率を上げる

仕事量が同じでも、業務効率を上げれば忙しいと感じにくくなります。以下、具体的な方法を4つ紹介します。

優先順位をつける

仕事をするときは、優先順位をつけてからこなしていきましょう。翌日以降でも支障がない仕事なら「優先順位は低い」といえます。

そのかわり、納期までの間が短くて重要性の高い仕事を優先的に処理します。こうすれば、余裕のある状態で重要な仕事に取り組めます。落ち着いて仕事ができるため、焦りによるミスも生まれません。結果的に、忙しさの解消へとつながるのです。

頭を使う仕事は午前中に

優先順位をつけるうえで、思考力をともなう仕事はできるだけ午前に回しましょう。なぜなら午前中の脳は疲労がたまっておらず、フル稼働できる状態にあるからです。

仮に、午後の遅い時間帯になってから頭を使う仕事に取り組むと、午前ほど脳は働いてくれません。精神的にも疲れ切っているため、生産的なアイデアが生まれにくいのです。

たとえば、商品企画やマーケティング戦略の立案などは、午前中に行うのが理想的です。一方で、入力作業や売上報告などの事務作業は、午後にまわすようにしましょう。

仕事は前倒しで進める

もしも余裕があるときは、仕事を前倒しで進めていきましょう。そうすれば、スケジュールに余裕が生まれていくからです。常に余裕のないスケジュールで仕事をしていると、不測の事態に対処できません。

作業のやり直しが許されず、納期遅れにつながってしまうのです。あるいは、休日出勤や残業で後れを取り戻さなくてはならず、毎日がどんどん忙しくなっていきます。

スケジュールによる余裕があると、急な変更やミスがあっても冷静に対応できます。無理な作業をこなさないで、平常運転のまま成果を出せるようになるのです。

報・連・相をしっかりと

社会人の基本といわれる「報告」「連絡」「相談」の「報・連・相」もしっかり意識しましょう。なぜなら、「報・連・相」は情報共有の手段として重要だからです。

「報・連・相」が徹底していれば、上司やチームメンバーが作業内容を共有してくれています。仮に手助けが必要になったとしても、スムーズに応援を頼めるでしょう。

さらに、仕事が誤った方向に進んでいたときは、身近な誰かが警鐘を鳴らしてくれます。そのことで、取り返しのつかないミスになる前から軌道修正を行えるのです。

「報・連・相」がなされている現場では、作業を1人で抱えるような事態が滅多に起こりません。無駄な残業や休日出勤の対策にも、「報・連・相」は大事です。

引き受ける仕事を吟味する

自分が引き受ける仕事を選ぶことも、忙しさを避けるための方法です。以下、仕事の吟味について説明します。

イエスマンにならない働き方

いわゆる「イエスマン」の考え方をしていると、仕事量はどんどん多くなっていきます。なぜなら、周囲はその人を「都合のいい相手」とみなすからです。何を言っても断らない人は、単に便利な存在でしかありません。

楽をしたい社員、忙しい社員は、イエスマンを見つけたら次々と仕事を頼んでくるはずです。そして、一度引き受けてしまえば、それ以降は仕事を断りづらくなっていくでしょう。

そうならないよう、「仕事は断ってもいい」という意識をしっかり持たなくてはなりません。特に、他人から頼まれる仕事については、引き受けるべきか吟味する習慣をつけましょう。

できないことを見極める

社会人には「できること」と同じくらい、「できないこと」の見極めが重要です。なぜなら、何に集中するべきかの方針を見定められるからです。

自分の適性が分かっていない人は、苦手な仕事を引き受けてしまい苦労します。周囲は「引き受けたからにはできるはずだ」と思っているため、手を貸してくれません。

その結果、ますます毎日が忙しくなってしまいます。しかし、できないことをわかっている人はそもそも、苦手な分野の仕事を引き受けません。得意分野を中心に働くため作業スピードは速く、成果にもつながりやすいのです。

さらに、「できること」「できないこと」を周囲に伝え続ければ、職場全体でその人の適性を理解するようになります。そのような状態になると、苦手分野の仕事を頼もうとする人は現れません。得意な仕事が舞い込んでくるようになり、どんどん働きやすくなっていくのです。

誰かのためにではなく自分のために

「会社のために」「チームのために」という考えが強い人は、「自分のために」と考え直してみましょう。

その理由は、自己犠牲の精神から逃れてみるためです。献身的な性格の人は、誰かを助けたいという気持ちが大きくなっていきます。

また、組織の利益に貢献したいと強く願っているケースも少なくありません。ただ、それらの思いだけで過ごしていると、「自分はどうなってもいい」という極端な発想になってしまいます。

