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【パターン別】面接の返信メールの書き方&マナー!コピペOKのテンプレつき

「企業からのメールの返信ってどんな風に書いたらいいんだろう・・・」「メールの基本とかよく知らないな」 このように、企業から送られてくる面接関係のメールの返信って悩んでしまいますよね。

企業に送るメールですから、選考対象にまったく入っていないとも言い切れません。ここで失礼な書き方をしてしまっては選考に悪影響が出るとも限らないため、ぜひ慎重になりたいところです。

そこで、本記事では面接にまつわるメールへの返信の書き方&マナーをご紹介!一部を書き換えればコピペして転用可能なテンプレートも多数ご紹介いたしますので、転職初心者の方は特に必見です!

ビジネスメールの基本を知ろう!

返信メールの書き方について詳しく見ていく前に、まずはビジネスメールの基本について把握しておきましょう。もう知っているという方も、復習がてら軽くご一読いただけたらと思います。

基本構成

まずはメールの基本構成についてです。メールは下記のように本文→宛名→挨拶(自分について)→要件→締めくくり→署名の順で記載していきます。

【ビジネスメールの基本構成】

(1)件名
(2)宛名
(3)挨拶&自分が何者か
(4)要件
(5)締めくくり
(6)署名

まず、件名はそのメールの内容が一目で分かるような形で記載しておくようにしましょう。

特に面接関係のメールの場合、採用担当者は同時期に複数の応募者をチェックしているため、やり取りの内容を見ただけではすぐに誰なのかの判別が難しくなります。

そのため”面接について”などではなく”面接日程調整の件/氏名”などと、長くなり過ぎない程度に要件と氏名を載せておくと、一目で内容を理解してもらえるでしょう。

そして、上記の画像を見ていただいてもお分かりいただけるかと思いますが、挨拶について書く際には「お世話になっております。2次面接でお世話になりました根尾太郎です。」などと書いておくと、自分が何者なのかを伝えることができます。

ビジネスメールの基本は相手にわずらわしさを与えないことですので、「この人誰だっけ?」と相手が困惑しないよう細部まで配慮することが大切です。

そして要件を伝えて軽い挨拶文で締めくくった後、署名で自分の連絡先を記載しておきます。

こちらも上記の画像の通り、氏名、自宅の住所(本来のビジネスメールでは企業の住所)、電話番号を記載しておけば問題ありません。

返信の際は本文を引用しておこう

なお、ビジネスマナーの基本として、過去のメールのやり取りはどんなに長くなっても必ず引用して残すようにしましょう。

特に採用担当者の場合、通常業務に関するメールにも対応しているため、メールの内容を見ただけでは過去のやり取りをしっかりと思い出せないことが多いのです。

しかし、過去のメールの内容を引用して残しておけば、それまでにどんなやり取りを行っていたのかが一目瞭然です。

ちなみに、相手からもらったメールの返信については件名を変えずに残しておくことも必要です。件名がコロコロと変わっていたら、一目でどんな内容なのか判断しづらくなってしまいますので注意しましょう。

お礼のフレーズを忘れずに

ちなみに基本的なマナーとして、面接でお世話になったことやメールを送ってくれていることに対する感謝の気持ちを、必ずメールの中に盛り込むようにしましょう。

「この度は面接日程に関しまして、ご連絡くださり誠にありがとうございます。」などの一言があるだけで印象が和らぎます。

【パターン別】面接の返信メールの書き方&マナー(テンプレつき)

さて、ここからは面接の返信メールの書き方とマナーについてご紹介していきます。まずは、最もやり取りが多いであろう面接日程調整のメールについて見ていきましょう。

面接日程調整メール

面接日程調整メールには2パターンあります。

企業から面接日程を提示してもらいそれを承諾する場合と、日程が合わずこちらから新たな日程を提案する場合です。まずは、企業から提示された日程で承諾する場合について例を挙げます。

件名:Re:(元々の件名)

本文:
****株式会社
人事部 採用担当 **様

お世話になっております。
以前、貴社求人に応募いたしました
****と申します。

この度は、面接日程のご連絡を
誠にありがとうございます。
ご提示いただいた下記日時に
伺います。

*月*日(*) 00:00~

ご多忙な中、日程を調整いただき
誠にありがとうございます。
当日も何卒宜しくお願いいたします。

————————————————————
****(氏名)
〒000-0000
東京都新宿区西新宿0-0-0
電話番号:000-0000-0000
————————————————————

この返信メールのポイントは、提示してもらった面接日時を改めて記載している点です。ビジネスメールでは相手との認識のズレを防ぐために、こういった決定事項を改めて記載するのがマナーとなっています。

「相手が提示してきたことだしわかってるでしょ」などと具体的な記載を省いてしまうと社会人としてのマナーが備わっていないと判断されてしまいますので、ぜひ注意しましょう。

さて、次に別の日程をこちらから提示する場合について見ていきます。

件名:Re:(元々の件名)

