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【例文】「夜分に失礼します」は何時から使える?そもそも失礼?注意点3つ

夜遅くに電話やメールをしなければいけない場合に、「夜分に失礼します」と言葉を添えるのは一般的なマナーとなっています。

しかし、「夜分に失礼します」とは具体的に何時頃を指しているのでしょうか。

また、必要に駆られて夜間に連絡をしなければならなくなったときは、何に気を配ればよいのでしょうか

以下では、「夜分に失礼します」の意味や使う時の注意点を解説し、例文を紹介します。

「夜分に失礼します」の意味

「夜分に失礼します」の意味を厳密に説明するなら「遅い時間に連絡をしたことについて、心苦しく思っており謝りたい」となります。

多くの人は、夜になると仕事を終えくつろぎの時間を過ごしています。なかには、眠ってしまっている人もいるでしょう。

そのような時間をつぶしてしまう事に対して、お詫びの気持ちが込められた言葉といえます。

ところで「夜分」とは、どの時間帯を指しているのでしょうか。「夜分」が指す時間帯には2つの捉え方があります。

1つは、日が沈んでから明け方までの時間帯です。この意味の「夜分」では、季節によって指している時間帯が変わります。もう1つは、午後11時から午前2時の時間帯です。

しかし、昨今では言葉の捉えられ方が変化してきているので、人によって「夜分」の指す時間帯がまちまちに捉えられがちです。

厳密に時間帯を意識せずに、就業時間終了後の夜間に連絡をとるのであるなら、「夜分に失礼します」と一言添えた方がよいでしょう。

「夜分」とよく似た表現の仕方に「夜中」や「深夜」という言葉があります。

「夜中」は「夜分」と同じ時間帯、「深夜」は午前0時から午前2時までを指します。似ているようで少し指し示す時間帯が異なるので、使う際には注意しましょう。なお、「夜分」の読み方は「やぶん」です。

「夜分に失礼します」は失礼?

終業後の夜間に電話やメールが届いてびっくりしてしまったことはないでしょうか。夜間の連絡は、ほとんどの人が驚きます。

タイミングによっては連絡をした相手に悪い印象を抱くかもしれません。そんなとき、電話やメールに「夜分に失礼します」と一言添えられているだけで、驚きや悪印象を和らげる効果が期待できます。

遅い時間に連絡を受け取る相手に対して、言葉を添えることで申し訳なさを表しているからです。

この言葉を添えることで、相手の事情に配慮をしていることが伝えられるので、悪印象が生まれることを防ぐ効果が期待できます。

このような効果を持つ言葉は、クッション言葉と呼ばれ、ビジネスシーンでよく用いられています。「夜分に失礼します」という言葉もクッション言葉です。

相手に対する配慮から使われる言葉なので、「夜分に失礼します」という言葉も、失礼にあたらないといえるでしょう。

その他クッション言葉には「恐れ入ります」「お忙しいところ申し訳ありません」などがあります。


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「夜分」に連絡を入れる際の注意点3つ

仕事をしていると、どうしても日中に相手方と連絡がとれず、終業後に電話やメールをしてしまう場合があります。

ですが、ビジネスシーンでは終業後に連絡を取ろうとするのはマナーを欠く行為です。仕事が終了してからの対応は非常に億劫なものです。その億劫な仕事をさせてしまうことは失礼にあたります。

また、夜間に連絡を受けた相手も、その返事が翌日になると心苦しいものです。ビジネスにおいても社会一般においても、相手に余計な気持ちの負担をかけないことは大切なマナーです。

遅くとも18時から19時くらいまでに連絡をとるようにし、それができない場合は翌日に対応するようにしましょう。

どうしても緊急で連絡をとらなければならない場合に備えて、以下では夜分に連絡する際の3つの注意点を紹介します。

注意点をおさえた上で連絡につかう文面を作りましょう。相手に対する配慮が十分に伝われば、失礼さを軽減できるだけでなく、相手が不快な気持ちになることを妨げられます。

逆に好印象を相手に与えられるかもしれません。

夜分に連絡する理由を伝える

あえて夜間にもかかわらず連絡がくる場合、その内容は緊急であることがほとんどです。夜間に連絡をする場合には、必ずその連絡の理由を説明するようにしましょう。

理由のない夜間の連絡は、相手方に不信感を抱かせる可能性があります。

連絡する際には、なぜ緊急で伝えなければならないのかを重点的に説明するようにしましょう。なお、緊急性が乏しく翌日に連絡しても間に合う内容ならば、朝になってから連絡するとよいでしょう。

