面接のお礼メールの書き方のポイント

面接のお礼メールの書き方を詳しく見ていく前に、まずは書き方のポイントを見ていきましょう。最初にお礼メールに盛り込むべき要素についてご紹介します。

お礼メールに必要な要素

お礼メールに盛り込むべき要素は以下になります。

件名はわかりやすく

まず、件名はわかりやすいものとなるよう心がけましょう。企業に送るメールは、大前提として“わかりやすく読みやすい”が基本です。

採用担当者は通常業務に加えて採用活動を行っているため、複数の案件を同時に進めていることになります。

そのため”面接について”などの内容がよくわからない件名のメールでは、瞬時にその内容を判断することができません。

特に複数人の応募者を同時に見ている場合には、どの人材から送られてきたメールなのかをすぐに判断することが難しくなります。

そこで、どんな内容なのかをすぐに認識してもらえるよう”採用面接のお礼/＊＊＊＊(氏名)”などと自分の氏名を記載した上でわかりやすい件名を書けば、採用担当者の手をわずらわせることもないでしょう。

宛名

次に宛名です。宛名は送り先である担当者の基本情報を“企業名→部署名→氏名”の順に記載するようにしましょう。

ちなみに、株式会社を(株)などと略すのはマナー違反です。企業名を書く際にはどんなに長くなっても必ず正式名称で記載するようにしましょう。

お礼フレーズを必ず入れよう

当たり前ですが、面接へのお礼の気持ちを必ず盛り込みましょう。

面接を行ってもらったことや、忙しいところ自分のために時間を割いてもらったことのお礼の気持ちを、明確に文章化することを忘れないようにしましょう。

面接の感想を書こう

そして、次に大切なのが面接の感想を盛り込むことです。

もちろん面接に対する感謝の気持ちを伝えるだけでも十分ですが、今回の面接でどのようなことを感じたのかを伝えることによってその企業に対する真剣さを伝えることができ、好印象につながります。

また、面接へのお礼を述べるだけでは誰が書いたものでも似通った内容になってしまいますが、面接の感想を記載することによって、その応募者が面接でどのような会話を行ったのかを面接官はリアルに思い出すことができます。

そのような他の応募者との差別化を図ることを念頭においてメールの文面を作成すると、より強い印象を与えることができるでしょう。

入社意欲を伝えよう

面接の感想を述べた後には、入社意欲を伝えるとより好印象を与えることができます。もちろん企業は応募者のスキルや能力面をより注視していますが、何より大切なのはやる気です。

その仕事に対する本気度が薄ければ早期退職のリスクが考えられ、採用側としては内定を出したくなくなってしまいます。

だからこそ、入社意欲を明確に伝えることが大切です。しかし、アピールを意識するあまり自己PRのような内容を盛りこんでしまうと、ガツガツしている印象を与えかねません。

あくまで入社意欲を伝える文章となるよう、端的に書くことを心がけましょう。

面接のお礼メール・テンプレート

次に、面接のお礼メールのテンプレートをご紹介いたします。上記のポイントを念頭に置きながら下記のテンプレートにしたがって作成すれば、より好印象なメールを目指すことができるでしょう。

メールを送信する際のマナー

さて、ここからはメールを送信する際のマナーについてです。まずはメールを送るタイミングについて見ていきたいと思います。

お礼メールはできるだけ早く送ろう

まず、面接へのお礼メールは面接後できるだけ早く送るように心がけましょう。面接の後すぐに送信すれば、それだけその企業に対する真剣さと入社意欲の高さをアピールすることができるからです。

目安としては15分後～1時間以内が理想です。

ただし、面接直後に送ろうとあらかじめメール内容を作成していては形式的な文面になってしまいやすくなりますので、下書きをしておくにしても送り先や署名部分だけに留めるようにしておきましょう。

字の装飾はNG

メールの内容をわかりやすいものにしようと太字や色文字を使用したくなるお気持ちはわかりますが、ビジネスメールのマナーとしてふさわしくないため注意しましょう。

特に転職の場合には、社会人としての基礎がなっていないとシビアな評価をされることも考えられますので、こういった細やかなポイントにも留意するようにしておきましょう。

メールアドレスに注意

次にメールアドレスについてですが、ここでの注意点は2点あります。ひとつは会社のメールアドレスを転職活動で使用してしまうことです。

就業中の方にありがちな失敗ですが、現職のメールアドレスを使用して転職活動を行っていると何かの拍子に転職活動中であることが会社の上司や同僚に知られてしまい、トラブルになりかねません。

