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【見本つき】失礼になりにくい面接辞退メールの書き方&マナーを徹底調査!

「内定出た!残りの面接は辞退したいな」「やっぱりこの企業、思ってたのと雰囲気違うかも・・・」このように、転職活動中に面接を辞退したいと感じることは多々あるのではないでしょうか?

しかし、書類選考に通過していることや一度面接官と会って話していることもあり、面接を辞退することには気まずさがありますよね。失礼になってしまわないかと不安になる方も多いでしょう。

そこで、本記事では失礼になりにくい面接辞退メールの書き方と、それにまつわるマナーをご紹介。ぜひ、スムーズな転職活動にお役立てください。

面接辞退をする際のマナー

面接辞退メールについて具体的に見ていく前に、まずは前提として知っておきたいマナーについて触れておきたいと思います。

「そういえば面接辞退のマナーってよく知らないな」という方は特に必見です。

早急な連絡が絶対!

まず、面接を辞退することになった場合には、各企業の担当者へ早急に連絡を入れましょう。

第一志望の企業で内定が出た場合や「やっぱりこの企業は理想と違うな」と感じた場合、またご家庭その他の事情で転職活動そのものをやめることにした場合など、それぞれ面接を辞退する理由はさまざまかと思います。

しかし、面接を行う際には人事担当者だけでなく面接担当者の予定も抑えてもらっています。どのような理由があるにしても、連絡を入れるのが遅かったことによって迷惑をかけてしまうのはマナー違反です。

面接の前日や直前に伝えることはもっての他ですので、面接を辞退することが決定したらできるだけ早急に連絡を入れるようにしましょう。

メールか電話、どちらでもOK!

ちなみに、面接辞退の連絡は電話かメールのいずれかで問題ありません。中にはメールのみでの連絡は失礼にあたるのではないかとお考えの方もいらっしゃるかも知れませんが、メールでも構いません。

もし気にかかる場合には担当者へ電話をかけるのが無難ですが、そこで不在の場合にはメールを入れておくと失礼にならずに済むでしょう。

ちなみに、やむを得ず面接の前日や直前に連絡することになった場合には、急を要しますので必ず電話で連絡を入れましょう。一回でつながらなかった場合には、少し時間を空けて連絡し直します。

なお最近では各社員の社用携帯でやり取りを行うことが多いですが、もし企業の電話番号でやり取りをする場合には、電話を受けてくれた方に伝言をお願いしてもよいでしょう。

その場合には、後から担当者宛てにメールを送るなどして対応すれば丁寧にまとまります。

メールを送っても良い時間帯とは?

メールを送っても失礼に当たらない時間帯は各担当者の就業時間内、かつ始業・終業・昼休憩前後以外の時間になります。だいたい10:30~11:30、14:00~16:00の間が妥当でしょう。

始業・終業・昼休憩前後は特に仕事に集中していたり、業務がフルスピードで行われているタイミングのため、場合によっては非常識だと受け取られかねません。注意するようにしましょう。

ちなみに就業中に転職活動を行っている方など、少し遅い時間でなければメールを送れないという方もいらっしゃるでしょう。

その場合には、メールの冒頭に「夜分遅くに失礼いたします」などのフレーズを入れておけば失礼になりにくいです。

「ぶっち」は絶対ダメ

当たり前ですが、連絡をしないまま面接を欠席するのは最もマナー違反の行為です。

面接を受ける権利があるということは、書類選考で少なからず自分に興味を持ち認めてくれたという証ですので、お詫びの気持ちだけでなく感謝の気持ちも込めて、必ず連絡を入れるようにしましょう。

【例文つき】面接辞退メールの書き方のポイント

さて、いよいよここからは面接辞退メールの具体的な書き方について見て行きたいと思います。細かい部分に注意を払うかどうかで失礼になってしまうか否かが分かれますので、注意深く見ていきましょう。

件名

まずは件名についてです。件名は、メールの内容がすぐにわかるよう記載するのがビジネスマナーの基本です。

また面接辞退という決してポジティブな内容のメールではないため、“感じが悪くならない”よう配慮することも大切です。

そのため、「面接について」「面接辞退の件」などの表記ではすぐに内容を把握しづらかったり、マイナスな側面が前に出てしまいます。「面接辞退のご連絡」などと記載しておけば、内容が一目で伝わるでしょう。

宛名

次に宛名です。送り先である担当者の企業名、部署名、名前の順に記載しましょう。また株式会社を(株)などと略すのはあまり印象がよくありません。必ず正式名称で記載するようにしましょう。

本文、締めのフレーズ

本文については以下のような構成でまとめるとわかりやすくなります。

下記の例文を参照していただければわかるかと思いますが、挨拶の部分では自分が何者であるかについてもはっきりと記載しておくと、担当者が混乱することを防ぐことができます。

