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始末書の書き方【ケース別・例文】|初めての方向け注意点6つ

仕事でミスやトラブルが起きた際に、会社へその経緯や理由を報告するのが始末書です。場合によっては責任を認め謝罪しなければなりません。

万が一始末書を書かなければならない事態に陥ったとき、私たちはスムーズに文書を作成できるでしょうか?

本記事では始末書の意味や目的をご紹介したうえで、ケース別の書き方を例文つきでご紹介しますので、始末書作成の参考にしてください。

お急ぎの方は目次の項目から自分に当てはまる事例を探し、ご活用ください!

 

始末書とは?

仕事においてミスやトラブルが起きたとき、私たちはその経緯や理由を会社に報告します。

場合によっては責任を認め謝罪しなければなりません。その際に作成される文書が始末書です。

始末書は文章によってミスやトラブルの一部始終を会社に対して報告します。それとともに規約違反や過失への謝罪の気持ちを示し、同じ問題を起こさないことを誓約します。

文章を作成するだけなので、始末書による処分は軽いものだと思う人がいるかもしれません。しかし、始末書の作成は懲戒処分の一種です。

決して軽い罰とはいえません。始末書を作成するような事態にならないように注意しましょう。なお、反省文や顛末書といった始末書に類似する文書も存在します。

反省文との違い

起きてしまった事柄について、反省を示し謝罪やお詫びの気持ちを表す点では、始末書と反省文は共通します。

そのため、始末書は反省文の一種であるといえるでしょう。では、この2つはどのような点で異なるのでしょうか。

始末書では起きた事柄の一部始終を報告し、それとともに反省を示す文書です。

対して反省文は、起きた事柄を振り返ったうえで、自らの過ちを認め改善を誓約することが重視されているといえます。

主に反省文は軽いミスやトラブルが起きた際に提出が求められます。提出先は直属の上司や部署内に限られる場合がほとんどです。そのため、始末書よりも軽微な処分に対して作成される文書といえます。

顛末書(てんまつしょ)との違い

顛末書もまた始末書と混同して考えられがちな文書です。しかし、反省文としての意味合いが強い始末書とはその性質が異なります。

顛末書では、不祥事やミスが発生した経緯を詳細に説明し、同じ問題が起きないようにするための対策を示す必要があります。

そのため、報告書としての色合いが強く、物事が解決した後に提出する場合が多いです。

また、始末書はトラブルの相手先にも公表される場合がありますが、顛末書は主に社内向けの文書として位置づけられています。

始末書の提出は義務?

始末書は就業規則で始末書の提出に関して規定されていない限り、無理に作成させられません。

しかし、ほとんどの会社の就業規則では、始末書の作成は「けん責」という懲戒処分として規定されています。

「けん責」は規則違反や信用失墜行為があった場合に、口頭や文章によって注意し反省を促す処分です。

では、就業規則で規定されてさえいれば、始末書の提出は義務となるのでしょうか。始末書は「事実経過の報告」部分と「反省や誓約を示す」部分から成り立っています。

「反省や誓約を示す」部分を無理やり書かせることは、憲法で保障される「思想・信条の自由」に反すると一般的に解されています。

また、始末書の作成拒否を就業規則違反として処分することも基本的にはできません。

始末書の書き方

始末書の書き方が不適切な場合、今後の人事評価に大きな影響を与える可能性があります。そのような事態にならないためにも、始末書を書く際はその構成に気をつけるようにしましょう。

始末書ではまず起きた事柄を明確に説明しなければなりません。違反内容や過失の具体的な説明、会社や他人にどのような損害や被害を与えたかなどについて述べます。

しかし、文章が煩雑になると意味が伝わりにくくなります。そのため、ある程度簡潔に記載するよう心がけましょう。

次に、起きた事態に対する自分の責任と謝罪の言葉を書き記します。最後に、現状の報告と再発防止策を記載し、過ちを二度と起こさない旨を誓います。

始末書を書く際の注意点

会社からの信用を取り戻すためには、誠意が感じられる始末書を作成して提出することが大切です。なんとなく文中で謝罪の言葉を述べただけでは、反省する気持ちは伝わりません。