本文:
****株式会社
人事部 採用担当 **様

お世話になっております。
以前、貴社求人に応募いたしました
****と申します。

この度は、面接日程のご連絡を
誠にありがとうございます。

大変恐縮ながらご提示いただいた
日時での都合がつかなかったため、
別日程での実施をお願いすることは
可能でしょうか。

以下に候補日を提示させていただき
ますので、いずれかの日時でご検討
いただけましたら幸いです。

11月5日(月) 9:30~12:30
11月6日(火) 17:00以降
11月8日(木) 9:30~12:30/17:00以降
11月9日(金) 9:30~12:30

以上となります。
ご多忙な中恐縮ですが、ご確認
いただけましたら幸いです。

また、調整いただくことが難しい場合
には再度候補日をご連絡いただけ
ましたら幸いです。

大変お手数をおかけいたしますが、
引き続き何卒宜しくお願い申し上げ
ます。

————————————————————
****(氏名)
〒000-0000
東京都新宿区西新宿0-0-0
電話番号:000-0000-0000
————————————————————

さて、この返信メールのポイントは面接日程が合わなかったことへの一言が記載されてあること、そして新たな日時の候補が4つ提示されていることです。

ビジネスの場においては候補日程を3,4日分提示することがマナーとなりますので、上記の文面のように候補日は複数用意するようにしましょう。

面接日程を変更してほしい時のメール

次に、一度面接日程を決定したにも関わらず、どうしてもその日時に面接を行うことが難しくなってしまった場合についてです。

件名:Re:(元々の件名)

本文:
****株式会社
人事部 採用担当 **様

お世話になっております。
11月1日(木)の10:00より面接を予定
させていただいております

****と申します。

私事で大変恐縮ですが
予定させていただいておりました
日時に伺うことが難しくなって
しまったため、別日程での実施を
お願いすることは可能でしょうか。

以下に候補日を提示させていただき
ますので、いずれかの日時でご検討
いただけましたら幸いです。

11月5日(月) 9:30~12:30
11月6日(火) 17:00以降
11月8日(木) 9:30~12:30/17:00以降
11月9日(金) 9:30~12:30

以上となります。
ご多忙な中恐縮ですが、ご確認
いただけましたら幸いです。

また、調整いただくことが難しい
場合には再度候補日をご連絡
いただけましたら幸いです。

大変お手数をおかけいたしますが、
引き続き何卒宜しくお願い申し上げ
ます。

————————————————————
****(氏名)
〒000-0000
東京都新宿区西新宿0-0-0
電話番号:000-0000-0000
————————————————————

このメールのポイントは2つあります。まず「11月1日(木)の10:00より面接を予定させていただいております」という記載がある点です。

これによって、すでに面接日程が決まっている相手からのメールであることを端的に伝えることができます。

また、「私事で大変恐縮ですが」と記載することによって予定変更の具体的な理由を伏せていることもポイントです。

面接の日程を変えてもらう際に理由を事細かに伝える義務はありませんので、このフレーズを入れておくだけでスマートにまとまるでしょう。

面接後のお礼メール

次に面接後のお礼のメールについてです。

件名:Re:(元々の件名)

本文:
****株式会社
人事部 採用担当 **様

お世話になっております。
11月1日(木)の10:00より面接のお時間
をいただきました、****と申します。

本日は、ご多忙な中貴重なお時間を
割いていただき誠にありがとう
ございました。

**様とお話をさせていただく中で
貴社の**施策に強い関心を抱き
ました。
私もこれまでに**関係に携わった
経験があり、これまでに培った
**の側面から貴社に少しでも貢献
できたらと感じました。

末筆ながら、面接のお礼を申し上げる
と共に、貴社の益々のご発展を心より
お祈り申し上げます。

————————————————————
****(氏名)
〒000-0000
東京都新宿区西新宿0-0-0
電話番号:000-0000-0000
————————————————————

このメールのポイントは、面接の時間を確保してもらったことに対する感謝の気持ちと、面接で感じたことについて触れている点です。

特に、面接の感想についてはより入社意欲が高まったという方向のポジティブな内容を書くと印象が良いでしょう。

しかし、あまり長くなってしまうとガツガツしている印象を与えてしまいかねないため、1,2文程度で端的にまとめるのが無難です。

内定連絡への返信メール

さて、次はめでたく内定通知がもらえた場合の返信メールについてです。

件名:Re:(元々の件名)

本文:
****株式会社
人事部 採用担当 **様

お世話になっております。
11月1日(木)の10:00より面接のお時間
をいただきました、****と申します。

この度は内定のご連絡を誠に
ありがとうございます。
内定をお受けいたしますことをここに
お伝え申し上げます。

貴社にて内定をいただくことができ、
大変嬉しく思います。
一日でも早く活躍できるよう精進して
参りますので、今後とも何卒宜しく
お願い申し上げます。

————————————————————
****(氏名)
〒000-0000
東京都新宿区西新宿0-0-0
電話番号:000-0000-0000
————————————————————