夜間でも連絡すべき事柄では、見積もりや契約内容の通知、翌日にまで影響を及ぼす体調悪化や事故、送付物を受け取った際の返信などが挙げられます。

翌日の予定に影響を与えるような事項が発生した場合には、夜間であっても理由を添えて、必ず連絡するようにしましょう。

簡潔にまとめる

上述の通り夜間での連絡は緊急の事柄が多いので、その内容が簡潔で端的に分かるものが好ましいです。

特にビジネスでの連絡では、要件が伝わりやすくなるように工夫しましょう。そのためには「だれが・いつ・どこで・なにを・なぜ・どのように」したかという「5W1H」に気をつけて連絡文を構成することが大切です。

「5W1H」に注意した文章構成は、情報量の過不足に陥りにくく、伝えたい事柄の趣旨を見失い難いため、相手に伝わりやすい文章となりやすいからです。

また、時節に合ったあいさつや結びを書く要はありません。要件だけを端的に書き記しましょう。あまりにシンプル過ぎて失礼に感じる場合には「取り急ぎ」「一旦」「まずは」のような言葉を使います。

使い方の例をあげるなら、メールの文末に「取り急ぎ連絡させていただきました」のように書き添えるといいでしょう。

ただし、文末に付け加えた言葉が「取り急ぎ」だけだったり、「取り急ぎ、連絡を」のように言葉を省略してしまうと、良い印象には捉えられません。言葉は省略せずに伝えるようにしましょう。

休日は避ける

緊急の連絡でない限りは、夜分でなくとも休日に連絡をするのは控えるべき行為です。多くの人は、仕事から離れたプライベートな時間を休日に過ごしています。

そんな時間に仕事の連絡がくると、ゆっくり過ごせません。また、電話で直接連絡をとるならともかく、メールなら相手が出勤してから目を通すから休日に送っても大丈夫と考える人もいます。

しかし、相手に対しての気遣いから、休みであろうと届いたメールに対応する人は少なくありません。休日の連絡は、そんな人たちの休みを台無しにしてしまう可能性があります。

相手が十分に休めるように配慮して、なるべく休日の連絡は避けるようにしましょう。

どうしても連絡をとらなければならない場合には、「夜分に失礼します」だけでなく「お休みのところ」と付け添えて、配慮の気持ちを表すようにします。

この場合でも相手側への連絡は、なるべく終業時間までに済ませるするようにしましょう。

なお、遅い時間や休日に連絡をした場合には、連絡内容の日付が曖昧になってしまう場合があります。メールや電話では「今日」や「明日」などの曖昧な表現は使わず、日付を明確に説明するようにしましょう。

【例文つき】「夜分に失礼します」の使い方

「夜分」の意味と使う時の注意点を把握していても、どのような場面で「夜分に失礼します」という言葉を使えばよいのかイメージしにくい人もいるかと思います。

言葉の使いどころを知るには、慣れが必要です。しかし、ビジネスの場で練習するわけにもいきません。そこで「夜分につき失礼します」の表現について少し掘り起こした上で、使い方の例文を紹介します。

「夜分に失礼します」の表現

「夜分に失礼します」を実際に電話やメールで使う場合には、言葉を向ける相手や話すシーンに応じて言い回しを変えるとよいでしょう。

その方が話しやすいだけでなく、丁寧な印象を相手に与えます。よく使われる言い回しは次の3つです。

時間帯に着目する表現では「夜分遅くにすみません」が使われます。この言い回しは、遅い時間に連絡したことについて、申し訳なく思っている気持ちを表現したい場合に使うとよいでしょう。