それどころか、かえって信用を大きく損なう可能性があります。

また始末書は大きな反省をうながす事案において作成される文書なので、作成にミスがないよう注意しなければなりません。以下では、始末書を書く際の注意点を説明します。

嘘はつかない

始末書の内容には真実のみを記載するように心がけましょう。嘘はつかないで文書を作成するのは、当たり前のことだと思われるかもしれません。

しかし、保身のために嘘を書いてしまう人は少なくありません。嘘といえないまでも、言い訳を書いてしまったり、説明を曖昧に濁すことは、誰にでもあり得ることです。

始末書を書く際には、自分の過ちを素直に認めることが大切です。正直に隠すことなく、事実を書くように注意しましょう。

反省の気持ちを深く伝えるためには、問題を他人の責任にしないことが重要です。

事情によっては他人の責任について書きたくなることもあるかもしれません。しかし、あくまで始末書は自らの反省点について書くものです。

余計なことは書かないように注意しましょう。なお、起きた事案の認識について、会社と当事者で異なる場合があります。

そのようなときは、必ずしも会社の認識に合わせて始末書を作成する義務はありません。

しかし、問題の認識が異なると、嘘を書いていると会社に思われる場合があります。始末書を作成する際には、問題の認識を会社側とすり合わせしておくことが大切です。

年月日・日時などを明確に簡潔に書く

始末書では、不始末の内容を事の発端から順序よく書き記す必要があります。その際に、年月日や日時を明確にすることが大切です。

読み手にとって理解しやすいように書くためには、時系列ごとに整理してから書き始めるとよいでしょう。

もし文章の構成が難しい場合には、起きた事柄を時系列順に箇条書きすれば、把握しやすい文章になります。

また、年月日・日時は表記を社内文書規定に統一するようにしましょう。特に西暦と和暦が混同してしまうと、年月日の把握が難しくなるので注意が必要です。

提出のタイミングに注意

始末書は、問題となる事態が終息した後、なるべく早い時期に提出する必要があります。

事態の終息とは、問題の解決方法や再発防止の手段がわかった時点、もしくは問題に対する処分が下された時点です。

では、問題となる事態が継続している場合や、問題解決のための調査が長引いている場合はいつ始末書を提出すればよいのでしょうか。

この場合には、始末書を作成するのではなく、まずは直属の上司に相談するようにしましょう。提出のタイミングに注意したくとも、当事者では最適な時期の判別がつかない場合があるからです。

