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【例文つき】総務の志望動機書き方!アピールすべきたった3つのスキルとは?

事務・管理系職種の中では人気の総務職。しかし、実際の仕事に求められるスキルを知っている人は少ないのです。

企業が選考の際に何を重要視しているのか、どのようにアピールして行けば選考に通過しやすくなるのか。

知っておけば選考のプラスになる情報をまとめ、未経験から総務職に就職するための志望動機の書き方もご紹介します。履歴書・職務経歴書で悩んだら_10000社

総務職とは?実際の仕事内容

総務職の仕事内容は多岐に渡り、社内書類の作成・備品や建物の管理・防災防犯関連・社内行事や事業部をまたいでの業務の間に入ったりと様々あります。

また、一般的な中小企業では総務が他の部門の仕事を兼任することが多くあります。経理や人事、法務など幅広い仕事に関われるのも総務職の魅力の一つです。

様々な経験をして専門スキルを伸ばしたい方にも総務職はオススメの職種となっております。

総務職が募集される背景や最近の市場について知ろう

総務職において若手を採用する一番の理由は、将来、役職をになってもらえる方の採用をしたいからです。

総務職は専門的な知識が必要であり急な問題への対応力や責任も求められるため、事務系職種の中では採用ハードルが高めとも言えます。

逆を言えば、会社としては重要な仕事を任せるために採用をしている事が多くあります。

総務職を志望され、実際に求人を探されていらっしゃる方はおわかりかと思いますが、募集の数は全ての求人数に対してかなり少ないのが現状です。

総務は専門的な知識とコミュニケーション能力が必要であり、社内のシステムや業務の進め方を理解していることが必要なのです。

ですので、ほとんどが別の部署で経験を積んでの異動や、知識を持つ総務経験者を中途で採用するといった採用方法を取っています。

【おまけ】第二新卒が未経験で事務・管理系職種に挑戦するときの志望動機例文集

学歴や性別を問わず、事務・管理系職種はとても人気の高い職種です。だからこそ、他のライバルたちに負けないような履歴書を作成することが必至です。そこで重要となってくるのがズバリ志望動機です。

では、事務・管理系職種に転職したい場合に、志望動機をどんな内容にしていけばより効果的なものになるのでしょうか。

例えばですが、管理系職種のひとつである「人事職」に関してはアピールすべきポイントが二つあります。

それは「対応力」「企画力」です。対応力についてをアピールしたい!と思った場合には以下のような内容が考えられます。

「前職ではホテルにおいてフロントを担当しておりました。様々なお客様にご来店頂いたのですが、中にはまったく日本語や英語がわからないといったお客様もいらっしゃいました。

その状況でも、慌てずにイラストやジェスチャーを交えた説明を行うなどお客様に合わせて対応をして参りました。その結果、言葉が通じなかったお客様にも笑顔でご利用頂く事もできました。

この経験を活かし、面接など対応力が求められる業務でも結果を出したいと考え人事職を志望いたしました。」

他にも様々な場合に分けて志望動機の例文を一覧で別の記事にまとめてみました。面接対策用にまとめましたが履歴書の志望動機でも使えますので良ければご覧ください。

総務職に求められるポイントを知って選考通過率を上げよう

コミュニケーション力

総務は社内の方へ業務や協力を依頼したり外部の方と交渉を行ったりと、事務系職種の中ではずば抜けてコミュニケーション能力が必要になります。

社内の業務が円滑に進むかは総務の腕次第なので、コミュニケーション能力の高い総務は重宝される人材であります。

対応力

総務は突発的な業務や依頼を受ける事も多々あります。中にはやっかいなトラブルの仲裁や対応もしばしば。そのため、とっさの対応力に優れている方は総務職の採用において有利と考えられます。

正確さ

総務職は社内・社外を問わずつなぐパイプの様な役割をする事が多くあります。ですので、正確な状況を把握する力が必要となります。

また契約書など重要な書類を扱う機会も多いので、正確さは必須スキルといっても過言ではありません。

総務はもくもくと事務作業をするだけではない!