というのも採用担当者は同時期に複数の応募者を見ているため、氏名だけでは誰なのかをすぐに判断できないことが多いからです。

また、メールの文面を書く際には特に面接辞退の件やお詫びについて、必要なことだけを簡潔に記載することを徹底しましょう。

ネガティブな内容の連絡を入れるとき、「失礼をしてはいけない!」と丁寧な性格の方ほど長ったらしい文章を書いてしまいがちです。

しかし、不必要な情報が多い文章は読み手にわずらわしさを感じさせ、余計に印象を悪くしてしまいかねません。ぜひ、簡潔に書くことを心がけましょう。

【パターン別】コピペOK!面接辞退メール例文

【通常バージョン】

件名:面接辞退のご連絡/****(氏名)

本文:
株式会社**
人事部 採用担当 **様

お世話になっております。
先日*次面接のご連絡をいただきました****(氏名)です。
その節は誠にありがとうございました。

*月*日(*)に面接のお約束をさせていただいておりましたが、一身上の都合により選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。私事で大変恐縮ですが、何卒宜しくお願い申し上げます。

また、本来であれば直接お詫び差し上げるべきところですが、メールでのご連絡になりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

————————————————————
****(氏名)
〒000-0000
東京都新宿区西新宿0-0-0
電話番号:000-0000-0000
————————————————————

【夜遅くに連絡を入れる場合】

件名:面接辞退のご連絡/****(氏名)

本文:
株式会社**
人事部 採用担当 **様

夜分遅くに大変失礼いたします。
先日*次面接のご連絡をいただきました****(氏名)です。
その節は誠にありがとうございました。

*月*日(*)に面接のお約束をさせていただいておりましたが、一身上の都合により選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。私事で大変恐縮ですが、何卒宜しくお願い申し上げます。

また、本来であれば直接お詫び差し上げるべきところですが、メールでのご連絡になりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

————————————————————
****(氏名)
〒000-0000
東京都新宿区西新宿0-0-0
電話番号:000-0000-0000
————————————————————

【企業への電話がつながらず、伝言をお願いした場合】

件名:面接辞退のご連絡/****(氏名)

本文:
株式会社**
人事部 採用担当 **様

お世話になっております。
先日*次面接のご連絡をいただきました****(氏名)です。
その節は誠にありがとうございました。

先ほど貴社のお電話番号へご連絡差し上げましたが、ご不在だったためメールにて失礼いたします。

*月*日(*)に面接のお約束をさせていただいておりましたが、一身上の都合により選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。私事で大変恐縮ですが、何卒宜しくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

————————————————————
****(氏名)
〒000-0000
東京都新宿区西新宿0-0-0
電話番号:000-0000-0000
————————————————————

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面接辞退メールを送る際の注意点

最後に面接辞退メールを送る際の注意点について軽く触れておきたいと思います。

本当に辞退すべきか考えよう

まずは面接辞退メールを送付する前に、本当にその企業の面接を辞退しても良いのか、もう一度考えてみましょう。

もし「内定が一社決まったからもういいや、できるだけ面接したくないし・・・」といった理由の場合には、面接を受けた方が良い場合もあります。

というのも、内定を獲得するまでに苦労すればするほど、面接は億劫なものに感じられやすいからです。

その企業にこそ自分の理想があるかもしれないにも関わらず、転職に時間がかかればかかるほど「もういいよ、疲れた・・・」と考えてしまいやすいのです。

しかし職場環境が変わると、人間誰しも不満や納得のいかないことが発生するもの。だからこそ後になって「あのとき、あの会社受けてれば良かったのかな~・・・」などと、後悔しやすくなってしまうのです。

そのため本当にその企業の面接を辞退すべきなのか、面接を受けてから考えても遅くはないのではないかなど、自分の将来のためにも改めて思考を巡らせてみましょう。

面接辞退の理由を聞かれたときの対処法

基本的に、担当者から聞かれるまでは面接辞退の理由を具体的に伝える必要はありません。上記の例文のように“一身上の都合”としておきましょう。

ただし、場合によっては面接辞退の理由を聞かれることもありますので、その際には先方の企業を批判・中傷するようなことを避け、また不満なども伝えないようにすれば失礼にあたらないでしょう。

“他社で内定が出たため転職活動を終了することにした””自分のイメージしていた業務の範囲と面接で聞いた内容が違った”など、直接企業に対して失礼になる内容でない限りは、正直な内容を伝えて問題ありません。

さて、本記事では面接辞退メールの書き方やその他の情報をお伝えして参りましたが、いかがでしたか?少しでも参考になっていれば幸いです。

しかし、中には「今後面接辞退をする可能性があるけれど、やっぱり気まずさがぬぐえないな・・・」という方もいらっしゃるでしょう。

繰り返しになりますが、そういった方には転職エージェントの利用が便利です。面接辞退や条件面の交渉など、自分一人では気まずい企業とのやり取りを代行してもらうことができます。

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