また、始末書の提出時期が決まらない場合であっても、問題の途中経過について、上司に報告しておくことは大切です。

もちろん、上司に始末書を提出するように言われたなら、その期限は必ず守らなければなりません。

簡潔に書く

始末書は読み手にとってわかりやすい文章で書くことが重要です。詳細に説明することも大切ですが、履歴書のように隅々まで文字で埋める必要はありません。

読みやすいように、要点をまとめて簡潔に書くことを意識しましょう。

遠回りな説明の仕方や、曖昧な言い回しを避け、主観的にならないように気をつけながら客観的事実を書くように心がけましょう。

黒ペン使用で「です・ます調」

始末書の本文は「です・ます調」で整え、手紙のような書簡文で文書を書きます。会社に指定の用紙がないときにはA4サイズの紙を使うとよいでしょう。

筆記具は黒色のボールペンが最適です。書き損じがあった場合には、修正や訂正はせず別の用紙に新しく書き直します。

手書きかパソコンかは上司などへ相談

始末書は自分の不始末を謝罪し、反省の意をあらわす文書です。そのため、手書きで書くものだと一般的に思われてきました。

しかし近頃ではパソコンの普及にともない、始末書の手書きは少なくなってきています。自分が始末書を書く際には、手書きとパソコンのどちらを選べばよいのでしょうか。

これは、会社の規定や慣習によって異なります。始末書を提出する必要ができた時は、上司などに相談しておきましょう。

始末書の書き方・例文

以下では事例ごとに応じた始末書の書き方・例文を紹介します。なお、始末書を書く際には、本文の上に日付・提出先・所属と氏名を記載します。

本文の上に記入する内容

始末書

令和○○年○○月○○日

代表取締役社長○○様

○○部○○課 氏名

始末書では「拝啓」などの冒頭の挨拶は書きません。日付・提出先・所属と氏名を記したなら、本文を書きはじめます。

日付や役職の呼び名については、社内文書規則に従うようにしましょう。日付には始末書を作成した日もしくは提出日を記入します。

提出先は、特段の指定がない限り自分が所属する部署の長もしくは社長です。しかし、提出先は自分で決定せずに、まず直属の上司に相談して決めるようにしましょう。

始末書の本文の最後には「以上」と記入します。「敬具」のような結びの語は必要ありません。

なお、社内に始末書のテンプレートが用意されている場合は、その書式に従って始末書を作成します。

遅刻したケース

私は令和〇年〇月から〇月までの間に、6回始業時間に遅刻したことを深くお詫び申し上げます。まことに申し訳ございませんでした。
私は令和○年〇月〇日に引っ越しをして以来、最寄り駅までバスを利用するようになりました。しかし、バスの本数が少なく遅延が多いため、予定している時間に最寄り駅で電車に乗り替えられない事態が続いています。その結果2カ月の間に6回も遅刻し、多大な迷惑を会社ならびに職場の方々にかけてしまいました。
こうした遅刻を繰り返さないために、〇月〇日より最寄り駅まで原動機付自転車で通勤することにしました。今後は二度と遅刻しないように細心の注意を払う所存です。また、万が一の事態に備えて、より早い時間の出勤を心がけます。

遅刻の期間や回数を記載する

1回だけの遅刻で始末書を書かなければいけない事態になることはまずありません。遅刻のケースでは、常習的に遅刻を繰り返している場合がほとんどです。

そのため遅刻のケースでは、客観的に事態を把握しやすくするため、遅刻した期間と回数を記載することが大切です。その上で遅刻の内容と原因を書き記します。

会社からの貸与物の紛失物をしたケース

令和〇年〇月〇日、自宅において会社から貸与していた制服を紛失してしまいました。制服を返却できなくなったことについて、深くお詫び申し上げます。
私は〇月〇日の午後7時に、制服を洗濯するために紙袋に入れて会社より持ち出しました。〇月〇日の午後8時、自宅に到着したときに紙袋がなくなっていることに気付きました。会社から自宅までの間を探したものの紙袋は見つからず、〇月〇日の午前11時に警察に遺失物届を提出しています。しかし、制服はまだ見つかっていません。
今後はこのようなことが起こらないように、制服を持ち帰る際は手荷物に一層の注意を払うことを心がけます。申し訳ありませんでした。

紛失物制服1枚

会社からの貸与物を紛失した場合のポイント

会社からの貸与物をなくしてしまった場合には「紛失したもの」と「紛失に気づいた日時」を必ず書くようにしましょう。

その上で紛失場所、状況、原因などを分かる範囲で書き記します。

何を紛失したのかを明確にするため、始末書の末尾に紛失したものを箇条書きしておくとよいでしょう。なお、盗難のおそれがある場合にはその旨も記載しておく必要があります。

交通事故を起こしたケース

令和〇年〇月〇日午前〇時、〇県〇市〇町の路上において、社用車を縁石にぶつけてしまいました。その結果、社用車のフロントバンパーを破損しました。この事故によって社用車を傷つけてしまったことを、深くお詫び申しあげます。
事故の原因は私の前方不注意です。取引先である○様方へ向かう際に、前方を注意しないままカーブを曲がったため、曲がり角に置かれた縁石に接触してしまいました。縁石に損害はなく、私の身体にも損傷はありません。この事故で破損したフロントバンパーは現在修理中です。
今後このような事故を起こすことがないように、運転には細心の注意をはらって臨むことを約束します。まことに申し訳ありませんでした。

交通事故のケースでは5W1Hを重視

交通事故では「誰が(who)」「いつ(when)」「どこで(where)」「どんな(what)」事故を起こしたのかを説明する必要があります。

その上で「事故の原因(why)」と「事故の状況(how)」を説明します。くわえて、損害状況についても説明しておくとよいでしょう。

なお、相手方がいる場合には、示談などの話し合いの結果も記述するようにしましょう。

部下の不祥事があったケース

令和〇年〇月〇日、営業部に属する○○が会社支給のノートPCを都内の居酒屋に置き忘れたまま帰宅しました。
翌日になってから都内の居酒屋に連絡を取ったものの、ノートPCは見つかりませんでした。現在、警察に盗難届を提出して探しています。
この失敗は〇〇が引き起こしたものですが、私には〇〇の仕事を管理する立場として重大な責任があります。
私の部下である〇〇が会社の備品を紛失した上、内部データの流出の可能性がある事態を引き起こしてしまったことを、深くお詫び申しあげます。
今回の不始末に関して、〇〇は二度とノートPCを紛失しない旨を誓約しました。私もまた反省と謝罪を述べるために本書を提出します。
二度とこのような失態を起こさないようにするため、社内のノートPC管理体制の見直しを行います。誠に申し訳ありませんでした。