総務は事務系職種の中でもずば抜けて他の人とコミュニケーションを取る機会が多い職種です。

社内だけでなく、社外とのやり取りもとても多くなります。ほとんどの企業では、総務が法務や経理・人事といった部門を兼任する事が多いのが現状です。

そのため、備品発注の業者から税理士や弁護士といった専門家など、幅広い人と関わって仕事を行う事となります。


仕事選び

【例文つき】総務の志望動機の書き方

さて、ここからは総務職に応募する際の志望動機の例文についてご紹介します。経験者と未経験者では留意するポイントが若干異なりますので、それぞれ例文を見ながらチェックしていきましょう。

【経験者】志望動機・例文

貴社を志望した理由は、貴社の「○○○○」という企業理念が私の××の素材の安全性に対する理念と一致していたからです。

また前職では総務部において○○の企画・運営に携わって参りましたが、スキルが高まるに従って裁量権を幅広く持ちたいと考えるようになったこともあり、企業方針として成長し続けることを掲げられている貴社を志望いたしました。

仕事は多岐にわたることと思いますが、前職で培ったコミュニケーション能力を活かしながら能動的に新しい知識を取り入れ、可能な限り早く会社に貢献したいと考えております。

この志望動機では経験者ならではの、「もっと裁量権を持ちたい」というポジティブな理由が全面に出ています。

経験者の場合はスキル面での心配が未経験者ほどには濃厚でない分、転職理由を重要視される傾向にあります。

中でも特に前職を早期退職している方の場合にはより一層注視されるポイントでもありますので、じっくりと時間をかけて作成しましょう。

またこの志望動機では、前職で培った能力を活かして貢献できることを明確に伝えています。もし全体の文章量がさほど多くないのであれば、具体的なエピソードも盛り込むとより信憑性が増すでしょう。

【未経験者】志望動機・例文

「私が今回貴社を志望させていただいたのは、~~という企業方針に強く共感し、私も**を通じてお客様の成長につながるサービスを提供したいと考えたためです。

私は前職で飲食業に携わっており、そこでは○年間、自店舗での新人教育や本部スタッフとして新規店舗立ち上げに伴う契約等の手続き業務など、店舗内にとどまらず幅広い業務を経験して参りました。

その中でも本部スタッフとして店舗を陰から支える仕事にやりがいを感じ、企業を裏側から支える仕事に一から携わって行きたいと考えるようになりました。

そして、転職活動中に貴社が○○を扱う企業であることや新規支店の立ち上げ業務を行っていく総務職の募集があることを知りました。

これまでに飲食業の経験しか培ってきておりませんが、これまでの業務経験の中で学んだ知識、人間力を活かせると考えております。

その他の業務においてもお客様の生のお声を常にいただけるように心がけ、日々常識にとらわれないお客様ファーストの業務を行うべくお客様の視点に立って遂行してきた経験や、そこで培ったコミュニケーション能力を武器に貴社に貢献していきたいと考えております。」

この志望動機のポイントはまず、志望理由を端的に結論として最初に提示している点です。中途採用とはいえど、企業は多くの応募者を同時に見ている可能性があります。

そのため、まどろっこしい志望動機が書かれているだけで読む気をなくしてしまう採用担当者も中にはいます。特に繁忙期には採用活動に割ける時間も限られてしまうのです。

だからこそ、志望動機の結論は冒頭に記載すると好印象につながります。ぜひトライしてみましょう。

そして次に、前職でどのような仕事をしてきたかを明確に記載している点もポイントです。

もちろんすべてを書くことはできませんが、前職でだいたいどんなことをやっていたのかを伝えられれば、企業側もその人の働きぶりを少しは想像することができます。

また、なぜその仕事に就きたいと考えたのかの明確な理由を、前職での経験をからめて記載している部分もまたポイントです。

ただし自分がその仕事をやっていきたいという理由をただ羅列しているだけでは、「私はこの仕事がしたいんです!」「この会社で働きたいんです!」という熱意ばかりが伝わってきてしまい、企業が自分を雇うことで得られるメリットを伝えることができません。