この表現は、既知の目上でない人に連絡する場合に使うのが最適です。時間が遅い事を詫びるとともに、相手に気負いを感じさせない表現だからです。

より丁寧な気持ちを表したいのなら、「夜分に失礼します」を「夜分遅くに失礼いたします」と直すとよいでしょう。

意味は同じであるものの「失礼します」は丁寧語なのに対し、「失礼いたします」は謙譲語なので、より敬意を表せます。

夜間に連絡する相手が、目上の人や初対面の相手なら、謙譲語を使う方が好印象に捉えられやすいです。

しっかりとした謝罪の気持ちを表したいのなら「夜分遅くに申し訳ございません」を使います。これは、取引相手や目上の人に対して使うのが適切な表現です。

「失礼しました」と「申し訳ございません」では、その意味は同じではないかと思う人もいるでしょう。ですが、この2つの言い回しは厳密にはその意味が異なります。

「失礼しました」は礼を欠く行為を心苦しく思い謝りたいという事を伝える言葉です。

対して「申し訳ございません」は自分が悪いことをしてしまったので謝りたい、弁解のしようがないという意味です。つまり「失礼しました」よりも「申し訳ございません」の方が謝意を強く表す言葉になります。

なお、謝罪の言葉では「すいません」と「すみません」が混同して使われる場合があります。

同じように捉えられがちですが、「すいません」は口語表現で、正しい表現である「すみません」の発声が崩れたものです。ビジネスの場や謝罪の場では「すみません」と言うように気をつけましょう。

「夜分に失礼します」の例文

「夜分に失礼します」を言い換えた「夜分遅くにすみません」「夜分遅くに失礼いたします」「夜分遅くに申し訳ございません」の3つの表現について例文を紹介します。

「夜分遅くにすみません。○月○日の会議で議題に挙げられた件についての企画書が準備できました。

プレゼン会議が明日○月○日に予定されているので、取り急ぎ連絡差し上げた次第です」。

この例文では、同じ企画を担当する同僚にあてて書いています。そのため、あまり重い謝罪表現にならない「夜分遅くにすみません」を使っています。

より丁寧な文面にしたいのであれば、文章の末尾に「繰り返しではありますが、夜分に失礼しました」と付け加えて書くのもよいでしょう。

「夜分遅くに失礼いたします。先日、○月○日に弊社営業部がご依頼を受けた件の見積もり書が完成しましたので、急ぎご報告させていただきます」

「夜分遅くに失礼いたします」は目上の人や取引先相手に向けて使われる表現です。この例文では、取引相手に送るメール文を作成しました。

伝えるべき事柄があれば、さらに詳しい内容を付け加えるとよいでしょう。ただし、文章は簡潔にまとめるように注意しましょう。

より丁寧な文面にしたい場合には、謙譲語での表現を末尾に付加します。例えば「遅い時間の連絡となってしまったことを重ねてお詫び申し上げます」と結べば、印象のよい文面となります。

「夜分遅くに申し訳ございません。天候不良のため、○月○日の飛行機の欠航が決まりました。○月○日に本社に出勤予定でしたが戻れなくなりました。指示を仰ぎたくご連絡差し上げた次第です」

「夜分遅くに申し訳ございません」は謝罪の意味が強い表現です。この例文では予定通りに動けなくなった事を上司に対して謝罪し、その上で次の行動の指示がでるのを待っています。

もし、自分から提案がある場合には、その旨を付け加えた上で「ご検討の程、よろしくお願いいたします」のような言葉で締めるとよいでしょう。

印象が良くなるクッション言葉一覧

ビジネスシーンでは、相手に対して配慮しながら会話をしなければなりません。

話題を自分の望むテーマに変えたいときや、強いニュアンスの言葉を使う場合には、相手に嫌な印象を持たれないように気をつける必要があります。

そんなシーンで使われる言葉が、クッション言葉です。例えば、夜遅くに連絡する場合には、「夜分に失礼します」と一言差し挟むことで、相手の印象が悪くなることを妨げる効果が期待できます。

「夜分に失礼します」以外の、その他クッション言葉には以下のようなものがあります。場面に合わせて最適なものを選ぶようにしましょう。

恐れ入りますが

「恐れ入りますが」は、相手に対する敬意と感謝の気持ちを与える言葉です。自分にとって目上の人や取引相手などに向けて使います。

相手に何かをしてもらう場合のクッション言葉となります。「夜分」の連絡に「恐れいりますが」を使う場合は、「夜分恐れ入りますが」とすればよいでしょう。

一見するとどこにでも使いまわしができる便利な言葉のようにもみえるかもしれません。しかし「恐れ入りますが」は謙譲表現なので、使う時の注意点があります。

この言葉は、自分たちに責任がある行動については使えません。

例えば「恐れいりますが、担当者が不在のため連絡を取り次げません」のような使い方は、自分たちの都合で相手に迷惑を掛けているので「恐れ入りますが」を使うのは間違っています。この場合には「申し訳ございませんが」を使うようにしましょう。