自らの責任を記載する

上司とはいえ、部下の失態について責任を全て被る必要はありません。しかし、上司には部下を管理・指導する立場としての責任があります。その点を始末書の中で述べるとよいでしょう。

ノートPCを破損したケース

令和〇年〇月〇日午前11時頃、打ち合わせ先の株式会社〇〇へ移動している際に、ノートPCを落下させてしまい、次のような損害が発生しました。

ノートPC 10万円 全損
ACアダプター 1万円 コネクター付近の断線
合計 11万円

この度の事故は全て私の責任です。会社に損害を与え、関係者のみなさまにご迷惑をおかけしたことを深く反省しております。大変申し訳ありませんでした。
今後はノートPCを運ぶ際には、落下しないように注意を払うとともに、保護ケースを使って落下に備えます。二度と同じ失敗を繰り返さないことを、ここに誓います。

損害についてわかりやすく記載しておく

ノートPCに限らず、物を損壊してしまった場合には、その損害額を箇条書きで示しておくと、わかりやすい始末書になります。

顧客からのクレームがあったケース

私は令和〇年〇月〇日、当社サービスセンターでのお客様対応において、未熟な接客態度を取ってしまいました。
その結果、お客様である〇〇様に多大なご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。
〇〇様は令和〇年〇月〇日の15時頃来店され、予約していた商品が欲しいとサービスセンターで私に声をかけました。
私はすぐにバックヤードに商品を取りに行ったのですが、その間に他のお客様から声をかけられたことで、〇〇様の依頼を失念してしまいました。
私が○○様の依頼を思い出したのは20分後です。すぐに予約した商品を持ってサービスセンターに戻りましたが、すでに○○様の姿はありませんでした。
〇〇様に連絡を取ろうとしましたが、電話は繋がりません。同日18時頃、本社お客様センターを通して〇〇様からお叱りの言葉をいただきました。
本件は私の接客能力の未熟さが招いたものです。大変申し訳なく思っております。また、わたしのサービス対応の至らなさで会社に大きなご迷惑をかけてしまいました。
その点についても改めてお詫びします。申し訳ありませんでした。以後、このような失敗を起こさないように、より一層の注意をもって接客にあたることを誓います。

請求書の計算ミス

私は令和〇年〇月〇日付けで作成された、株式会社〇〇様への8月分請求書の計算を間違ってしまいました。
私の不注意で計算を間違えたことで、本来よりも大きな額面を請求しています。それによって株式会社〇〇様および会社に多大な損害を与えてしまいました。
ご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。
今後このような失態を二度と起こさないように、細心の注意をしながら請求書の点検作業をすると誓います。誠に申し訳ありませんでした。

不良品の製造

令和〇年〇月〇日に、私が担当している製品(品番〇〇)から不良品が10個発生しました。
不良品が発生した原因は、私が手順書通りに製品の製造をしなかったためです。会社に多大な損害を与え、関係者にご迷惑をおかけして大変申し訳ありません。
今後同じような事態を起こさないためにも、手順書を順守して作業に励むことを約束します。何卒ご寛大な処置をお願い申し上げます。

不良品について詳細に書く

不良品の製造における始末書では、発生した不良品の型番と個数を記載することが大切です。

社内規則違反のケース

私は令和〇年〇月〇日から令和〇年〇月〇日までの間、服務規程第〇条に規定される兼業の禁止に違反し、飲食店「〇〇」でアルバイトをしていました。申し訳ありませんでした。
知人から勤めている店の人手が足りないと聞き、軽い気持ちで手助けをしたのがアルバイトを始めるきっかけです。
報酬は時間給で受け取っていました。社内規則を確認したところ兼業は禁止されていたので、令和〇年〇月〇日にアルバイトは退職しています。
このような事態になったのは、私が就業規則を理解していなかったことにあります。私の軽率な行動が会社に迷惑をかけてしまい猛省する次第です。
ご迷惑をおかけしたことを深く反省し、お詫び申し上げます。今後は、就業規則を念頭において社会人としての自覚がある行動をとることを誓います。

いかがでしょうか。実際に始末書を書く際は緊急度が高い状況だと思いますので、是非本記事をご活用いただけたらと思います。

また、最も大切なのは始末書を書かなくてもいいように日々管理業務を行うことです。リスクに備えることで更なるご活躍が出来る事をお祈りいたします。

本記事の他にも仕事を進める上で役立つ記事を発信しておりますので、是非合わせてチェックしてみてください。


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