そして、アドレス自体を見れば企業のメールアドレスを使用していることはすぐにわかります。

そのため、応募先の採用担当者からは｢公私混同する、リスク管理のできていない人材なんだな｣とマイナスイメージを持たれてしまうことも考えられます。

そのため、企業のメールアドレスは使用しないようにしましょう。転職活動においておすすめなのは、転職用のフリーメールのアドレスを新たに取得することです。

ただし、その際にはアドレスの中に”♪”や”☆”などの絵文字関係を入れると幼稚な印象を与えかねないため、使用を避けるようにしましょう。

敬語の使い方に注意

なお、敬語や謙譲語の使い方が間違っていたりすべて｢です・ます｣調で統一されている場合には印象を悪くしかねません。

敬語をしっかりと使えていることは社会人としての基礎となりますので、上記でご紹介したテンプレートを参考にしっかりとした敬語表現を心がけましょう。

たとえば、メールの文面を書く際には以下のような間違いがよく見られます。

しかし、自分一人ではしっかりとした敬語表現ができているか不安だという方や、そもそも面接日程の調整の連絡をすることが億劫だという方もいらっしゃるでしょう。

そういった方におすすめなのが、転職のプロに企業とのやり取りを代行してもらう方法です。

転職エージェントでは、企業との面接日程の調整から給与面の条件交渉などの気まずくなりがちなやり取りまでを、完全代行してもらうことができます。

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面接のお礼メールによくあるQ&A

最後に、面接のお礼メールによくあるQ＆Aについてお伝えして参ります。まずは企業側からお礼メールは必要ないと連絡がきた場合についてです。

企業から先にメールがきたらどうする？

中には、企業から次回の面接日程の調整についてや、結果の連絡が先に入ることもあります。その場合には返信メールの冒頭に面接へのお礼を簡潔に記載し、それ以降にメインの内容に対する回答を書きましょう。

ちなみに企業からの連絡にはどんな内容であっても出来るだけ迅速に返信することがマナーとなりますので、最低でも24時間以内には返信するようにしましょう。これはビジネスマナーとしての基礎となります。

ただし、中にはどうしても24時間以内に返信できないというケースもあるかと思いますので、そういった場合には｢ご返信が遅くなってしまい申し訳ございません｣などの一言を添えるようにしましょう。

宛先がわからない場合はどうする？

面接では通常名刺をもらうことはありません。そのため面接のお礼メールを送ろうにも、宛先である面接官の名前を忘れてしまったり、面接官が複数人いて名前を把握できていないというケースが多くあります。

その場合には｢面接ご担当者様(一人の場合)｣｢面接ご担当様 各位(複数人の場合)｣などと記載しておけば失礼になりません。

通常、面接官の名前を覚えていないからといって選考の評価に悪影響を及ぼすことはありませんので、あまり気負わないようにしましょう。

複数回面接がある場合は毎回送る？

複数回面接がある場合でも、毎度お礼メールを送るようにしておきましょう。企業への真剣さをアピールするためにも、そのあたりはこまめに対応するのがベストです。

ただし、その場合には前に送ったメールをコピペしたような内容を送り続けてしまうと、機械的な印象が生まれ逆に印象を悪くしてしまいかねません。

そのため、毎回違った感想を盛り込むなど似た内容を避けるようにすると良いでしょう。

さて、本記事では面接のお礼メールの書き方についてお伝えして参りましたが、いかがでしたか？少しでも参考になっていれば幸いです。

しかし、中にはメールの文面が書けているかどうしても不安だったり、それでもメールを書くのが苦手だという方もいらっしゃることでしょう。

他にも、企業とのやり取りそのものが億劫だったり、緊張してしまいやり取りを行うのが苦手だという方もいらっしゃるでしょう。繰り返しになりますが、そういった方にぜひ知っておいていただきたいのが転職エージェントの存在です。

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おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

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