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【辞退理由別~例文付~】選考辞退をメールで伝える際のポイント!

就活で複数企業への応募を同時進行していると、途中で選考辞退を考える場面になる可能性があります。

そのようなとき、どのように決断し行動すればよいか、あらかじめ知っておくと安心です。

この記事では、選考辞退をすべき状況になったときはどのように行動すればよいのか、企業へはどのように伝えるのが望ましいのかなどについて解説します。

選考辞退の理由

就活における選考辞退とは、応募すると決めて書類を送ったにもかかわらず、入社選考を途中で辞退することです。

自分から志望したにもかかわらず、途中で受けるのを辞めるのはなぜなのでしょうか。ここでは、選考辞退の理由として考えられるものをいくつか紹介します。

志望度の高い企業の選考と重なった

複数の企業を受ける場合、すべての企業に対して同じ志望度合いということはないでしょう。いずれかに受かればよいと思っていたとしても、それぞれ第一志望、第二志望といった優先順位はあるはずです。

そのような状況で、同じ日で近い時間に複数の面接が重なったら、どれか1社を選んで残りの企業は断ることになるでしょう。

時間帯が重なっていなければ同日でも受けられるとはいえ、移動時間なども考慮して一方を断念しなければならないケースもあります。このような場合は、わずかな差でも、志望度合いの強い方を選ばざるを得ません。

また、選考辞退といっても、辞退するタイミングは人によって違います。面接を受ける前に辞退する人、1回以上面接を受けてから内定が出るまでの間で辞退する人などさまざまです。

もしも面接まで進んだ企業と説明会段階の企業に呼び出された日が重なったとしたら、面接を選ぶということもあるでしょう。

書類を送った段階では他社に対する志望度が高かった場合でも、選考が進んでいくうちに変化していくこともあります。その時点で志望度がもっとも高い企業を第一に考えるのは自然なことです。

第一志望で内定が出た

第一志望とは、もっとも入社を希望している企業のことですから、そこで内定が出たら、当然そのまま入社手続きへと進むでしょう。

そうなると、それ以降は他の企業の選考を受け続ける意味がなくなります。

もしも、そのまま入社意思のないまま選考を受け続けると、本気で入社を考え選考に臨んでいる他の就活生の迷惑になるかもしれません。選考辞退するのが自然な流れです。

確かに、面接前の選考段階ならそのまま放置しておいても大きな問題にはならないかもしれません。いずれ時期が来れば受けるのを辞めたことが伝わるだろうと思うかもしれません。

しかし、それ以上の選考を望まないのであれば、自分側から辞退の申し入れをしておいた方が無難です。

辞退の意思を示さないままでは、企業側からは入社を希望する意思があるように見えている可能性があります。就活生の対応にはどの企業も多くの費用をかけているので、できるだけ早く連絡を入れた方が迷惑をかけずに済むでしょう。

企業研究を進めるうちに自分に合わないと感じた

自分に合わない点が一カ所見つかると、さまざまな点が合わないように思えてきます。そうなるとなかなかよい面に目が向かなくなるでしょう。

そのまま選考を受け続けることにも疑問を抱くようになります。ぜひ入社したいという気持ちが薄れてしまうため、就活へのモチベーションが大きく後退する原因になりかねません。

興味を失ったまま選考を受け続けるよりも、できるだけ早い段階で選考辞退するのが望ましい形でしょう。そのまま選考を受け続けても、いずれは離脱することになる可能性が高いからです。

この企業は自分には合わないと思い込むと、気付かないうちに態度に出てしまいます。マイナスな感情をもったまま選考に臨んだとしてもよいことにはなりません。

選考を早めに辞退して、関心を持てる企業に絞って受けていく方が効率のよい就活ができるでしょう。

一次面接で企業への印象が悪かった(二次面接を辞退)

一次面接の段階で悪い印象を持つと、その企業への関心が大幅に薄れてしまいます。それまでその企業に対して抱いていたよいイメージが完全に消されたうえに、マイナスの感情が生まれてしまうためです。

志望度が上位の企業であるほど、就活に対する情熱やモチベーションも失われてしまいます。悪い印象を持ち続けたまま選考を受け続けるよりも、早い段階で辞退した方が先々のためになるかもしれません。