志望動機ではいかに「この人材を雇いたい!」と思ってもらえるかが勝負ですので、自分のスキルや強みを棚卸しして、企業にアピールできる材料を増やしましょう。

その際に、上記にお伝えしたアピールポイントの3要素のうちどれかひとつでも入っているとより効果的でしょう。

総務の志望動機・NG例文

ちなみに、志望動機を作成する際には職種・業界を問わず、注意しなくてはならないポイントがいくつかあります。

特に未経験者に多く見られるNGポイントがあるため、ここでは未経験者が書きがちなNG例文を見ながらチェックしていきたいと思います。

私は前職で飲食業に携わっており、店舗内にとどまらず幅広い業務を経験して参りました。その中で店舗を陰から支える仕事にやりがいを感じ、総務の仕事に就きたいと考えるようになりました。

そして、転職活動中に貴社が○○を扱う企業であることや新規支店の立ち上げ業務を行っていく総務職の募集があることを知りました。

これまでに飲食業の経験しか培ってきておりませんが、これまでの業務経験の中で学んだ知識、人間力を活かせると考えております。

一見、端的にまとまっていてもっともらしい志望動機になっていますが、よく見ると何が言いたいのかよくわからない、熱意の伝わらない内容になってしまっています。

結論から始まっていない

まず第一のNGポイントは、志望動機の冒頭で「なぜ(未経験から)総務職を志望したのか」が明確になっていないのが問題です。

志望動機の鉄則は結論から書き始めること。採用担当者は数ある応募者の履歴書すべてに目を通しています。中小企業の小さめのチームなどであれば、採用担当者は一人であることも多いです。

採用担当者も人間ですから、一人で多くの応募書類に均等に目を通すのはなかなか難しいものです。中には文章にまとまりがないだけで読む気が失せてしまうこともあるでしょう。

だからこそ、志望動機を書く際にはいかに採用担当者に「しっかりと読みたい」「この人、気になるな」と思わせるかがポイントなのです。

だからこそ冒頭のフレーズは重要なのです。ぜひ、結論をはっきり伝えることによって印象深い志望動機を目指しましょう。

具体的な業務内容がわからない

また、この志望動機はなんとなく出来ているように見えますが、飲食業に携わっていたこと以外、具体的にどのような業務を行ってきたのかが全くわかりません。

どのような業務を行ってきたのかを明らかにすることで、未経験者なりに入社後活かせそうな能力やスキルをアピールすることができますが、それすらもまったく想像がつかない志望動機になってしまっています。

具体的なエピソードがない

そして志望動機には、可能な限り具体的なエピソードが必要です。

例えば接客業に応募している場合であれば、「前職の○○の業務において、お客様に直接”ありがとう”と言っていただけたことが何よりの喜びでした」などのフレーズがあれば、直接お客様と関わらず仕事に就きたいと思った理由として十分です。

その場合には、そのなかでもどうしてその業務を選んだのか、その会社を選んだのかも理由づけを行う必要がありますので留意しましょう。

具体的に企業へ貢献できそうな要素がわからない

先ほども少し触れましたが、志望動機には自分が入社したいという気持ち以外にも、“自分が入社することでこのような貢献ができると考えています”などの、企業にとってのメリットに関する内容を盛り込む必要があります。

企業としてはあくまでも利益を生み出すために採用活動を行っていますので、企業にとってのメリットがないと素直に「採用したい!」と思ってもらえるような志望動機は作れません。

前職(現職)での具体的な業務内容と共に、企業にとってのメリットを盛り込んだ志望動機を目指しましょう。

とはいえ、志望動機の作成は簡単なものではありません。書き方の流れやコツはわかっても、なかなか文章が思いつかなかったり、作成できてもそれが果たして適切なものとなっているのか、不安が残るものです。

そこで近年特に20代の若者に人気となっているのが転職のプロに相談して、志望動機の作成をサポートしてもらう方法です。

転職エージェントでは志望動機の作成をはじめとした応募書類の作成のアドバイスをもらえます。一人での書類作成が不安だという方は、利用を検討してみるのも手かもしれません。


履歴書・職務経歴書で悩んだら_10000社

【人気】志望動機で長所だけ書いていてはダメ。面接官により伝わる志望動機の作り方

今、実際に第二新卒として転職活動をしていらっしゃる方もいるかもしれません。志望動機の作成などを行うことも多いと思いますが、長所だけを書いていませんか?