自分のために働いている人は、過剰な量の仕事を引き受けません。さらに、たいへんなときも気軽に他人の助けを求められます。

そうやって働けば生産性も高まるため、結果的に組織の利益へとつながるのです。まずは、自分が働きやすいと思えるように組織内での振舞い方を覚えましょう。

上司に業務量・担当領域の相談をする

仕事量を調整するには、上司とのコミュニケーションも大事です。ここでは、上司と仕事を相談する方法について解説します。

相談は具体的に行う

業務量や担当領域の相談を上司にするときは、できるだけ具体的に話しましょう。

その理由は2つです。まず、上司に効果的な対策を考えてもらうためです。相談内容が曖昧だと、上司も深く問題を考えられません。

原因もはっきりしないため、正しい答えを導き出せないのです。「あの業務が続くのはつらいです」「チームで私だけ、あの作業を多く任されています」と細かく伝えれば、上司も応対しやすくなります。

次に、「悩みが深刻である」と分かってもらうためです。仕事量が多すぎるという相談は、捉えようによっては本人のわがままに思われかねません。

そうならないよう、根拠を示していくことが大事です。説得力を持って話せば、上司も「早急に対応しなくてはならない」と考えてくれるでしょう。

自分の希望を伝える

単に「仕事量を減らしてほしい」と言うだけでなく、本人の希望を伝えることも必要です。なぜなら、上司は部下に楽をさせるため、仕事を調整してくれるわけではないからです。

上司や経営陣にはそれなりの意図があり、部下に仕事を振っています。それを最初から調整するのは骨の折れる作業です。ときには、「仕事量を減らさず、今の担当業務をこなせるようになってほしい」と返されることもありえます。

しかし、本人が「私はこのような希望を持っています。そのためには、この仕事量では難しいのです」と言ってきた場合、上司は部下の意思を尊重して真剣に考えてくれるでしょう。

ここでいう希望とはたとえば、「他にやりたい仕事がある」「任せてほしいプロジェクトがある」などです。「介護や育児を手伝いたい」「健康上の問題がある」など、個人の事情も希望に含まれます。

いずれにせよ、「仕事をやりたくない」と主張するよりも、「他にやりたいことがある」と言った方が、上司の心証はよくなります。

面談は繰り返し行う

上司との面談は複数回行うのが一般的です。なぜなら、1回の面談で、仕事量の問題が解決するとは限らないからです。

そもそも忙しい中、長時間の面談を調整すること自体簡単ではありません。30~60分ほどの面談を繰り返し、徐々に解決策を考えていくのが効率的です。なお、仕事量を実際に減らしてもらったとしても、事後に面談の時間を確保してもらい、上司に経過報告をしましょう。


学歴関係なし!やる気を内定に繋げます

仕事量が多いことのリスク

仮に仕事量が過剰に多いまま働いていると、いろいろなリスクが降りかかってきます。ここからは、忙しすぎる人のリスクを解説していきます。

体調不良

忙しさは健康状態に影響します。なぜなら、仕事が多すぎると睡眠や食事の時間が削られていくからです。十分に休息も栄養も得られていない状態で働けば、病気になる確率は高まっていきます。

さらに、睡眠障害や栄養失調などになるリスクも出てくるでしょう。そして、うつ病や適応障害といった精神疾患が引き起こされることもあります。

これらの精神疾患は社会生活の妨げとなり、人間から日々の活力を奪っていきます。治療には長期間を要するケースも多く、治ったように見えても何らかのきっかけで再発しかねません。精神疾患が悪化し、自殺に至った人もいます。

健康的に働き続けたいのであれば、仕事量を放置せず、上司に相談するのが得策です。あるいは、自分で働き方を見直しましょう。

生産性の低下

仕事量が多すぎると、作業効率と生産性が低下していきます。なぜなら、一つひとつの作業にかける時間が少なすぎるからです。また、忙しい職場では深夜や早朝に働くケースも増えていきます。

しかし、睡眠や食事を削って残業しても、作業効率は高まりません。むしろ、つらい残業の間にミスが起こり、ますます仕事が増える悪循環へとはまっていきます。生産性を高めるには、個人の適性を踏まえ、仕事量を調整することが不可欠なのです。

職場環境を変えるのもひとつの方法

もしも職場環境が原因で仕事量が多くなっているなら、転職も検討してみましょう。企業の体質を変えるよりも、職種を変える方が、仕事量を調整するにはスムーズだからです。

ただし、職場選びは慎重に行わなければ、再び似たような企業に転職することになりかねません。理想的な職場を見つけるのであれば、転職エージェントのキャリアアドバイザーに相談するのが賢明です。

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