ただし、面接で悪い印象を受けるきっかけが何であったか、思い起こしてみる必要はあります。もしかしたら、きっかけは自分にあったかもしれないからです。

自分側の問題で悪い印象を持つことになったとしたら、他の企業でも同じことを感じる可能性があります。

思い当たる原因がないのに悪い印象を受けたのであれば、やはり企業との相性が悪いのかもしれません。

その場合は、そのまま選考を受け続けてもよい結果には結びつかないでしょう。途中で選考を辞退することは間違っていないといえます。

体調不良等の自己都合

自己都合にはさまざまなものがあります。努力次第で避けられるものもあれば、避けられないものもあるので、一概によいとも悪いともいえません。

たとえば、体調不良が原因の場合、選考を途中で辞退するのもやむを得ないといえます。まずは体調を整えることが重要です。

このまま選考を受け続けて内定を勝ち取れたとしても、健康上の理由で入社できない可能性もあります。健康状態を立て直して、仕切り直すのは正しい選択でしょう。

選考を受けている間に、周りの状況が変わって受けられなくなるということもあるかもしれません。

たとえば、大学生の場合は卒業見込みで就活をしています。単位を落として予定通り卒業することができなくなれば、途中で選考を辞退せざるを得ません。

急に条件が変わった場合も選考を辞退せざるを得ないでしょう。

実家の家業を継がなければならなくなった、家族の看病で近くでしか働けなくなった、子どもができて働けなくなったなど、さまざまな理由が考えられます。

選考辞退する前に考えること

選考辞退につながる理由は人によってさまざまです。企業側も、途中で辞退者が出ることはある程度想定しています。

しかし、とっさの思い付きで辞退することは避けた方がよいでしょう。ここでは、選考辞退する前に一度立ち止まって考えるべきことについて解説します。

後戻りはできない

一度辞退を決めたら後戻りはできません。辞退したらその企業をもう一度受け直すことはできないということです。

たとえば、学生の就活の場合、最初に内定を受けた企業を選び、他は全部辞退してしまうということが少なくありません。

しかし、1カ月ほどすると、「やはり他の方がよかったのではないか」と感じて就活を復活させる人がいます。

もちろん入社できるのは1社だけですから、どこかのタイミングで他社をすべて断らなければなりません。しかし、迷う余地があるのであれば、選考を辞退するタイミングではない可能性があるということです。

とくに、志望度の高い企業や一次面接を通過した企業の選考を辞退する場合は、本当に辞退してよいのかよく考えましょう。

他社を受けてみてから、やはり辞退した企業がよかったと感じても手遅れです。さまざまな方向から吟味して、本当に入社して後悔しない企業を残すようにする必要があります。

先に内定が出た企業が入りたい企業でない場合は、志望度の高い企業の選考を断るのは止めた方がよいでしょう。後で断るのが面倒などと考えず、将来の自分にとってもっともよい選択をすることが大事です。

他の方法は無いか考える

複数企業の面談日が重なったとき、本当に1社を除いてすべて辞退せざるを得ないのか、一度冷静に考えてみる必要があります。

工夫すれば、すべて受けられるかもしれません。たとえば、移動の都合で受けられそうにないのであれば、すばやく移動できる手段を探したり、移動距離を短くしたりすることで解決するかもしれません。

Web面談と直接の面談で移動の問題が発生しているなら、面談会場の近くでWeb面談を受けることはできないか、最後まであきらめずに考えてみましょう。

体調不良で面談を受けられない場合も、いきなり選考辞退ではなく、事情を話したうえで面談日を変えてもらう交渉をしてみましょう。

可能性は薄くても、交渉する姿勢を見せることは大切です。志望度の強さを感じてもらうことにつながり、別の日程を組んでもらえる可能性もあります。

最後までやれることをやったうえで、選考を辞退すると決めたのであれば、後で迷うこともないでしょう。後で後悔することはないと自信を持って辞退という決断ができるようにすることが重要です。

許容できる範囲ではないか考える

学生や第二新卒の就活では、企業の風土やカルチャーが合わないという理由で辞退する人が多く見られます。

しかし、すべての条件が揃った企業は見当たらなくて当然です。何かひとつ条件が引っ掛かったからといって、それを理由にすぐ辞退してしまうのは早すぎます。

おそらく、数カ月後には後悔することになるでしょう。辞退するのであれば、引っ掛かった条件が本当に自分にとって許容できないものであるかしっかり考えてからです。

また、一次面接の面接官の態度が気に入らなかったという理由で辞退するという場合も、少し冷静になって考えた方がよいかもしれません。

そこで自分が辞退することは、採用を争う他の人の助けにはなっても、自分にとってプラスになるでしょうか。面接に不慣れな人が一次面接だけ担当していることもあります。

次も同じ面接官に合う確率はあまり高くありません。二次面接を受けることによって、その企業に対する印象がまた変化する可能性もあります。

辞退しようと考えた原因が本当に許容できないことだったのか、冷静に振り返ってみましょう。

選考辞退のマナー

選考辞退を決めたら、黙って放置していてはいけません。相手は企業ですから、きちんとマナーを守って、辞退する旨を伝えるようにしましょう。この段落では、選考辞退をする際に守るべきマナーについて解説します。

