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【入門編】退職届の封筒の選び方のポイント3選・書き方・郵送のマナーの全知識

退職届を提出にあたり、退職届の作成を終えたら次は封筒を用意しなければなりません。しかし、はじめて退職・転職を行うという方はよくわからず不安なことが多いでしょう。

そこでここでは退職届を入れる封筒の選び方や書き方・郵送のマナーについて初心者の方にもわかりやすいようにお伝えしていきます。

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退職届の封筒の選び方

退職届を封筒に入れる際には、その封筒の選び方のポイントをまず把握しておくとわかりやすいでしょう。例えば以下の3ポイントが考えられます。

①白&無地の封筒を選ぼう!
②退職届のサイズに合っている封筒を選ぼう!
③郵便番号欄の印刷がない封筒を選ぼう!

①白&無地の封筒を選ぼう!

まず封筒は基本的に白くて無地のものを使用しましょう。茶封筒ではダメなのかというところも気にはなるかと思いますが、これは公式文書を入れるものであると同時に誠意を見せる必要のあるものです。

したがって、その封筒を受け取る相手方に誠意が通じるよう、きちんと用意した白い
封筒を用意しましょう。買いやすいところでいくと100円均一ショップなどで購入可能です。

②退職届のサイズに合っている封筒を選ぼう!

なお、無地というところとリンクしますが郵便番号が印刷されていない封筒を選ぶのもまたポイントです。「郵便番号が入っていたらダメなの?」という声が一部から聞こえてきそうですが、実際のところ接待でうはありません。

しかし、退職届を受け取る上司によっては「こんなところのマナーすら知らないのか」などと捉えられてしまう場合もあります。円満に退職するためにも、気を配れるところは抜け目なく行いましょう。

③郵便番号欄の印刷がない封筒を選ぼう!

そして気になる封筒のサイズですが、退職届に合ったサイズの封筒を選ぶようにしましょう。以下に紙のサイズごとに合った封筒の静を記載しておきますので照らし合わせてみてください。

なお、会社にフォーマットが用意されている場合はそのサイズを確認しましょう。

紙のサイズ 封筒のサイズ
A4(210×297mm) A5(148×210mm) B5(182×257mm)
長形3号(120×235mm) 長形4号(90×205mm) 長形4号(90×205mm)

通常、退職届は三つ折りにして封入することが多いです。中でもA4サイズの履歴書をしようした場合にはこれを三つ折りにした大きさにぴったりと長形3号の封筒が合います。

ちなみにA5サイズやB5サイズの退職届を使用した場合には長形4号が合いますが、これはB5サイズの用紙を三つ折りまたは四つ折りにした場合のサイズです。

ただし基本的には三つ折りにしておくことが無難かと思いますので、下記の退職届の折り方をぜひ参考にしてください。


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退職届の封筒の書き方

まず大前提として、退職届もそれを入れる封筒も縦書きで記載するのが無難です。横書きでも問題はありませんが、その場合は退職届も封筒も横書きで統一することを覚えておきましょう。

退職届の封筒の書き方はいたってシンプルかつ簡単です。封筒の表面の中央の少し上方に「退職届」と記入し、裏面の左下に「部署名」「名前」をフルネームで記載しましょう。

なお、記載する際には必ず黒いボールペンを使用してください。カラーは厳禁です。丁寧に記載しましょう。

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退職届の封筒への封入マナー

さて、退職届は封筒さえきちんと記入していたら入れ方は何でもいいというわけにはいきません。ここでは初めての方でもわかりやすい封筒への入れ方をご紹介します。

①記載されている面が内側に来るように折る
②退職届の下から1/3の部分まで折る
③上から1/3の部分まで折る
④逆時計まわりに、90度回転させる
⑤そのままの向きで封筒の裏側から入れる

※参考元URL・・・https://www.nengasyotyuu.com/mamechishiki/letter/

ポイント①相手が読みやすいようにする

退職届を封筒に入れて渡す際には、相手が読む際にいかに読みやすいかに注意するよう心がけましょう。退職届を渡す際に大切なのは誠意を見せることです。

そこで、相手方が封筒を開封してすぐに退職届を読めるようにしておくことが大切です。すぐに読めるような折り方をして、すぐに読めるような入れ方を心がけましょう。

入れ方については、封筒から退職届自体を取り出してから退職届の書き始めが見えるようにしましょう。

ポイント②要しが折れないように注意

退職届が折れていたり汚れていたりすることは厳禁です。何度も繰り返しますが退職届を渡す際には誠意を見せることが重要です。だからこそ退職届が折れていあり汚れていたりしたら、相手方もいい気分はしないでしょう。

封筒に入れる際には封筒に用紙が引っかかるなどしてしまいやすいですが、押し込むように入れるのは避け、ゆっくりとすべらせるように封入してみてください。

ポイント③封筒への糊付けは不要

退職届は上司や人事の担当者などの読み手にすぐ読んでもらえるよう、封をする必要はありません。のりづけも不要です。

ただし封筒によってはのりやシールの付いている場合もあるかと尾pもいますので、その場合は封をしても大丈夫です。ただし、その場合にはボールペンを使用して、封をした部分に「〆」と記載しましょう。

ポイント④クリアファイルは必須!

なお、封筒が汚れたり折れてしまったりするのを防ぐためにも、必ずクリアファイルに入れて持ち歩くことをおすすめします。

鞄の中で遊んでしまわないよう、そのクリアファイルを他の書類に上から挟んでおけばより安心でしょう。

退職届を郵送する際のマナー

さて、退職届を郵送する際には「添え状」を同封するのが基本的なマナーです。これは退職届に限らず社会人が書類を送る際には必ず行うべきマナーなので覚えておきましょう。

この添え状を作成する場合には、何よりも相手に誠意が伝わるように記入する必要があります。したがって丁寧な字でわかりやすく記入することが最低限のマナーとなります。

なお、添え状の書き方については以下の例文をぜひ参考にしてください。

拝啓 貴社、ますますご清栄のことと存じお慶び申し上げます。
この度、一身上の都合により退職させていただくこととなりました。

つきましては同封の通り退職届を提出させていただきます。ご査収の程、宜しくお願いいたします。
短い間ではございましたが、大変お世話になりました。

末筆ながら、貴社のご健勝をお祈り申し上げます。

敬具

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