例えば、志望動機の中で自己PRをする際に、に「私は粘り強い性格です。最後まであきらめずにやり抜く自信があります。」などと書くだけで終わってしまってはいないでしょうか。

これだけでは面接官に長所が何も伝わりません。また、面接官は今まで何百、何千人という候補者を採用するか判断してきたプロです。

そのプロから見た際に、根拠もともなわない志望動機は「内容が薄い」と思われるだけならまだしも、「口で言うだけなら何とでもいえる」と思われる可能性もあるのです。

さらに言えば、「第二新卒には社会人経験がある」という認識があります。

そのため、志望動機にただこんな性格ですと書くだけでは「この子は前にいた会社で何も学んでこなかったのか?」などと思われてしまい、面接官に良くない印象を与えてしまいかねません。

まず志望動機に書く自己PRを作成する際にはそのアピールポイントの根拠となる具体的なエピソードの記載が必要です。

また、その内容をより具体的にするために自己分析を行い、過去の経験を振り返ってみましょう。

志望動機を濃くするポイントと順番はこちらの記事にまとめました。

第二新卒が総務職に転職する際の3ポイントまとめ

【総務でアピールすべき3要素】

  • (1)コミュニケーション能力がカギ
  • (2)幅広い業務を行う事を理解
  • (3)正確性をアピールできるとプラスに

総務職は会社を支えるために多種多様な業務を行うお仕事です。会社ごとに業務内容が異なる場合もありますし、臨機応変な対応も求められるため幅広い知識や経験が歓迎されます。

また、社内では複数の部署やたくさんの人とコミュニケーションを円滑にとる必要がありますので、コミュニケーション能力に自信がある方にはおすすめです。

気遣いや思いやりも重宝されるため、そういったエピソードを自己分析で見つけ、会社への貢献が連想できる形でご自身をアピールしましょう。

加えて、売り上げなどの加点方式で評価される営業職と違い、ミスがあると評価が下がりやすい減点方式の傾向が強いのが総務職。

ミスなく正確に業務をこなし、もしミスしてしまったとしても次ぎ起こさないようにアクションをし続けることも大切です。

しかし、中には志望動機の作成が苦手な方や、きちんと作成できているのか不安な方も多くいらっしゃるでしょう。

そこで、先にも触れましたが転職エージェントを利用して志望動機をはじめとした書類作成のサポートを受ける方法が有効です。

転職エージェントとは、求職者に対して提携している企業の求人を紹介することを主なサービスとして展開している民間の転職支援サポートです。

例えば私たち第二新卒エージェントneoでは、第二新卒者をはじめとした若者を対象に、プロの転職アドバイザーがマンツーマンでご対応。個人の希望条件や性格、適性に沿った求人をご紹介いたします。

加えて面接後のフィードバックや入社後のケア、個人では行いにくい企業との交渉ごとも第二新卒エージェントneoではすべて代行。

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【体験談】第二新卒から転職を成功させた人はこんなにいます!

実はこんなにたくさんの方が正社員転職に成功しています。不安な方もぜひ体験談を読んで安心感や勇気をもらってくださいね。

おわりに、「仕事探し」って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず「不安」と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での「想像とのギャップ」はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

「仕事探し」というものがとてつもなく難しいものに思え、孤独を感じている人もいるのではないでしょうか?

でも、「仕事探し」って実は難しくないんです!

仕事を決めるときに必要なのは「自分の良いところを武器に前向きにぶつかること」、言ってしまえばこれだけなんです。

「でも自分に良いところなんてないよ~…」なんて嘆いているそこのあなた!長所や強みは誰しも絶対にあります。可能性のある存在を否定するほどもったいないことはありませんよ。

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