決断したらすぐ連絡

辞退すると決めたら、できるだけ早く連絡するのがマナーです。企業が自分ひとりを相手にしていると思ったら大間違いです。

常に多くの就活生との日程調整を行っているため、ギリギリになってから断ると、時間に穴を開けてしまうことになります。

とくに、早い段階の面談を担当する社員は、自分の仕事を調整しながら面談の時間を作っている場合がほとんどです。

なんとか時間をやりくりして時間を作り出したにも関わらず、ギリギリになってから断られると、完全に日程が崩れてしまいます。先方にできるだけ迷惑をかけないよう、すぐに連絡するのがマナーだと心得ておきましょう。

面談日が近づいてから連絡すると、相手に対して失礼なだけでなく、自分の決心も揺らぐ原因になります。

決心は揺らがなくても、辞退しづらくなり、ストレスが続くことになるかもしれません。相手に対して配慮することは、自分にとってプラスになる面もあります。

同じ業界を目指しているなら、将来取引先になることもあるからです。将来どのようなことがあっても、自分にマイナスの影響が出ないようにするためには、マナーを守った行動をとることが大切になってきます。

連絡なしは絶対NG

約束を変更する際に前もって連絡を入れなければならないのは、選考辞退の場合に限ったことではありません。

相手の都合を配慮して早めに連絡を入れることは、ビジネスの基本マナーです。

企業側からすれば、一定の割合で選考の辞退が出ることは想定済みですから、選考を断ることに対して、しつこく文句を言われるケースは少ないでしょう。

問題になるとしたら、辞退する手段やタイミング、言葉遣い、態度などのはずです。マナーを守って伝えればわかってもらえます。

断った後はつながりがなくなるから、黙っていかなくなっても大丈夫だろうなどと思ってはいけません。

どこでどのようなつながりがあるかわかりません。社会に出ると、受けていた会社が取引先やお客様になることもあり得ます。

とくに同じ業界の企業に入る場合はその可能性が高いのですから要注意です。万が一、担当者に顔や名前を覚えられていたら、将来入社する会社にも迷惑がかかってしまうかもしれません。

手段はメールor電話

選考辞退の連絡手段は、メールでも電話でも構いません。電話の方が丁寧だという意見もありますが、電話は何回かけ直してもつながらないことがあります。

やっとつながったと思っても、相手が休んでいたり席を外していたりすれば、また改めてかけ直さなければなりません。

翌日電話をかけ直すなら、メールで連絡した方が早く伝わります。相手の立場に立って、辞退の意思を素早く伝えることを意識しましょう。

かつては、何事も電話でしなければ失礼に当たるという意見が多く聞かれました。

しかし、いまやスマートフォンの利用が当たり前の時代です。ビジネスの連絡もメールで取り合うことが一般的になりました。

就活の連絡にもメールが当たり前のように使われています。そのため、就活の担当者は、一日に何度もメールのチェックをしているはずです。

件名の付け方等を誤らなければ、直ぐに開いてもらえるので、メールで連絡した方が早く相手に伝わる可能性もあります。

【例文】選考辞退の伝え方

選考辞退のメールは、件名を見ただけで選考辞退であることがわかるようにすることが大事です。

「選考辞退のお詫び」あるいは「選考途中辞退のご連絡」として直後に名前を入れるようにすると、直ぐに開いて中身を確認してもらえます。

理由は詳しく伝えなくてもマナー違反ではありません。失礼にならない範囲で簡潔に伝えるようにします。

最後の署名は氏名だけでなく、電話番号やメールアドレスなども入れるのがビジネスマナーです。ここからは、辞退の意思が伝わり、なおかつ失礼にはならない辞退メールの例文を紹介します。

case1.他社から内定をもらい辞退

他社から内定をもらったためにそれ以降の選考を辞退する場合は、そのことを率直に理由として書いて構いません。

就活生が同時進行で複数の企業の選考を受けていることなど、採用担当者にとっては想定内のことでしょう。最初に内定をもらったところを選ぶから辞退するという理由なら、採用者も納得しやすいはずです。

