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面接の日程調整メールの書き方&注意点!そのままマネできるテンプレートつき!

「面接日程のメールの返信ってどうすればいいんだろ?」「提示された日程、都合つかないんだけど・・・」 このように、面接の日程調整メールの返信でお悩みの方は少なくないのではないでしょうか?

メールとはいえ採用担当者と直接やりとりを行うことになりますので、失礼のないようしっかりと準備しておきたいものです。

そこで、本記事では面接の日程調整メールの返信のコツをご紹介!そのままマネできるテンプレートも掲載してありますので、お悩みの方はぜひ参考にしてみてください。

面接日程調整メールのマナー&注意点

面接日程の調整に関するメールの書き方を見ていく前に、守るべきマナーと注意点を把握しておきましょう。ここでは、ビジネスメールにおける最低限のマナーを押さえておく必要があります。

24時間以内に返信しよう

まず、採用担当者からいただいたメールには24時間以内に返信するよう心がけましょう。

ビジネスメールの基本はできる限り迅速に返信することですので、目安として24時間以内には対応することが必須です。もし、それ以上時間を空けてしまうと「マナーのなっていない人だな」などと印象を落としかねません。

そのため、基本的にはできるだけ早く返信することを心がけるようにしましょう。

ただ24時間以内に返信できない場合も中にはあるかと思いますので、その際は必ず「ご返信が遅くなってしまい申し訳ございません」などと一言添えるようにしましょう。

候補日は3,4日分出そう

面接日程を調整する際、基本的には採用担当者から具体的な候補日時をメールで提示されることになります。

その際、提示された日時に対応することが可能であれば問題ありませんが、中には仕事などの都合でどうしても調整しきれないケースもあるでしょう。

その場合には、こちらから候補日時の案を提示するのがマナーです。そして可能な限りで構いませんので、3,4日分提示すると相手側も調整しやすくなるでしょう。

内容は必ず引用して残そう

ちなみに、いただいたメールに対して返信する場合には、必ず返信するメールの内容を引用して残しておくようにしましょう。

メールはLINEなどのチャット形態ではないため、内容を引用しておかなければそれまでのやり取りが一目で確認できません。

特に採用担当者は通常の業務に加えて採用も行っているため、内容を引用しておかなければそれまでどんなやり取りを行っていたのか、すぐには判断できなくなってしまいます。

そのため、どんなに内容が長くなっても構いませんのでやり取りは必ず引用して返信するようにしましょう。

ちなみにこの後にも触れますが、同様の理由で相手からいただいたメールの件名は変えずに返信するのがマナーです。

返信する度に件名を変更してしまっていては、それも採用担当者を混乱させてしまうことにつながりかねません。注意しておきましょう。

連絡OKな時間帯とNGな時間帯とは?

また、メールを送る際に悩みやすいのが送信する時間帯ではないでしょうか。メールを送信する時間帯によっては失礼になってしまう場合もあるため、注意が必要です。

メールを送信しても問題ない時間帯は採用担当者の就業時間内、かつ始業・終業・昼休憩前後以外の時間になります。だいたい10:30~11:30、14:00~16:00の間が良いでしょう。

始業や終業、昼休憩前後の時間帯は業務により一層集中していたり、スピードを上げて進めていることが考えられます。

そのため、そういったタイミングに連絡を入れてしまっては空気の読めない人材であると捉えられかねませんので注意しましょう。

ただ、就業中の方などは日中にメールを送るタイミングをなかなか見つけられず、夜になってしまうこともあるでしょう。

21時以降になる場合には必ず、「夜分遅くに失礼いたします」などの一言を添えて失礼のないように心がけましょう。

会社のアドレスはNG

また、就業中の方が転職を行う場合についやりがちなのが、会社用のメールアドレスを使って採用担当者とやり取りを行ってしまうことです。

会社のアドレスかどうかはアドレス自体を見ればたいていわかります。そのため会社のものを使用していると「公私混同するリスク管理の出来ない人材なんだな」と思われてしまうかもしれません。

また、会社のアドレスを使用していると社内の上司や同僚に転職していることが知られてしまう可能性がありますので、その点も考慮して使用は避けるようにしましょう。

転職活動を行う際には、転職用のメールアドレスを新たに取得するのがおすすめです。携帯電話用のメールアドレスの場合には、受信・送信できるファイルの大きさや文字数に制限があることが考えられるためです。

なお、メールアドレスを新たに取得する場合には、必ず”♪”などの記号を使用しないようにしましょう。社会人としての立場をわきまえていない幼稚な人材であると捉えられかねません。

文面に色などで装飾するのはNG

なお、メールの文面の重要な部分に色をつけたり太字にしたくなることもあるかと思いますが、これもマナーに反します。

装飾されたメールは社外の人へ送るものとしてはふさわしくないと考えられているため、注意するようにしましょう。”!”の使用も同様です。

改行や行間を入れて読みやすく!