この返信メールのポイントは、内定をもらえたことへの感謝の気持ちと承諾する旨を伝えていること、そして今後の意気込みを端的に伝えている点です。

特に、内定をもらえた場合には内定を承諾するか否かを明確に伝えなければ企業側が混乱しますので、必ず記載するようにしましょう。

結果問い合わせメール

次に、企業からなかなか結果の連絡がない場合に送るメールについてです。面接の結果が来るまでの期間は企業によってまちまちで、3日で来るところもあれば1ヶ月かかるところもあります。

特に人気な職種や企業など応募者が多い企業については通知が来るまでに時間がかかりますが、あらかじめ企業から結果通知のタイミングを伝えられていない場合には、2週間程待って連絡がないようであれば問い合わせても問題ないでしょう。

件名:Re:(元々の件名)

本文:
****株式会社
人事部 採用担当 **様

お世話になっております。
11月1日(木)の10:00より面接のお時間
をいただきました、****と申します。

先日は、ご多忙な中貴重なお時間
を割いていただき誠にありがとう
ございました。

面接の結果についてですが、だいたい
いつ頃にお知らせいただけるかの
目安を教えていただくことは可能
でしょうか。

ご多忙な中大変恐縮ですが、ご返信
いただけましたら幸いです。
引き続き、何卒宜しくお願い申し
上げます。

————————————————————
****(氏名)
〒000-0000
東京都新宿区西新宿0-0-0
電話番号:000-0000-0000
————————————————————

このメールのポイントは、面接結果をその場で教えてもらおうとするのではなく、いつごろもらえるかというタイミングを聞いている点です。

直接結果を聞いてしまってはガツガツした印象を与えかねませんが、「いつになるか教えてください」というスタンスにすることでマイルドになります。たいていの場合はこのメールに対して選考結果を通知してくれるでしょう。

面接辞退メール

ちなみに、特に送るのが気まずい面接辞退メールについては、下記の記事に書き方や注意点などをまとめてあります。

面接に遅刻してしまう際の連絡についてもご紹介しておりますので、ぜひこちらもチェックしてみてください。

とはいえ、それでもメールの書き方に不安があるという方も多くいらっしゃることでしょう。特に文章の苦手な方に多いのではないでしょうか?

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満足のいく転職を

こんなメールは失礼!メールのNGポイント!

それでは最後に、失礼になってしまうメールによくあるNGポイントについて軽く触れておきたいと思います。すでにメールを書き始めている方も、送信前に一度確認しておくと失敗を防げるでしょう。

メールは24時間以内に返信しよう

まず、メールは相手から連絡を受けてから24時間以内には必ず返信するように心がけましょう。

こちらは全ビジネスマン共通のマナーですので、やむを得ずそれ以降の返信になってしまう場合には「ご返信が遅くなってしまい申し訳ございまん。」などとお詫びの言葉を一言添えておくようにしましょう。

「夜分遅くに失礼いたします」などの一言がない

次に、必要なフレーズが抜けてしまっている場合です。

上記の「ご返信が遅くなってしまい申し訳ございません。」の他、「夜分遅くに失礼いたします。」「大変恐縮ですが」などの細やかな心遣いがあるとないとでは、メールの受け取り手からの印象が全く違います。

逆にこういった一言がないとマナーがなっていないと感じる担当者もいますので、送信前に十分注意して見るようにしましょう。

色や太字などの装飾

なお、色つきの字や太字などで装飾されたメールはビジネスシーンにおいてふさわしくありません。

重要な部分をわかりやすく強調させたいという気持ちもよくわかりますが、自社内の従業員や取引が長くある程度慣れている相手でなければ非常識だと受け取られかねません。

誤解を防ぐためにも、あまりなれていない間柄の相手にはそういったメールを送ってしまわぬよう注意しましょう。

(株)などの略語はNG

またこちらも細かい話になってしまいますが、株式会社を(株)などと略して記載するのもマナー違反です。特に相手の企業名は正式表記で記載しなければ失礼にあたりますので、長くてもしっかりと記載しましょう。

改行がなく読みづらい

なお、改行がなく読みづらい文面もまたふさわしくありません。

冒頭でもお話しましたが、ビジネスマナーの基本は相手にわずらわしさを与えないことです。

一文ずつ改行を空け、内容が変わるタイミングで一行スペースを入れるなど読みやすくなる工夫を行いましょう。不自然に長い文章は途中で区切って2文にすることもできます。

また上記の例文のように、一文が少々長めになってしまう場合には適度なところで改行を入れ、文章を整理すると読みやすくなるでしょう。

さて、本記事では面接にまつわる返信メールの書き方とマナーについて見て参りましたが、いかがでしたか?少しでも参考になっていれば幸いです。

しかし、中にはそもそも敬語がしっかりと書けているか不安だったり、それでもメールを書くのが苦手だという方もいらっしゃることでしょう。

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