本文は最初に相手の会社名と役職・名前を書き、続けて伝えたい内容を書きます。

時候の挨拶や拝啓、敬具などの言葉はいりません。

「いつもお世話になっております。〇月〇日〇時から面接の時間を取っていただいている○○です」

のように簡単な挨拶と共に自分が誰であるかを伝えます。そして、本題です。

選考辞退することを最初に書かなければなりません。

「せっかくお時間をいただきましたが、他社から内定をいただきましたので、今後の選考を辞退させていただきたく存じます。」

のように書きましょう。これ以上、理由について詳しく触れる必要はありません。

その後は、失礼をお詫びする内容にします。

「貴重なお時間を割いていただきましたが、このようなご連絡をすることになり、大変申し訳ありません」

と好意に報いることができなったことを詫びる文章を入れると良いでしょう。

「誠に身勝手な申し出ですが、なにとぞご容赦くださいますようお願い申し上げます」

と辞退の許諾をお願いする文章も入れるようにします。そして

「本来は、直接お伺いしてお詫びすべきところですが、メールでのご連絡となること、重ねてお詫びいたします」

のように、メールでの謝罪になった点を詫びる一文を入れることも大切です。最後は、

「末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます」のように、ビジネスメールの定型文で締めます。

case2.家庭の事情

家庭の事情で選考を辞退する場合でも、ほとんどの部分は他社から内定をもらった場合と同じで構いません。

異なるのは理由の部分だけです。理由については詳細に触れなくてもマナー違反ではないので、

「一身上の都合により」や「諸般の事情により」

という形でよいでしょう。最初に挨拶をして自分の名前を名乗り、最初に「選考辞退」という結論を告げてから、好意に報いられないことを詫び、辞退を決めたことの許しを請うという流れです。

case3.一次面接でイメージしていた企業と異なっていた(二次選考辞退のケース)

一次面接でイメージしていた企業と違うと感じた場合の二次選考辞退を伝えるメールも同様です。

わざわざ「一次面接でイメージと違うと感じたから」などという本当の理由を伝える必要はありません。

企業にとって重要な点は、なぜ辞退するのかという理由ではなく、1人選考の枠から外れるという事実です。

ですから、理由は家庭の事情の場合と同様、「一身上の都合により」「諸般の事情により」で構いません。実際に内定が出ていなくても、「他社から内定が出たため」と書いても、後で問題になることはないでしょう。

よくある質問

最初から、途中で選考辞退することを意識している就活生はあまりいないでしょう。その分、現実に選考辞退しなければならなくなったときに慌ててしまいがちです。

そこで、選考辞退しなければならなくなったときでも落ち着いて対処できるように、よくある質問を3つ紹介します。

Q:内定辞退のメールは何時ぐらいに送ると良いのでしょうか。マナー違反になるような時間帯はありますか。

A:結論からいうと、営業時間内に送るのが理想です。メールは深夜でも早朝でも自由に送れるものですが、選考辞退メールはすぐに中身を確認してもらわなければなりません。

しかし、時間外に送ると大量のメールに埋もれてしまう可能性があります。始業直後に前日からのメールをチェックするので、そこで気付いてもらえないと大変です。

営業時間内なら、新たに届いたメールをチェックすることになるので、直ぐに気付きやすいでしょう。速やかにメールの中身を確認してもらうためにも、営業時間内に送ることが大切です。

ただし、仕事の都合などで夜間や早朝しかメールを送れない場合は、仕方がありません。「夜分遅くに申し訳ありません」「朝早くから失礼します」等の一文を入れたうえで送りましょう。

Q:選考辞退メールを送ったら先方から返信が来ました。それに対する返信はするべきでしょうか。

A:返信メールへの返信は不要です。企業の採用担当者から届いた返信は、「選考辞退のメールを受け取り、その旨承諾しました」という意味の確認メールです。

それに対して、更にメールを返すとかえって先方に迷惑がかかります。なぜなら、採用担当者のもとには毎日大量のメールが届くからです。

既に選考を辞退した人から、返信に対するお礼のメールを受け取っても煩わしいだけでしょう。採用担当者からしたら、既に選考が終わった相手なので、それ以上の返信はいりません。

Q:選考辞退のメールを送りましたが、企業側から何の反応もありません。届いていないのか気付いてもらえていないのかも分からず不安です。どうしたらよいでしょうか。

A:返信がないなら電話かメールで確認しましょう。中にはわざと選考辞退のメールに返信しない企業もあります。

電話を入れる際は、返信の催促をしているように聞こえないように注意しましょう。

「返信はまだですか」ではなく、「〇月〇日の〇時頃に選考辞退のメールを送ったのですが、無事届いているでしょうか」と聞くと角が立ちません。

メールを再送信する場合は、前回と同じ文章をそのまま送るのではなく、「先日ご連絡を差し上げた○○です」というように、再度送っていることが伝わるように直します。

「何度もご連絡差し上げて申し訳ございません」としたうえで、返信がないため届いているかどうかの確認ができず困っていることを伝えるようにしましょう。

まとめ

選考辞退は、就活をしたことがある多くの人が経験しています。ただし、皆さん共通して気が重いという感覚を持っているようです。

選考辞退しなければならないのが不安だという場合は、転職エージェントを利用するとよいでしょう。

たとえば、担当のカウンセラーが、企業との日程調整や書類作成のサポートをしてくれるうえに、辞退の連絡までしてもらえます。

自分だけでは不安なことが多く、挫折しそうに感じるかもしれません。状況に応じたサポートをしながら身近に寄り添ってくれるエージェントのカウンセラーを上手に活用しましょう。


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