メールの内容によっては文面が長くなることもあるでしょう。携帯電話やスマートフォンでメールを作成している場合には気づきにくいですが、PC画面にした途端に読みにくい文章になっていることがあります。

採用担当者の多くはPCでメールチェックを行っていることが多いため、メールを作成する際には文章が長くなり過ぎないように適宜改行を入れて、全体的に読みやすくなるように整えましょう。

また、内容の節目ごとに行間を空けて段落を区切ると、より読みやすいメールになるでしょう。

敬語をしっかりと使おう

そして、敬語表現がしっかりと使えていない人材は社会人の基礎がなっていないと判断されるため、しっかりとした敬語表現(謙譲語も同様)を心がける必要があります。

基本的にビジネスメールにおいて”です・ます調”を使うのはふさわしくありません。本記事の後半でご紹介するテンプレートをモデルに失礼のない敬語表現を心がけましょう。

しかし、自分一人ではしっかりとした敬語表現ができているか不安だという方や、そもそも面接日程の調整の連絡が億劫だという方もいらっしゃるでしょう。

そういった方におすすめなのが、転職のプロに企業とのやり取りを代行してもらう方法です。

転職エージェントでは、企業との面接日程の調整から給与面の条件交渉などの気まずくなりがちなやり取りまでを完全代行してもらうことができます。

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メールの書き方のコツを知ろう

さて、ここからはメールの書き方のコツについて見ていきたいと思います。メールを作成する際には、以下の構成にしたがって記載すると読みやすくわかりやすい文章にすることができます。

ビジネスメールの構成

ビジネスメールの構成は以下のようになります。中でも大切なポイントについては下記に詳しくお伝えしていきます。

【ビジネスメールの基本構成】

(1)件名
(2)宛名
(3)挨拶&自分が何者か
(4)要件
(5)締めくくり
(6)署名

件名は不変orわかりやすく!

先にも触れましたが、いただいたメールの件名は変えないようにしておきましょう。採用担当者がメールの内容について混乱するのを防ぐためです。

そして、こちらから新たにメールを送信する場合には、必ず件名をわかりやすいものにしましょう。

たとえば”面接について”ではなく”面接日程調整の件/氏名”などと長くなり過ぎない程度に要件と氏名を載せておくと、一目で内容を理解してもらえるでしょう。

宛名の順番

次に宛名についてですが、宛名には記載すべき順番があります。必ず“会社名→部署名→氏名”の順に記載するようにしましょう。

また、宛名に会社名を記載する際に株式会社を(株)とするなど略語を使用するのはマナー違反となりますので、どんなに長くなってしまっても企業名は必ず正式名称で記載するようにしましょう。

お礼フレーズを入れよう

ビジネスメールには必ずお礼フレーズを入れるのが鉄則です。

「この度は、面接日程のご連絡を誠にありがとうございます」などと、メールを送っていただいたことや面接日程を提示していただいたことに感謝する気持ちをメールに盛り込むと、それだけで雰囲気が和らぎ好印象になります。

最後に署名を入れよう

そして、最後には必ず署名を入れるようにしましょう。署名とは、自分本人であることを示すために自分の連絡先を記載しておくものです。

氏名、自宅の住所(本来のビジネスメールでは企業の住所)、電話番号を記載しておけば問題ありません。

【例文】面接日程調整メールの4パターン

さて、ここからはいよいよ面接日程調整メールの書き方のポイントをテンプレートつきでご紹介していきます。

面接日程の調整に関しては計4パターンが考えられますので、まずは提示された日程で問題ない場合を見ていきましょう。

提示された日程でOKな場合

件名:Re:(元々の件名)

本文:
****株式会社
人事部 採用担当 **様

お世話になっております。
以前、貴社求人に応募いたしました
****と申します。

この度は、面接日程のご連絡を
誠にありがとうございます。
ご提示いただいた下記日時に
伺います。

*月*日(*) 00:00~

ご多忙な中、日程を調整いただき
誠にありがとうございます。
当日も何卒宜しくお願いいたします。

————————————————————
****(氏名)
〒000-0000
東京都新宿区西新宿0-0-0
電話番号:000-0000-0000
————————————————————