申し訳ございませんが

「申し訳ございませんが」は敬語表現です。さまざまなビジネスシーンや目上の人に対して使える言葉です。

弁解のしようがなく、済まないと思う気持ちを伝えます。また、「よろしくお願いします」と結び付く場合には、自分の依頼によって相手の行動を促す手間に対してのクッション言葉となります。

メールや電話をはじめ、いろいろな場面で使える言葉です。しかし、強い謝罪を伴う言葉なので、多用すると相手を恐縮させてしまう可能性があります。状況に合った言葉選びを心がけましょう。

「申し訳ございませんが」とよく似た表現に、丁寧な謝罪に使う「申し訳ありませんが」があります。意味としては同じですが「申し訳ございませんが」の方がより丁寧な表現です。

あいにくですが

「あいにくですが」は提案や要望に対して断りをいれる際のクッション言葉です。相手の期待に添えないことについて、残念な気持ちや詫びる心持ちを表します。

丁寧な敬語表現で目上の人に対しても使える表現です。

しかし、言葉の性質上「あいにくですが」が付くと、都合が悪いという否定的なニュアンスが付きます。そのため「あいにくですが、承ります」「あいにくですが、可能です」のような使い方はできません。

また、この言葉は使い方を間違えると失礼な表現になるので注意が必要です。

自分の行動や行為によって、相手の意思通りにならないときに「おあいにくですが」を使うと、皮肉を感じさせる表現になります。

例えば「○○を作成がまだできていませんか」という質問に対して「あいにくですが、作成できていません」と返すと、相手は皮肉めいたニュアンスに感じるかと思います。この場合は「あいにくですが」ではなく「申し訳ありません」と返すとよいでしょう。

お手数をおかけしますが

この言葉は、相手に手間や面倒をかけてしまうことへの心苦しさや申し訳ない気持ちを伝える意味があります。

ねぎらいや感謝を示す言葉でもあるので、相手に協力を求める際のクッション言葉としても使えます。

ただし、何度もメールの中で現れると、仰々しさを感じさせる表現でもあるので、同じ文面の中で繰り返し使わないように気をつけましょう。

「お手数をおかけしますが」は、一見すると二重敬語のようにも見えるかと思います。

しかし、「お手数」は「手数」を丁寧にした表現、「おかけしますが」は「かける」を謙譲表現にしたものなので、二重敬語にはあたりません。正しい敬語表現として目上の人に対して使える言葉です。

差し支えなければ

「差し支えなければ」は、都合が悪くない場合という条件を付けて、相手に依頼をする表現です。

何か人に物事を頼む際のクッション言葉として使われています。敬語表現であると勘違いされがちな言葉ですが「差し支えなければ」は敬語ではありません。

目上の人に使う場合には、続く言葉の表現を敬語表現に変える必要があります。例えば、何かを聞きたい場合なら「差し支えなければ、お伺いしてよろしいでしょうか」と尋ねるといいでしょう。

「差し支えなければ」は相手の都合を優先する言葉です。そのため、断られて困るような事柄には使わないようにしましょう。

断られると困る依頼の場合には「ご無理を承知で」など、違う表現に変えるとよいでしょう。

早速ですが

「早速ですが」は起こし言葉の1つで、すみやかに始めましょうという意味を持っています。すぐに本題の話を始めたい場合に使えるクッション言葉として、ビジネスの場で広く使われています。

ただし、「早速ですが」はスピード感や無駄のなさをニュアンスとして持つので、上手に使わなければ、せかされたような感覚を受け手に与える言葉です。

特に、メールで使うと急ぎの内容だと勘違いされることがあるので、あまり使わない方がよいでしょう。

なお、この言葉は敬語表現でありません。そのままで目上の人との会話で使うには向いていない言葉です。

敬意や丁寧な気持ちを持たせるためには、「早速ですが、ご案内いたします」「さて、早速ではございますが」のように、後ろに続く言葉を敬語表現に変化させる必要があります。


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