この返信メールでは、提示してもらった面接日時を改めて記載しています。ビジネスメールでは相手との認識のズレを防ぐために、細かい決定事項を改めて記載するのがマナーとなっているのです。

いちいち記載するのが面倒だという方もいらっしゃるかもしれませんが、何も記載がないと「本当に日時が伝わってるのかな?間違えて認識していないかな?」と先方に不安を与えてしまいかねませんので、必ず記載するようにしましょう。

提示された日程がNGな場合

次に、提示された日程でどうしても都合がつかなかった際に、別の日程をこちらから提案するケースです。

件名:Re:(元々の件名)

本文:
****株式会社
人事部 採用担当 **様

お世話になっております。
以前、貴社求人に応募いたしました
****と申します。

この度は、面接日程のご連絡を
誠にありがとうございます。

大変恐縮ながらご提示いただいた
日時での都合がつかなかったため、
別日程での実施をお願いすることは
可能でしょうか。

以下に候補日を提示させていただき
ますので、いずれかの日時でご検討
いただけましたら幸いです。

11月5日(月) 9:30~12:30
11月6日(火) 17:00以降
11月8日(木) 9:30~12:30/17:00以降
11月9日(金) 9:30~12:30

以上となります。
ご多忙な中恐縮ですが、ご確認
いただけましたら幸いです。

また、調整いただくことが難しい場合
には再度候補日をご連絡いただけ
ましたら幸いです。

大変お手数をおかけいたしますが、
引き続き何卒宜しくお願い申し上げ
ます。

————————————————————
****(氏名)
〒000-0000
東京都新宿区西新宿0-0-0
電話番号:000-0000-0000
————————————————————

このメールでは提示された面接日程が合わなかったことに対する一言が記載されており、また新たな日時の候補が4つ提示されています。

先にもお伝えしましたが、ビジネスの場においては候補日程を3,4日分提示することがマナーとなりますので、上記の文面のように候補日は複数用意しておきましょう。

一度決定した日程を変更したい場合

次に、一度面接日程を決定した後に、どうしてもその日程に面接を行うことが難しくなってしまった場合について見ていきます。

件名:Re:(元々の件名)

本文:
****株式会社
人事部 採用担当 **様

お世話になっております。
11月1日(木)の10:00より面接を予定
させていただいております

****と申します。

私事で大変恐縮ですが
予定させていただいておりました
日時に伺うことが難しくなって
しまったため、別日程での実施を
お願いすることは可能でしょうか。

以下に候補日を提示させていただき
ますので、いずれかの日時でご検討
いただけましたら幸いです。

11月5日(月) 9:30~12:30
11月6日(火) 17:00以降
11月8日(木) 9:30~12:30/17:00以降
11月9日(金) 9:30~12:30

以上となります。
ご多忙な中恐縮ですが、ご確認
いただけましたら幸いです。

また、調整いただくことが難しい
場合には再度候補日をご連絡
いただけましたら幸いです。

大変お手数をおかけいたしますが、
引き続き何卒宜しくお願い申し上げ
ます。

————————————————————
****(氏名)
〒000-0000
東京都新宿区西新宿0-0-0
電話番号:000-0000-0000
————————————————————

このメールではまず、「11月1日(木)の10:00より面接を予定させていただいております」と記載することによって、すでに面接が決まっている人間からのメールであることをわかりやすく伝えています。

またこのメールでは、「私事で大変恐縮ですが」と記載することによって予定変更の具体的な理由を伏せています。

面接日程の変更をお願いする際に具体的な理由を伝える義務はありませんので、この一言を入れておくだけでスマートにまとまるでしょう。

面接を辞退したい場合

なお、面接辞退メールについては中でもより一層考えるのが難しいかと思いますので、以下のコラムに詳細をまとめさせていただきました。

いざ面接を辞退したいと考えた場合には、こちらを参考にしてみてください。

さて、本記事では面接日程の調整メールについてご紹介して参りましたが、いかがでしたか?少しでも参考になっていれば幸いです。

ちなみに、面接にまつわるメールには日程調整に関するものだけでなく、面接後のお礼メールや内定連絡への返信も必要になってきます。

それらの詳細な書き方はテンプレートと共に下記のコラムに掲載しておりますので、ぜひこちらも参考にしてみてください。

しかし、中には文章を書くことが苦手でメールの返信をしっかりと書けているか不安な方もいらっしゃるでしょう。繰り返しになりますが、その場合には転職エージェントの利用が非常に便利です。

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